Confidentialité : ce qu'il ne faut pas coller dans un chatbot

Il est 18 h, une comptable veut reformuler un e-mail délicat à un client en difficulté. Elle copie tout l'échange dans un chatbot : le nom de la société, celui du gérant, le montant de la dette, l'IBAN en signature. La réponse est excellente. Le problème se situe avant la réponse : ces informations ont quitté son poste pour arriver sur les serveurs d'un tiers, à des conditions qu'elle n'a peut-être jamais lues.

Reformuler cet e-mail était possible sans rien livrer de tout ça, avec dix secondes de préparation. Voici comment raisonner, sachant qu'il n'existe pas de règle unique : tout dépend de l'outil, de ton offre, de tes réglages et du type de données. Ce qui suit donne des repères généraux, pas un avis juridique.

Ce qui peut arriver à ton texte une fois envoyé

Quand tu envoies un message, il est traité par les serveurs de l'éditeur, sauf si tu utilises un modèle installé sur ta propre machine. À partir de là, plusieurs choses peuvent se produire selon l'outil et le contrat :

• la conversation est conservée, pendant une durée fixée par l'éditeur ;
• elle peut servir à entraîner de futurs modèles, sauf si tu t'y opposes ou si ton offre l'exclut ;
• des personnes habilitées peuvent parfois la consulter, par exemple pour traiter un abus ou évaluer la qualité ;
• elle peut être accessible à quiconque utilise ton compte, ou partagée par erreur si tu crées un lien public.

Ces conditions évoluent, et elles diffèrent d'un produit à l'autre. Un seul réflexe tient dans la durée : pars du principe que tout texte envoyé est sorti de ton contrôle, sauf si tu as vérifié le contraire dans les réglages et les conditions de ton outil.

Le risque existe aussi pour les entreprises les mieux équipées. En 2023, la presse a rapporté que Samsung avait restreint l'usage de ces outils en interne après que des salariés y avaient collé du code confidentiel.

La liste à garder en tête avant de coller

Par défaut, garde hors d'un chatbot grand public les éléments suivants, sauf si ton organisation a validé un outil et un cadre adaptés.

Les identifiants et secrets. Mots de passe, clés d'API, jetons d'accès, fichiers de configuration. Pour un développeur, c'est le piège le plus courant : on colle un fichier pour déboguer et la clé part avec. Si cela t'arrive, considère le secret comme compromis et change-le.

Les données personnelles de tiers. Noms, adresses, téléphones, e-mails, numéros de sécurité sociale, coordonnées bancaires de clients, salariés, élèves ou adhérents. Une enseignante n'a pas besoin du nom d'un élève pour préparer une appréciation.

Les données sensibles. Santé, opinions politiques, religion, orientation sexuelle, origine, syndicat : le RGPD les protège de façon renforcée. La prudence vaut doublement pour les données concernant des mineurs.

Ce qui est couvert par un secret. Médecins, avocats, experts-comptables et d'autres professions ont des obligations propres. Avant tout usage sur des dossiers réels, interroge ton ordre ou ton conseil.

Ce que tu n'as pas le droit de divulguer. Documents soumis à un accord de confidentialité, résultats financiers non publiés, contrats, projets de rachat, code propriétaire, données stratégiques.

Pour tes propres données personnelles, la décision t'appartient, mais pense à la suite : ce que tu confies à un service en ligne peut ressortir en cas de fuite.

Trois réglages à vérifier dans ton outil

Consacre cinq minutes à ces vérifications. L'emplacement des options change souvent, cherche dans les paramètres de « confidentialité » ou de « données », et lis les conditions de l'outil en cas de doute.

Ne déduis rien du prix : une offre payante individuelle ne se comporte pas forcément comme une offre entreprise. Et un réglage désactivé ne supprime pas forcément ce qui a déjà été envoyé. Vérifie aussi où vont les données si tu actives des connecteurs ou des extensions : un outil relié à ta messagerie ou à ton drive voit bien plus que ce que tu colles.

