Prompts para Excel e análise de dados: fórmulas e limpeza

Você pede uma fórmula a uma IA, ela responde =SUMIFS(D:D,B:B,"Norte") e o seu Excel em português mostra um erro. Nada de surpreendente: os nomes das funções e o separador dependem do idioma e das configurações regionais. Num computador em português do Brasil, na maioria das vezes será preciso SOMASES e ponto e vírgula.

A correção cabe numa frase a acrescentar a cada pedido, e resume o espírito de tudo o que vem a seguir: a IA precisa conhecer o seu ambiente e a forma exata dos seus dados.

Obter uma fórmula que funcione de primeira

Tomemos a contadora de uma pequena empresa que quer o faturamento de uma região num período. Primeira versão:

Faça uma fórmula para somar as vendas por região.

A IA precisa adivinhar tudo: as colunas, o formato das datas, a versão do Excel. Versão corrigida:

Uso [EXCEL 365 EM PORTUGUÊS / GOOGLE SHEETS / EXCEL 2019], com ponto e vírgula como separador. Dê os nomes das funções em português.

Minha tabela, planilha “Vendas”, da linha 2 à linha 5000:
- A: data (data verdadeira do Excel, formato DD/MM/AAAA)
- B: região (texto: Norte, Sul, Leste, Oeste)
- C: vendedor (texto)
- D: valor sem impostos (número)

Resultado desejado: o total sem impostos da região em G1, entre a data inicial em G2 e a data final em G3, inclusive.

Dê a fórmula para colar e depois explique cada argumento em uma linha. Indique as causas prováveis caso ela retorne 0 ou um erro.

Você deve obter uma fórmula deste tipo:

=SOMASES(Vendas!D2:D5000;Vendas!B2:B5000;G1;Vendas!A2:A5000;">="&G2;Vendas!A2:A5000;"<="&G3)

Se ela retornar 0, olhe primeiro para as suas datas: uma exportação costuma conter datas armazenadas como texto, que as comparações ignoram. Outro caso frequente é um espaço invisível depois de “Norte”. O final do prompt, que pede as causas de erro, poupa você dessa ida e vinda.

Quando você trabalha com uma solução em inglês achada num fórum, esta pequena tabela ajuda a traduzir:

Entender uma fórmula herdada

Você recebe um arquivo com uma fórmula de quatro linhas que ninguém ousa tocar. Este prompt a torna legível e procura os pontos fracos dela.

Aqui está uma fórmula da minha pasta de trabalho:
[FÓRMULA]

Ela está em [CÉLULA], e as colunas usadas contêm: [DESCRIÇÃO].

1. Explique o que ela calcula em uma frase, para alguém que não conhece Excel.
2. Decomponha-a de dentro para fora.
3. Aponte os intervalos fixos, os valores escritos diretamente na fórmula e os casos em que ela daria um resultado errado sem exibir erro.
4. Proponha uma versão mais simples, se existir, compatível com [VERSÃO DO EXCEL].

O ponto 3 é o que conta: uma alíquota de imposto ou um limite de linha escritos na fórmula são do tipo que fica ali durante anos sem que ninguém perceba.

Limpar uma exportação sem passar a tarde nisso

Uma exportação de sistema de caixa ou de CRM significa texto misturado com datas, duplicatas e linhas de subtotal. Para uma associação que une três listas de associados, ou um restaurateur que recupera suas vendas do caixa, o mais seguro é pedir um plano antes de qualquer manipulação.

Aqui está a estrutura de uma exportação e 15 linhas representativas, com os dados pessoais substituídos:
[COLE OS CABEÇALHOS E AS LINHAS]

Objetivo: [EX.: uma tabela com uma linha por venda, pronta para uma tabela dinâmica]
Ferramenta: [EXCEL 365 EM PORTUGUÊS, POWER QUERY DISPONÍVEL]

1. Liste os problemas visíveis (tipos misturados, duplicatas, valores vazios, formatos de data, linhas parasitas).
2. Proponha as etapas de limpeza em ordem, indicando para cada uma se ela se faz por fórmula ou com Power Query, e como.
3. Indique as verificações a fazer após a limpeza: número de linhas esperado, total a comparar com a exportação original.

Não exclua nenhum dado sem me dizer qual e segundo que regra.

Antes de colar qualquer coisa, substitua nomes, endereços e dados de contato. Quinze linhas fictícias com o mesmo formato bastam para obter o método. Para saber o que pode sair ou não do seu computador, leia o que você não deve colar em um chatbot e, em uma empresa, pergunte a quem cuida da conformidade.

Analisar um arquivo: exigir o método, não só a resposta

Alguns assistentes conseguem ler um arquivo e executar código para fazer os cálculos, no momento em que estas linhas são escritas. Confira na sua ferramenta o que ela realmente faz. A nuance é importante. Se ela calcula, você pode conferir o cálculo. Se ela responde de cabeça a partir de uma tabela colada no chat, desconfie de cada total.

Segue em anexo [ARQUIVO], que contém [DESCRIÇÃO DAS COLUNAS].
Pergunta de decisão: [EX.: quais pratos retirar do cardápio de inverno?]

Antes de qualquer análise:
- indique o número de linhas, o período coberto e os valores ausentes
- reformule as hipóteses que você vai adotar e aguarde minha validação

Em seguida:
- calcule a partir do arquivo, sem estimar, e mostre o método ou o código usado
- apresente os resultados em uma tabela e depois no máximo 3 constatações, cada uma apoiada em um número
- distinga o que os dados mostram do que você supõe sobre as causas
- sinalize se a amostra é pequena demais para concluir

O pedido de validação das hipóteses evita uma análise errada e bem apresentada. Por exemplo, “as vendas” incluem os cancelamentos? É preciso raciocinar em margem ou em volume? Para uma professora que estuda os resultados de uma turma pequena, o lembrete sobre o tamanho da amostra também é útil: com 24 alunos, uma variação de alguns pontos não diz grande coisa. Se a análise envolve vários cálculos encadeados, fazer a IA raciocinar passo a passo tornará os erros mais fáceis de achar.

Transformar números em comentário para a sua equipe

A tabela dinâmica está pronta, falta escrever as três linhas que a sua diretoria vai realmente ler.

Aqui está uma tabela de resultados, já verificada:
[COLE A TABELA]

Redija um comentário de no máximo 100 palavras para [DESTINATÁRIO], que precisa decidir sobre [DECISÃO].
Comece pela constatação principal. Use somente os números da tabela, sem recalcular nenhuma porcentagem que você não possa justificar. Não aponte nenhuma causa. Termine com a questão a decidir.

Seja qual for o prompt, mantenha uma regra fixa: confronte pelo menos um total do resultado com a sua fonte, à mão ou por fórmula. Nosso método para verificar uma resposta da IA traz outras verificações rápidas.

Retome a última fórmula que resistiu a você, descreva suas colunas como no segundo prompt e acrescente a versão do seu Excel. Muitas vezes é a única coisa que faltava.