Prompts para o Microsoft Copilot: Word, Excel, Outlook e Teams

A tesoureira de um clube de trilhas abre o Word, clica no ícone do Copilot e digita: “Faça o relatório da assembleia geral.” Ela recebe duas páginas de generalidades sobre a vida associativa. O Copilot tinha acesso aos documentos dela, mas ela não disse quais, nem o que esperava.

O Copilot não é uma ferramenta só. É um assistente integrado a cada aplicativo do Microsoft 365, e ele não vê a mesma coisa conforme o lugar onde você o chama. O que está disponível também depende da sua licença e das configurações da sua organização: se um botão não aparece para você, a resposta está na administração da sua conta, não no seu prompt.

No Word: indique os documentos e a forma

No Word, o Copilot pode redigir um primeiro rascunho, reescrever uma passagem, resumir ou transformar o documento aberto. Também pode se apoiar em outros arquivos que você indicar, se o seu plano permitir. O prompt que funciona nomeia suas fontes e fixa a forma final.

Redija a ata da assembleia geral do clube a partir destes dois documentos: [NOME DO ARQUIVO DAS ANOTAÇÕES] e [NOME DO ARQUIVO DO BALANÇO FINANCEIRO].

Estrutura: um parágrafo sobre a participação, um sobre o balanço financeiro, um sobre as votações (uma frase por resolução) e depois uma lista das ações decididas com o nome da pessoa responsável.

Tom: factual, sem fórmulas de cortesia. Não acrescente nenhuma informação que não conste nos dois documentos. Se faltar um número, escreva [A COMPLETAR].

A instrução sobre os números faltantes é importante. Sem ela, a ferramenta preenche as lacunas com o plausível. Releia sobretudo os valores, as datas e os nomes, comparando com o original.

Para retocar uma passagem, selecione-a antes de pedir. “Deixe este parágrafo mais curto” aplicado ao documento inteiro não dará o que você quer, enquanto a mesma ordem sobre três frases selecionadas dá.

No Excel: prepare a tabela antes de pedir

O Copilot no Excel trabalha melhor com dados limpos: uma tabela, uma linha de cabeçalhos com nomes claros, sem células mescladas nem linhas vazias no meio. Se o seu arquivo parece mais um layout de página do que uma lista, limpe-o primeiro, ou a resposta vai tratar do trecho errado.

Para a tesoureira, com uma planilha de mensalidades:

Na tabela de mensalidades, acrescente uma coluna que indique “a cobrar de novo” quando a coluna Status estiver vazia e a data de inscrição for de mais de 30 dias atrás.

Depois explique a fórmula que você usou, em uma frase, para que eu possa verificá-la.

Pedir a explicação da fórmula é um bom hábito. Assim você só reutiliza o que entende e percebe rápido uma condição invertida. Para as análises mais amplas (tabelas dinâmicas, gráficos, perguntas sobre os números), o princípio é o mesmo do nosso guia sobre Excel e análise de dados: diga qual coluna contém o quê e o que você quer saber, não apenas “analise”.

No Outlook: resumir primeiro, responder depois

O caso mais útil é a conversa de trinta e-mails em que você chega atrasado. Peça primeiro um resumo e só depois uma resposta. Se você mistura os dois, a ferramenta redige uma resposta com base numa compreensão que você não conferiu.

Resuma esta conversa em cinco linhas: o que foi decidido, o que continua em aberto e o que esperam de mim.

Quando o resumo parecer correto, passe à resposta:

Redija uma resposta ao Júlio. Confirmo a data do dia 14, mas não posso fornecer o orçamento antes de quinta-feira. No máximo quatro frases, tom direto e cordial, sem reformular a conversa.

O Copilot também permite ajustar o tom e o tamanho de um rascunho. É prático para um e-mail delicado, mas quem envia é você: releia antes de enviar, sobretudo os compromissos que a ferramenta possa ter acrescentado. Para os modelos de e-mail a guardar, veja os prompts de e-mails profissionais.

No Teams: peça decisões, não um resumo

Depois de uma reunião, o Copilot pode produzir um resumo, desde que a transcrição tenha sido ativada durante a reunião, o que depende das configurações da sua organização. Sem transcrição, ele não tem o que resumir. Na dúvida, verifique antes da reunião e avise os participantes.

“Resuma a reunião” costuma dar uma ata mole. Faça antes a pergunta de que você precisa:

Liste as decisões tomadas durante a reunião, uma por linha. Depois as ações a executar, com o nome da pessoa e o prazo, quando foi dito. Depois os assuntos que ficaram sem resposta. Não invente prazo: se não foi dito, escreva “não especificado”.

Uma transcrição pode atribuir mal uma frase ou deformar um nome próprio. Para uma decisão que compromete alguém, escute de novo a passagem ou peça a confirmação da pessoa.

Copilot Chat ou Copilot no aplicativo?

Os dois existem e não se confundem. O chat trabalha em conversa, com dados da web e, conforme a sua licença, com seus e-mails, arquivos e reuniões. O assistente dentro de um aplicativo foi pensado para agir sobre o documento que você abriu. Para reencontrar uma conversa ou cruzar várias fontes, comece então pelo chat; para modificar um arquivo específico, abra-o e chame o Copilot de dentro do aplicativo. As capacidades evoluem, veja o que a sua interface oferece.

Em todo caso, o que você escreve segue a lógica habitual: um contexto, um objetivo, fontes nomeadas, uma forma. O artigo sobre contexto detalha o que precisa ser especificado. E como o Copilot lida com documentos da empresa, leia o que é melhor nunca confiar a um chatbot e depois as regras da sua organização antes de fazê-lo ler arquivos que contenham dados pessoais.

Um primeiro teste para amanhã de manhã

Escolha o próximo e-mail longo que você precisa tratar, abra o Copilot no Outlook e peça o resumo em cinco linhas. Compare com a sua própria leitura da conversa. Se as duas coincidirem, passe à resposta. Se não, anote o que ele deixou passar: é o que você terá de especificar todas as vezes.