Prompts para e-mails profissionais: cobranças e recusas delicadas

Escreva um e-mail para o meu fornecedor dizendo que esse atraso não é aceitável.

Escreva um e-mail para [FORNECEDOR], com quem trabalho há [TEMPO] e que quero manter.
Fatos: as esquadrias previstas para o dia [DATA] não chegaram, é o segundo atraso neste trimestre, e a equipe de instalação está parada no dia [DATA].
O que quero obter: uma data de entrega firme antes de [HORA, DIA].
O que estou disposto a dizer: que precisarei rever a distribuição dos meus pedidos se isso continuar.
Tom: firme, sem sarcasmo.
Extensão: no máximo 90 palavras.
Comece direto pelo problema, sem fórmula de abertura. Termine com o pedido preciso e o prazo.

Aqui está a mensagem de um cliente, com os dados pessoais retirados:
[MENSAGEM]

O que realmente aconteceu: [FATOS]
O que posso propor: [AÇÃO]
O que não posso aceitar: [LIMITE]

1. Distinga, na mensagem dele, os fatos, os pedidos e a emoção.
2. Escreva uma resposta de no máximo 110 palavras, que reconheça o problema concreto, assuma o que nos cabe, sem pedir desculpas pelo resto, e depois indique os próximos passos e um prazo.
3. Releia sua resposta e apague qualquer frase que soe como modelo pronto.

Tratamento formal (“o senhor/a senhora”). Sem “entendemos a sua frustração”. Não reconheça nenhuma falha que eu não tenha mencionado.

Estou cobrando [CARGO DA PESSOA], que não responde há [TEMPO].
Assunto: [ASSUNTO]
O que espero: [RESPOSTA PRECISA]
Consequência se nada chegar antes de [DATA]: [CONSEQUÊNCIA REAL]

Escreva uma cobrança de no máximo 60 palavras, que possa ser lida sozinha, sem precisar reencontrar a primeira mensagem. Sem “salvo engano da minha parte”, sem “tomo a liberdade de”. Formule o pedido de modo que ela possa responder com sim, não ou uma única escolha. Proponha um assunto de e-mail explícito, de no máximo 8 palavras.

Estão me pedindo: [PEDIDO, POR QUEM]
Eu recuso, por este motivo: [MOTIVO REAL, MESMO QUE BRUTO]
O que posso propor no lugar: [ALTERNATIVA, OU “NADA”]
Relação com a pessoa: [HIERARQUIA, COLEGA, PARCEIRO]

Escreva uma recusa de no máximo 70 palavras. O “não” deve aparecer nas duas primeiras frases, sem “infelizmente”. Uma única razão, sem excesso de desculpas. Se houver uma alternativa, apresente-a por último, sem transformá-la em promessa. O tom deve ser o de uma pessoa que respeita o interlocutor e o próprio tempo.

Preciso anunciar a [DESTINATÁRIOS]: [NOTÍCIA].
Razão que posso dar: [RAZÃO]
O que muda para eles concretamente: [IMPACTO]
O que está previsto em seguida: [PRÓXIMOS PASSOS]

Escreva um e-mail de no máximo 120 palavras. Anuncie a notícia nas duas primeiras linhas, sem apresentá-la como uma oportunidade. Em seguida, indique o que muda, depois o próximo passo e a quem recorrer. Não acrescente nenhuma promessa nem informação ausente destes elementos.

Aqui está uma thread de e-mails, da mais antiga para a mais recente, anonimizada:
[THREAD]

Redija uma síntese para alguém que não acompanhou nada:
- a situação atual em 2 frases
- as decisões tomadas, indicando quem as tomou
- as questões ainda em aberto
- as ações esperadas, com responsável e data se forem mencionados

Se duas pessoas se contradisserem, sinalize isso sem decidir quem tem razão. Se uma informação não aparece na thread, não fale dela.