Excel-Prompts und Datenanalyse: Formeln und Datenbereinigung

Du bittest eine KI um eine Formel, sie antwortet =SUMIFS(D:D,B:B,"Nord"), und dein deutsches Excel zeigt einen Fehler an. Kein Wunder: Die Funktionsnamen und das Trennzeichen hängen von der Sprache und den Regionaleinstellungen ab. Auf einem deutschen Rechner brauchst du meistens SUMMEWENNS und Semikolons.

Die Korrektur besteht aus einem Satz, den du jeder Anfrage hinzufügst, und sie fasst den Geist von allem Folgenden zusammen: Die KI muss deine Umgebung und die genaue Form deiner Daten kennen.

Eine Formel bekommen, die auf Anhieb funktioniert

Nehmen wir die Buchhalterin eines kleinen Unternehmens, die den Umsatz einer Region in einem Zeitraum wissen will. Erste Version:

Mach mir eine Formel, um die Verkäufe nach Region zu addieren.

Die KI muss alles erraten: die Spalten, das Datumsformat, die Excel-Version. Korrigierte Version:

Ich benutze [EXCEL 365 AUF DEUTSCH / GOOGLE SHEETS / EXCEL 2019], mit dem Semikolon als Trennzeichen. Gib die Funktionsnamen auf Deutsch an.

Meine Tabelle, Blatt „Verkäufe“, von Zeile 2 bis Zeile 5000:
- A: Datum (echtes Excel-Datum, Format TT.MM.JJJJ)
- B: Region (Text: Nord, Süd, Ost, West)
- C: Vertriebsmitarbeiter (Text)
- D: Nettobetrag (Zahl)

Gewünschtes Ergebnis: die Nettosumme für die Region in G1, zwischen dem Startdatum in G2 und dem Enddatum in G3, beide eingeschlossen.

Gib die Formel zum Einfügen an und erkläre dann jedes Argument in einer Zeile. Nenne die wahrscheinlichen Ursachen, falls sie 0 oder einen Fehler zurückgibt.

Du solltest eine Formel dieser Art erhalten:

=SUMMEWENNS(Verkäufe!D2:D5000;Verkäufe!B2:B5000;G1;Verkäufe!A2:A5000;">="&G2;Verkäufe!A2:A5000;"<="&G3)

Gibt sie 0 zurück, sieh dir zuerst deine Daten an: Ein Export enthält oft Daten, die als Text gespeichert sind und die Vergleiche ignorieren. Ein weiterer häufiger Fall ist ein unsichtbares Leerzeichen hinter „Nord“. Das Ende des Prompts, das nach den Fehlerursachen fragt, erspart dir diese Hin-und-her-Runde.

Wenn du mit einer englischen Lösung aus einem Forum arbeitest, hilft diese kleine Tabelle beim Übersetzen:

Eine geerbte Formel verstehen

Du übernimmst eine Datei mit einer vierzeiligen Formel, die sich niemand anzufassen traut. Dieser Prompt macht sie lesbar und sucht ihre Schwachstellen.

Hier ist eine Formel aus meiner Arbeitsmappe:
[FORMEL]

Sie steht in [ZELLE], und die verwendeten Spalten enthalten: [BESCHREIBUNG].

1. Erkläre in einem Satz, was sie berechnet, für jemanden, der Excel nicht kennt.
2. Zerlege sie von innen nach außen.
3. Weise auf fixierte Bereiche, fest eingetragene Werte und Fälle hin, in denen sie ein falsches Ergebnis liefern würde, ohne einen Fehler anzuzeigen.
4. Schlage eine einfachere Version vor, falls es eine gibt, kompatibel mit [EXCEL-VERSION].

Punkt 3 ist der, auf den es ankommt: Ein in die Formel geschriebener Mehrwertsteuersatz oder eine Zeilengrenze bleibt gern jahrelang dort stehen, ohne dass es jemand merkt.

Einen Export bereinigen, ohne den Nachmittag damit zu verbringen

Ein Export aus einer Kassensoftware oder einem CRM bedeutet: Text, der mit Datumsangaben vermischt ist, Dubletten und Zwischensummenzeilen. Für einen Verein, der drei Mitgliederlisten zusammenführt, oder einen Gastronomen, der seine Kassenumsätze zusammenträgt, ist es am sichersten, vor jeder Bearbeitung einen Plan zu verlangen.