Masquer les données : la bonne pratique, et ses limites

La plupart du temps, le chatbot n'a pas besoin de savoir qui sont les gens, il lui suffit de comprendre la situation. Remplace les éléments identifiants par des repères neutres.

Voici la version risquée, sur un cas fictif :

Reformule ce mail pour Jean Dupont, gérant de la boulangerie Dupont à Dole, qui nous doit 12 430 € depuis mars et qui a des soucis de santé.

Et la version qui rend le même service :

Je suis [MÉTIER] et je dois relancer un client avec lequel je veux garder une bonne relation. Le client, que j'appellerai Client A, est une petite entreprise. Il a un retard de paiement de plusieurs mois et il traverse une période personnelle difficile, que je ne veux pas mentionner directement.

Voici mon brouillon, où les noms sont remplacés par des repères :
"""
[BROUILLON SANS NOM, SANS ADRESSE, SANS IBAN, SANS MONTANT EXACT]
"""

Reformule ce message pour qu'il soit ferme sur le paiement et humain sur la forme, en moins de 120 mots. Propose un échéancier sous forme de question ouverte. Laisse les repères tels quels pour que je puisse les remplacer ensuite.

Tu remets les vrais noms dans ton logiciel de messagerie, hors du chatbot. Si tu fais ce type de demande souvent, intègre ces repères à tes modèles de prompts réutilisables et à tes prompts pour e-mails professionnels.

Ce masquage a une limite. Remplacer un nom par « Client A » ne rend pas toujours la personne impossible à reconnaître : la combinaison d'un métier rare, d'une ville et d'un événement peut suffire. La CNIL distingue d'ailleurs l'anonymisation, qui rend l'identification impossible en pratique, de la pseudonymisation, et des données seulement pseudonymisées restent des données personnelles. Enlève donc les détails sans lien avec ta question, et garde ceux dont le modèle a vraiment besoin.

Pour un document long, l'exercice est plus lourd. Avant de suivre notre méthode pour travailler avec de longs documents, demande-toi si un extrait nettoyé ne suffirait pas. Et ne compte pas sur le chatbot lui-même pour anonymiser un fichier sensible : il faudrait d'abord le lui envoyer.

Au travail : ce qui change quand l'outil n'est pas qu'à toi

Dans une organisation, la décision ne t'appartient pas seule. Tes usages engagent ton employeur, parfois au regard du RGPD. Vérifie d'abord s'il existe une charte ou une liste d'outils autorisés. S'il n'y en a pas, pose la question au délégué à la protection des données, à la direction ou au service informatique avant d'y mettre des données réelles.

Pour une association ou une petite structure sans service juridique, la CNIL a publié des questions-réponses sur l'utilisation des systèmes d'IA générative. Elle y recommande notamment de partir d'un besoin identifié, d'encadrer les usages par écrit et de former les personnes concernées. Elle rappelle aussi de ne saisir que les informations qu'on est autorisé à partager, et d'éviter les données personnelles et confidentielles. Ce document se trouve sur cnil.fr : cherche « questions-réponses IA générative ». En cas de doute sur un dossier précis, adresse-toi à la CNIL ou à un professionnel du droit.

Une option peut compléter ce cadre : faire tourner un modèle sur ta propre machine ou chez un hébergeur choisi. Les données ne passent alors plus par un service grand public, mais la configuration, la sécurité et la qualité des réponses deviennent ton affaire.

Avant de refermer cet onglet

Ouvre les paramètres de ton chatbot et trouve l'option qui concerne l'entraînement sur tes conversations. Décide si elle doit rester active. Puis cherche dans ton historique la dernière conversation où tu as collé quelque chose de sensible, et vérifie si elle doit être supprimée, en gardant à l'esprit que la suppression côté serveur suit les règles de l'éditeur.