Prompts für geschäftliche E-Mails: Erinnerungen und heikle Absagen

Schreib eine E-Mail an meinen Lieferanten, dass diese Verspätung nicht akzeptabel ist.

Schreib eine E-Mail an [LIEFERANT], mit dem ich seit [DAUER] zusammenarbeite und den ich behalten will.
Fakten: Die für den [DATUM] vorgesehenen Tischlerarbeiten sind nicht eingetroffen, es ist die zweite Verspätung in diesem Quartal, und das Montageteam steht am [DATUM] still.
Was ich erreichen will: einen verbindlichen Liefertermin vor [UHRZEIT, TAG].
Was ich bereit bin zu sagen: dass ich die Verteilung meiner Bestellungen überdenken muss, wenn das so weitergeht.
Ton: bestimmt, ohne Sarkasmus.
Länge: höchstens 90 Wörter.
Beginne direkt mit dem Problem, ohne einleitende Floskel. Schließe mit der genauen Bitte und ihrer Frist.

Hier ist die Nachricht eines Kunden, personenbezogene Daten entfernt:
[NACHRICHT]

Was tatsächlich passiert ist: [FAKTEN]
Was ich anbieten kann: [MASSNAHME]
Was ich nicht akzeptieren kann: [GRENZE]

1. Unterscheide in seiner Nachricht zwischen Fakten, Forderungen und Emotion.
2. Schreib eine Antwort von höchstens 110 Wörtern, die das konkrete Problem anerkennt, übernimmt, was bei uns liegt, ohne Entschuldigung für den Rest, und dann das weitere Vorgehen und eine Frist nennt.
3. Lies deine Antwort noch einmal durch und streich jeden Satz, der wie eine Vorlage klingt.

Sieze den Kunden. Kein „Wir verstehen Ihren Ärger“. Räume keinen Fehler ein, den ich nicht erwähnt habe.

Ich erinnere [FUNKTION DER PERSON], die seit [DAUER] nicht geantwortet hat.
Betreff: [THEMA]
Was ich erwarte: [GENAUE ANTWORT]
Folge, wenn vor dem [DATUM] nichts eintrifft: [TATSÄCHLICHE FOLGE]

Schreib eine Erinnerung von höchstens 60 Wörtern, die für sich allein lesbar ist, ohne die erste Nachricht suchen zu müssen. Kein „Ich möchte Sie freundlich erinnern“, kein „Ich erlaube mir“. Formuliere die Bitte so, dass sie mit Ja, Nein oder einer einzigen Auswahl antworten kann. Schlage einen aussagekräftigen E-Mail-Betreff von höchstens 8 Wörtern vor.

Man bittet mich um: [ANFRAGE, VON WEM]
Ich lehne ab, aus diesem Grund: [WIRKLICHER GRUND, AUCH WENN ER DIREKT IST]
Was ich stattdessen anbieten kann: [ALTERNATIVE, ODER „NICHTS“]
Verhältnis zur Person: [VORGESETZTE, KOLLEGE, PARTNER]

Schreib eine Absage von höchstens 70 Wörtern. Das „Nein“ muss in den ersten beiden Sätzen stehen, ohne „leider“. Nur ein Grund, ohne übertriebene Entschuldigungen. Wenn es eine Alternative gibt, stell sie zuletzt vor, ohne ein Versprechen daraus zu machen. Der Ton soll der einer Person bleiben, die ihr Gegenüber und ihre eigene Zeit respektiert.

Ich muss [EMPFÄNGER] mitteilen: [NACHRICHT].
Grund, den ich nennen kann: [GRUND]
Was sich für sie konkret ändert: [AUSWIRKUNG]
Was danach vorgesehen ist: [WEITERES VORGEHEN]

Schreib eine E-Mail von höchstens 120 Wörtern. Teile die Nachricht in den ersten beiden Zeilen mit, ohne sie als Chance darzustellen. Nenne dann, was sich ändert, danach den nächsten Schritt und an wen man sich wenden kann. Füge kein Versprechen und keine Information hinzu, die in diesen Angaben fehlt.

Hier ist ein E-Mail-Verlauf, vom ältesten zum neuesten, anonymisiert:
[VERLAUF]

Verfasse eine Zusammenfassung für jemanden, der nichts mitverfolgt hat:
- die aktuelle Lage in 2 Sätzen
- die getroffenen Entscheidungen, mit der Angabe, wer sie getroffen hat
- die noch offenen Fragen
- die erwarteten Aufgaben, mit Verantwortlichem und Datum, falls genannt

Wenn sich zwei Personen widersprechen, weise darauf hin, ohne zu entscheiden. Wenn eine Information im Verlauf nicht vorkommt, erwähne sie nicht.