Hier sind die Struktur eines Exports und 15 repräsentative Zeilen, personenbezogene Daten ersetzt:
[FÜGE DIE SPALTENÜBERSCHRIFTEN UND DIE ZEILEN EIN]

Ziel: [Z. B.: eine Tabelle mit einer Zeile pro Verkauf, bereit für eine Pivot-Tabelle]
Tool: [EXCEL 365 AUF DEUTSCH, POWER QUERY VERFÜGBAR]

1. Liste die sichtbaren Probleme auf (gemischte Typen, Dubletten, leere Werte, Datumsformate, störende Zeilen).
2. Schlage die Bereinigungsschritte in der richtigen Reihenfolge vor und gib für jeden an, ob er per Formel oder mit Power Query erfolgt und wie.
3. Nenne die Kontrollen nach der Bereinigung: erwartete Zeilenzahl, Summe zum Vergleich mit dem ursprünglichen Export.

Lösche keine Daten, ohne mir zu sagen, welche und nach welcher Regel.

Ersetze vor dem Einfügen Namen, Adressen und Kontaktdaten. Fünfzehn erfundene Zeilen derselben Form genügen, um die Methode zu bekommen. Was deinen Rechner verlassen darf und was nicht, liest du in was du nicht in einen Chatbot einfügen solltest; im Unternehmen frag die Person, die für die Compliance zuständig ist.

Eine Datei analysieren: die Methode verlangen, nicht nur die Antwort

Manche Assistenten können eine Datei lesen und Code ausführen, um die Berechnungen zu machen, zum Zeitpunkt, an dem diese Zeilen geschrieben wurden. Prüf in deinem Tool, was es tatsächlich tut. Der Unterschied ist wichtig. Wenn es rechnet, kannst du die Rechnung kontrollieren. Wenn es aus dem Kopf antwortet, ausgehend von einer in den Chat eingefügten Tabelle, misstraue jeder Summe.

Anbei findest du [DATEI], die [BESCHREIBUNG DER SPALTEN] enthält.
Entscheidungsfrage: [Z. B.: Welche Gerichte sollen von der Winterkarte gestrichen werden?]

Vor jeder Analyse:
- nenne die Zeilenzahl, den abgedeckten Zeitraum und die fehlenden Werte
- formuliere die Annahmen, die du treffen wirst, noch einmal und warte auf meine Bestätigung

Danach:
- rechne auf Grundlage der Datei, ohne zu schätzen, und zeig die verwendete Methode oder den Code
- gib die Ergebnisse in einer Tabelle an, dann höchstens 3 Feststellungen, jede durch eine Zahl gestützt
- unterscheide, was die Daten zeigen, von dem, was du über die Ursachen vermutest
- weise darauf hin, wenn die Fallzahl zu klein ist, um Schlüsse zu ziehen

Die Bitte um Bestätigung der Annahmen verhindert eine falsche, aber gut präsentierte Analyse. Zum Beispiel: Schließen „die Verkäufe“ die Stornierungen ein? Soll man in Marge oder in Menge denken? Für eine Lehrerin, die die Ergebnisse einer kleinen Klasse untersucht, ist der Hinweis auf die Fallzahl ebenfalls nützlich: Bei 24 Schülern sagt eine Veränderung um einige Punkte nicht viel aus. Enthält die Analyse mehrere verschachtelte Berechnungen, macht es die KI Schritt für Schritt denken zu lassen leichter, Fehler zu entdecken.

Zahlen in einen Kommentar für dein Team verwandeln

Die Pivot-Tabelle steht, bleiben die drei Zeilen, die deine Leitung wirklich lesen wird.

Hier ist eine Ergebnistabelle, bereits überprüft:
[FÜGE DIE TABELLE EIN]

Verfasse einen Kommentar von höchstens 100 Wörtern für [EMPFÄNGER], der über [ENTSCHEIDUNG] entscheiden muss.
Beginne mit der wichtigsten Feststellung. Verwende ausschließlich die Zahlen der Tabelle, ohne Prozentwerte neu zu berechnen, die du nicht belegen kannst. Nenne keine Ursache. Schließe mit der zu entscheidenden Frage.

Egal bei welchem Prompt, behalte eine feste Regel: Gleiche mindestens eine Summe des Ergebnisses mit deiner Quelle ab, von Hand oder per Formel. Unsere Methode zum Überprüfen einer KI-Antwort liefert weitere schnelle Kontrollen.

Nimm die letzte Formel, die sich dir widersetzt hat, beschreibe deine Spalten wie im zweiten Prompt und füge die Version deines Excel hinzu. Oft war das das Einzige, was gefehlt hat.