Usar a IA no trabalho: por onde começar

Camila é assistente administrativa numa empresa de quinze pessoas. O diretor disse numa reunião: “Precisamos ver o que a IA pode nos trazer.” Ninguém explicou o quê, nem com qual ferramenta, nem com quais regras. Ela tem duas opções: esperar que alguém explique ou abrir um chatbot e colar nele o primeiro documento que aparecer. A segunda é mais tentadora e bem mais arriscada.

O caminho tem seis etapas e serve para qualquer função de escritório.

1. Saber o que é permitido antes de abrir qualquer coisa

Pergunte se existe alguma regra sobre o uso de ferramentas de IA: lista de ferramentas autorizadas, contas corporativas fornecidas, proibição de inserir certos dados. Numa empresa pequena, a resposta talvez seja “nada por escrito”, o que não é sinal verde. Faça a pergunta ao seu gestor ou a quem cuida da TI.

O ponto sensível são os dados: nomes de clientes, salários, contratos, informações sobre colegas. Dependendo da ferramenta, do plano e das configurações, o que você digita pode ser armazenado. O que é pessoal está sujeito a regras de proteção de dados, e a CNIL, autoridade francesa de proteção de dados, publica orientações a respeito. Os dados que você nunca deve colar merecem dez minutos de leitura antes da sua primeira tentativa. Na dúvida sobre um caso específico, pergunte antes de enviar, não depois.

2. Escolher uma primeira tarefa de baixo risco

As melhores candidatas são repetitivas, fáceis de conferir e sem dados sensíveis:

• reformular um e-mail que você já escreveu;
• transformar anotações de reunião que você fez em ata;
• preparar a pauta de uma reunião a partir de assuntos que você lista;
• encontrar títulos ou roteiros para uma apresentação.

Evite, para começar, tudo o que envolva um número oficial, uma decisão de RH, uma carta jurídica ou um cliente insatisfeito. São as tarefas em que um erro custa caro e em que você ainda está aprendendo a usar a ferramenta.

3. Escrever o contexto uma só vez

Camila escolhe as atas. Em vez de explicar toda vez quem ela é, escreve uma ficha de poucas linhas: setor da empresa, tom habitual das atas, formato desejado. Cola essa ficha no início de cada pedido. O conteúdo dessa ficha está detalhado no artigo sobre contexto.

Aqui estão minhas anotações da reunião de equipe de [DATA]. Os participantes são identificados pelas iniciais.

[COLE SUAS ANOTAÇÕES, SEM INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS]

Redija uma ata de no máximo 15 linhas com três seções: decisões tomadas, ações a realizar (quem, o quê, para quando), assuntos adiados. Não acrescente nenhuma decisão que não esteja nas minhas anotações. Se faltar um prazo ou um responsável, escreva "a definir".

As palavras “a definir” são a verdadeira proteção: sem elas, a IA inventa com prazer uma data plausível.

4. Revisar como se tivesse assinado

Tudo o que sai da IA e vai em nome da empresa compromete alguém, e esse alguém é você. Numa ata, confira nomes, datas, valores e compromissos. Num e-mail, verifique se a promessa feita é uma promessa que a sua empresa pode cumprir. O método está no artigo verificar uma resposta.

5. Medir com três testes, não com uma impressão

Depois de alguns dias, a tentação é dizer “funciona” ou “não funciona” com base num único resultado. Em vez disso, faça três testes em três casos diferentes e anote o que você teve de corrigir à mão. Se a correção levar tanto tempo quanto a redação, a tarefa não se presta à IA, ou o seu prompt precisa de ajustes. Testar um prompt descreve um método de teste.

Cronometre-se uma vez com e uma vez sem a IA, revisão incluída. Sem esse número, você não tem como saber se a ferramenta ajuda, e não tem nada para mostrar ao seu diretor.

6. Guardar o que funciona e compartilhar

Quando um prompt provar seu valor, coloque-o num documento compartilhado, com os colchetes a preencher. Os colegas que quiserem começar encontrarão ali um ponto de partida em vez de uma página em branco, e vocês evitarão que cada um repita os mesmos erros por conta própria. O artigo sobre modelos reutilizáveis propõe uma organização simples. Os prompts para e-mails profissionais são um bom primeiro capítulo para essa biblioteca.

O que continua sendo responsabilidade sua

A IA prepara, sugere e reformula, e a decisão continua com você. Você escolhe, revisa, assina e responde pelo resultado diante da sua chefia e de quem você escreve. Se você não consegue dizer por que o texto final está correto, é porque o publicou cedo demais.

Esta semana

Liste três tarefas repetitivas que você fez esta semana. Risque as que envolvem dados sensíveis ou uma decisão importante. Para a que sobrar, escreva a ficha de contexto, faça seus três testes e anote o tempo. Na sexta, você terá uma opinião embasada para dar ao seu diretor.