Prompts Microsoft Copilot : Word, Excel, Outlook et Teams

La trésorière d'un club de randonnée ouvre Word, clique sur l'icône Copilot et tape : « Fais le rapport de l'assemblée générale. » Elle obtient deux pages de généralités sur la vie associative. Copilot avait pourtant accès à ses documents, mais elle ne lui a pas dit lesquels, ni ce qu'elle attendait.

Copilot n'est pas un seul outil. C'est un assistant intégré à chaque application Microsoft 365, et il ne voit pas la même chose selon l'endroit où tu l'appelles. Ce qui est disponible dépend aussi de ta licence et des réglages de ton organisation : si un bouton manque chez toi, la réponse est dans l'administration de ton compte, pas dans ton prompt.

Dans Word : désigne les documents et la forme

Dans Word, Copilot peut rédiger un premier jet, réécrire un passage, résumer ou transformer le document ouvert. Il peut aussi s'appuyer sur d'autres fichiers que tu lui indiques, si ton offre le permet. Le prompt qui marche nomme ses sources et fixe la forme finale.

Rédige le compte rendu de l'assemblée générale du club à partir de ces deux documents : [NOM DU FICHIER DES NOTES] et [NOM DU FICHIER DU BILAN FINANCIER].

Structure : un paragraphe sur la participation, un sur le bilan financier, un sur les votes (une phrase par résolution), puis une liste des actions décidées avec le nom de la personne responsable.

Ton : factuel, sans formule de politesse. N'ajoute aucune information qui ne figure pas dans les deux documents. Si un chiffre manque, écris [À COMPLÉTER].

La consigne sur les chiffres manquants compte. Sans elle, l'outil comble les trous avec du plausible. Relis surtout les montants, les dates et les noms, en les comparant à l'original.

Pour retoucher un passage, sélectionne-le avant de demander. « Rends ce paragraphe plus court » appliqué à tout le document ne te donnera pas ce que tu veux, alors que le même ordre sur trois phrases sélectionnées oui.

Dans Excel : prépare le tableau avant de demander

Copilot en Excel travaille mieux sur des données propres : un tableau, une ligne d'en-têtes avec des noms parlants, pas de cellules fusionnées ni de lignes vides au milieu. Si ton fichier ressemble à une mise en page plutôt qu'à une liste, nettoie-le d'abord, ou la réponse portera sur le mauvais morceau.

Pour la trésorière, avec une feuille de cotisations :

Dans le tableau des cotisations, ajoute une colonne qui indique « à relancer » quand la colonne Statut est vide et que la date d'inscription date de plus de 30 jours.

Puis explique-moi la formule que tu as utilisée, en une phrase, pour que je puisse la vérifier.

Demander l'explication de la formule est une bonne habitude. Tu ne réutilises ensuite que ce que tu comprends, et tu repères vite une condition inversée. Pour les analyses plus larges (tableaux croisés, graphiques, questions sur les chiffres), le principe est le même que dans notre guide sur Excel et l'analyse de données : dis quelle colonne contient quoi et ce que tu veux savoir, pas seulement « analyse ».

Dans Outlook : résumer d'abord, répondre ensuite

Le cas le plus utile est le fil de trente mails où tu arrives en retard. Demande d'abord un résumé, ensuite seulement une réponse. Si tu mélanges les deux, l'outil rédige une réponse sur une compréhension que tu n'as pas contrôlée.

Résume ce fil de discussion en cinq lignes : ce qui a été décidé, ce qui reste ouvert, et ce qu'on attend de moi.

Quand le résumé te paraît juste, passe à la réponse :

Rédige une réponse à Julien. Je confirme la date du 14 mais je ne peux pas fournir le budget avant jeudi. Quatre phrases maximum, ton direct et cordial, sans reformuler le fil.

Copilot propose aussi de régler le ton et la longueur d'un brouillon. C'est pratique pour un mail délicat, mais tu restes l'expéditeur : relis avant d'envoyer, surtout les engagements que l'outil aurait ajoutés. Pour les modèles de mails à garder, voir les prompts d'e-mails professionnels.

Dans Teams : demande des décisions, pas un résumé

Après une réunion, Copilot peut produire un récapitulatif, à condition que la transcription ait été activée pendant la réunion, ce qui dépend des réglages de ton organisation. Sans transcription, il n'a rien à résumer. Dans le doute, vérifie avant la réunion et préviens les participants.

« Résume la réunion » donne souvent un compte rendu mou. Pose plutôt la question dont tu as besoin :

Liste les décisions prises pendant la réunion, une par ligne. Puis les actions à mener, avec le nom de la personne et l'échéance quand elle a été dite. Puis les sujets restés sans réponse. N'invente pas d'échéance : si elle n'a pas été prononcée, écris « non précisée ».

Une transcription peut mal attribuer une phrase ou déformer un nom propre. Pour une décision qui engage quelqu'un, réécoute le passage ou fais confirmer par la personne.

Copilot Chat ou Copilot dans l'application ?

Les deux existent et ne se confondent pas. Le chat travaille en conversation, sur des données web et, selon ta licence, sur tes mails, fichiers et réunions. L'assistant dans une application est pensé pour agir sur le document que tu as ouvert. Pour retrouver un échange ou croiser plusieurs sources, commence donc par le chat ; pour modifier un fichier précis, ouvre-le et appelle Copilot depuis l'application. Les capacités évoluent, regarde ce que ton interface propose.

Dans tous les cas, ce que tu écris suit la logique habituelle : un contexte, un objectif, des sources nommées, une forme. L'article sur le contexte détaille ce qu'il faut préciser. Et comme Copilot touche à des documents d'entreprise, lis ce qu'il vaut mieux ne jamais confier à un chatbot puis les règles de ton organisation avant de lui faire lire des fichiers qui contiennent des données personnelles.

Un premier essai pour demain matin

Choisis le prochain mail long que tu dois traiter, ouvre Copilot dans Outlook et demande le résumé en cinq lignes. Compare avec ta propre lecture du fil. Si les deux concordent, passe à la réponse. Sinon, note ce qu'il a raté : c'est ce que tu devras préciser à chaque fois.