Prompt per Microsoft Copilot: Word, Excel, Outlook e Teams

La tesoriera di un gruppo escursionistico apre Word, clicca sull'icona di Copilot e scrive: «Fai il verbale dell'assemblea generale.» Ottiene due pagine di ovvietà sulla vita associativa. Copilot aveva eppure accesso ai suoi documenti, ma lei non gli ha detto quali, né che cosa si aspettava.

Copilot non è un unico strumento. È un assistente integrato in ogni applicazione Microsoft 365, e non vede la stessa cosa a seconda di dove lo chiami. Ciò che è disponibile dipende anche dalla tua licenza e dalle impostazioni della tua organizzazione: se da te manca un pulsante, la risposta sta nell'amministrazione del tuo account, non nel tuo prompt.

In Word: indica i documenti e la forma

In Word, Copilot può scrivere una prima bozza, riscrivere un passaggio, riassumere o trasformare il documento aperto. Può anche basarsi su altri file che gli indichi, se il tuo piano lo permette. Il prompt che funziona nomina le fonti e fissa la forma finale.

Scrivi il verbale dell'assemblea generale del gruppo a partire da questi due documenti: [NOME DEL FILE DEGLI APPUNTI] e [NOME DEL FILE DEL BILANCIO].

Struttura: un paragrafo sulla partecipazione, uno sul bilancio, uno sulle votazioni (una frase per delibera), poi un elenco delle azioni decise con il nome della persona responsabile.

Tono: fattuale, senza formule di cortesia. Non aggiungere nessuna informazione che non figuri nei due documenti. Se manca una cifra, scrivi [DA COMPLETARE].

L'istruzione sulle cifre mancanti conta. Senza di essa, lo strumento riempie i vuoti con il plausibile. Rileggi soprattutto gli importi, le date e i nomi, confrontandoli con l'originale.

Per ritoccare un passaggio, selezionalo prima di chiedere. «Rendi più corto questo paragrafo» applicato a tutto il documento non ti darà ciò che vuoi, mentre lo stesso ordine su tre frasi selezionate sì.

In Excel: prepara la tabella prima di chiedere

Copilot in Excel lavora meglio su dati puliti: una tabella, una riga di intestazioni con nomi parlanti, niente celle unite né righe vuote in mezzo. Se il tuo file somiglia a un'impaginazione più che a un elenco, ripuliscilo prima, altrimenti la risposta riguarderà il pezzo sbagliato.

Per la tesoriera, con un foglio di quote:

Nella tabella delle quote, aggiungi una colonna che indichi "da sollecitare" quando la colonna Stato è vuota e la data di iscrizione risale a più di 30 giorni fa.

Poi spiegami la formula che hai usato, in una frase, così posso verificarla.

Chiedere la spiegazione della formula è una buona abitudine. Riutilizzi poi solo ciò che capisci e individui in fretta una condizione invertita. Per le analisi più ampie (tabelle pivot, grafici, domande sui numeri), il principio è lo stesso della nostra guida a Excel e all'analisi dei dati: di' quale colonna contiene che cosa e che cosa vuoi sapere, non soltanto «analizza».

In Outlook: prima riassumere, poi rispondere

Il caso più utile è il thread di trenta mail in cui arrivi in ritardo. Chiedi prima un riassunto, solo dopo una risposta. Se mescoli le due cose, lo strumento scrive una risposta basata su una comprensione che non hai controllato.

Riassumi questo thread in cinque righe: ciò che è stato deciso, ciò che resta aperto e ciò che ci si aspetta da me.

Quando il riassunto ti sembra giusto, passa alla risposta:

Scrivi una risposta a Giulio. Confermo la data del 14 ma non posso fornire il budget prima di giovedì. Quattro frasi al massimo, tono diretto e cordiale, senza riformulare il thread.

Copilot propone anche di regolare il tono e la lunghezza di una bozza. È pratico per una mail delicata, ma il mittente resti tu: rileggi prima di inviare, soprattutto gli impegni che lo strumento potrebbe aver aggiunto. Per i modelli di mail da conservare, vedi i prompt per le e-mail professionali.

In Teams: chiedi decisioni, non un riassunto

Dopo una riunione, Copilot può produrre un riepilogo, a condizione che la trascrizione sia stata attivata durante la riunione, cosa che dipende dalle impostazioni della tua organizzazione. Senza trascrizione, non ha nulla da riassumere. Nel dubbio, verifica prima della riunione e avvisa i partecipanti.

«Riassumi la riunione» dà spesso un verbale fiacco. Fai piuttosto la domanda di cui hai bisogno:

Elenca le decisioni prese durante la riunione, una per riga. Poi le azioni da svolgere, con il nome della persona e la scadenza quando è stata detta. Poi gli argomenti rimasti senza risposta. Non inventare scadenze: se non è stata pronunciata, scrivi "non precisata".

Una trascrizione può attribuire male una frase o deformare un nome proprio. Per una decisione che impegna qualcuno, riascolta il passaggio o fai confermare dalla persona.

Copilot Chat o Copilot nell'applicazione?

Esistono entrambi e non vanno confusi. La chat lavora in conversazione, su dati web e, a seconda della tua licenza, sulle tue mail, sui file e sulle riunioni. L'assistente dentro un'applicazione è pensato per agire sul documento che hai aperto. Per ritrovare uno scambio o incrociare più fonti, comincia quindi dalla chat; per modificare un file preciso, aprilo e chiama Copilot dall'applicazione. Le funzionalità evolvono, guarda che cosa propone la tua interfaccia.

In ogni caso, ciò che scrivi segue la logica abituale: un contesto, un obiettivo, fonti nominate, una forma. L'articolo sul contesto dettaglia che cosa precisare. E dato che Copilot tocca documenti aziendali, leggi ciò che è meglio non affidare mai a un chatbot e poi le regole della tua organizzazione prima di fargli leggere file che contengono dati personali.

Una prima prova per domattina

Scegli la prossima mail lunga che devi gestire, apri Copilot in Outlook e chiedi il riassunto in cinque righe. Confronta con la tua lettura del thread. Se i due coincidono, passa alla risposta. Altrimenti annota che cosa ha mancato: è ciò che dovrai precisare ogni volta.