Prompts Excel et analyse de données : formules et nettoyage

Tu demandes une formule à une IA, elle te répond =SUMIFS(D:D,B:B,"Nord"), et ton Excel français affiche une erreur. Rien d'étonnant : les noms de fonctions et le séparateur dépendent de la langue et des paramètres régionaux. Sur un poste français, il faudra le plus souvent SOMME.SI.ENS et des points-virgules.

La correction tient en une phrase à ajouter à chaque demande, et elle résume l'esprit de tout ce qui suit : l'IA a besoin de connaître ton environnement et la forme exacte de tes données.

Obtenir une formule qui marche du premier coup

Prenons la comptable d'une petite entreprise qui veut le chiffre d'affaires d'un secteur sur une période. Première version :

Fais-moi une formule pour additionner les ventes par région.

L'IA doit tout deviner : les colonnes, le format des dates, la version d'Excel. Version corrigée :

J'utilise [EXCEL 365 EN FRANÇAIS / GOOGLE SHEETS / EXCEL 2019], avec le point-virgule comme séparateur. Donne les noms de fonctions en français.

Mon tableau, feuille « Ventes », de la ligne 2 à la ligne 5000 :
- A : date (vraie date Excel, format JJ/MM/AAAA)
- B : région (texte : Nord, Sud, Est, Ouest)
- C : commercial (texte)
- D : montant HT (nombre)

Résultat voulu : le total HT pour la région en G1, entre la date de début en G2 et la date de fin en G3 incluses.

Donne la formule à coller, puis explique chaque argument en une ligne. Indique les causes probables si elle renvoie 0 ou une erreur.

Tu devrais obtenir une formule de ce type :

=SOMME.SI.ENS(Ventes!D2:D5000;Ventes!B2:B5000;G1;Ventes!A2:A5000;">="&G2;Ventes!A2:A5000;"<="&G3)

Si elle renvoie 0, regarde d'abord tes dates : un export contient souvent des dates stockées comme du texte, que les comparaisons ignorent. Autre cas fréquent, une espace invisible après « Nord ». La fin du prompt, qui demande les causes d'erreur, te fait gagner cet aller-retour.

Quand tu travailles avec une solution en anglais trouvée sur un forum, ce petit tableau aide à traduire :

Comprendre une formule héritée

Tu récupères un fichier avec une formule de quatre lignes que personne n'ose toucher. Ce prompt la rend lisible et cherche ses points faibles.

Voici une formule de mon classeur :
[FORMULE]

Elle se trouve dans [CELLULE], et les colonnes utilisées contiennent : [DESCRIPTION].

1. Explique ce qu'elle calcule en une phrase, pour quelqu'un qui ne connaît pas Excel.
2. Décompose-la de l'intérieur vers l'extérieur.
3. Signale les plages figées, les valeurs écrites en dur et les cas où elle donnerait un résultat faux sans afficher d'erreur.
4. Propose une version plus simple si elle existe, compatible avec [VERSION D'EXCEL].

Le point 3 est celui qui compte : un taux de TVA ou une limite de ligne écrits dans la formule sont du genre à rester là des années sans qu'on s'en aperçoive.

Nettoyer un export sans y passer l'après-midi

Un export de logiciel de caisse ou de CRM, c'est du texte mélangé aux dates, des doublons et des lignes de sous-total. Pour une association qui fusionne trois listes d'adhérents, ou un restaurateur qui récupère ses ventes de caisse, le plus sûr est de demander un plan avant la moindre manipulation.

Voici la structure d'un export et 15 lignes représentatives, données personnelles remplacées :
[COLLE LES EN-TÊTES ET LES LIGNES]

Objectif : [EX. : un tableau avec une ligne par vente, prêt pour un tableau croisé dynamique]
Outil : [EXCEL 365 FRANÇAIS, POWER QUERY DISPONIBLE]

1. Liste les problèmes visibles (types mélangés, doublons, valeurs vides, formats de dates, lignes parasites).
2. Propose les étapes de nettoyage dans l'ordre, en précisant pour chacune si elle se fait par formule ou avec Power Query, et comment.
3. Indique les contrôles à faire après nettoyage : nombre de lignes attendu, total à comparer à l'export d'origine.

Ne supprime aucune donnée sans me dire laquelle et selon quelle règle.

Avant de coller quoi que ce soit, remplace noms, adresses et coordonnées. Quinze lignes fictives de même forme suffisent pour obtenir la méthode. Pour savoir ce qui peut sortir ou non de ton poste, lis ce qu'il ne faut pas coller dans un chatbot et, en entreprise, demande à la personne qui gère la conformité.

Analyser un fichier : exiger la méthode, pas seulement la réponse

Certains assistants peuvent lire un fichier et exécuter du code pour faire les calculs, au moment où ces lignes sont écrites. Vérifie dans ton outil ce qu'il fait réellement. La nuance est importante. S'il calcule, tu peux contrôler le calcul. S'il répond de tête à partir d'un tableau collé dans le chat, méfie-toi de chaque total.

Tu trouveras ci-joint [FICHIER], qui contient [DESCRIPTION DES COLONNES].
Question de décision : [EX. : quels plats retirer de la carte d'hiver ?]

Avant toute analyse :
- indique le nombre de lignes, la période couverte et les valeurs manquantes
- reformule les hypothèses que tu vas prendre et attends ma validation

Ensuite :
- calcule à partir du fichier, sans estimer, et montre la méthode ou le code utilisé
- donne les résultats dans un tableau, puis 3 constats maximum, chacun appuyé par un chiffre
- distingue ce que les données montrent de ce que tu supposes sur les causes
- signale si l'effectif est trop faible pour conclure

La demande de validation des hypothèses évite une analyse fausse et bien présentée. Par exemple, « les ventes » incluent-elles les annulations ? Faut-il raisonner en marge ou en volume ? Pour une enseignante qui étudie les résultats d'une petite classe, le rappel sur l'effectif est aussi utile : sur 24 élèves, une variation de quelques points ne dit pas grand-chose. Si l'analyse comporte plusieurs calculs imbriqués, faire raisonner l'IA étape par étape rendra les erreurs plus faciles à repérer.

Transformer des chiffres en commentaire pour ton équipe

Le tableau croisé est prêt, reste à écrire les trois lignes que ta direction lira vraiment.

Voici un tableau de résultats, déjà vérifié :
[COLLE LE TABLEAU]

Rédige un commentaire de 100 mots maximum pour [DESTINATAIRE], qui doit décider de [DÉCISION].
Commence par le constat principal. Utilise uniquement les chiffres du tableau, sans recalculer de pourcentage que tu ne peux pas justifier. N'avance aucune cause. Termine par la question à trancher.

Quel que soit le prompt, garde une règle fixe : rapproche au moins un total du résultat avec ta source, à la main ou par une formule. Notre méthode pour vérifier une réponse de l'IA donne d'autres contrôles rapides.

Reprends la dernière formule qui t'a résisté, décris tes colonnes comme dans le deuxième prompt et ajoute la version de ton Excel. C'est souvent la seule chose qui manquait.