Prompts para Microsoft Copilot: Word, Excel, Outlook y Teams

La tesorera de un club de senderismo abre Word, hace clic en el icono de Copilot y escribe: «Haz el informe de la asamblea general». Obtiene dos páginas de generalidades sobre la vida asociativa. Copilot tenía acceso a sus documentos, pero ella no le dijo cuáles, ni qué esperaba.

Copilot no es una sola herramienta. Es un asistente integrado en cada aplicación de Microsoft 365, y no ve lo mismo según dónde lo invoques. Lo que está disponible depende también de tu licencia y de los ajustes de tu organización: si en tu caso falta un botón, la respuesta está en la administración de tu cuenta, no en tu prompt.

En Word: señala los documentos y la forma

En Word, Copilot puede redactar un primer borrador, reescribir un pasaje, resumir o transformar el documento abierto. También puede apoyarse en otros archivos que le indiques, si tu plan lo permite. El prompt que funciona nombra sus fuentes y fija la forma final.

Redacta el acta de la asamblea general del club a partir de estos dos documentos: [NOMBRE DEL ARCHIVO DE LAS NOTAS] y [NOMBRE DEL ARCHIVO DEL BALANCE FINANCIERO].

Estructura: un párrafo sobre la participación, otro sobre el balance financiero, otro sobre las votaciones (una frase por resolución) y luego una lista de las acciones acordadas con el nombre de la persona responsable.

Tono: factual, sin fórmulas de cortesía. No añadas ninguna información que no figure en los dos documentos. Si falta una cifra, escribe [POR COMPLETAR].

La instrucción sobre las cifras que faltan es importante. Sin ella, la herramienta rellena los huecos con algo verosímil. Revisa sobre todo los importes, las fechas y los nombres, comparándolos con el original.

Para retocar un pasaje, selecciónalo antes de pedirlo. «Haz este párrafo más corto» aplicado a todo el documento no te dará lo que quieres, mientras que la misma orden sobre tres frases seleccionadas sí.

En Excel: prepara la tabla antes de pedir

Copilot en Excel trabaja mejor con datos limpios: una tabla, una fila de encabezados con nombres claros, sin celdas combinadas ni filas vacías en medio. Si tu archivo se parece más a una maquetación que a una lista, límpialo primero, o la respuesta se referirá al trozo equivocado.

Para la tesorera, con una hoja de cuotas:

En la tabla de cuotas, añade una columna que indique «por reclamar» cuando la columna Estado esté vacía y la fecha de inscripción tenga más de 30 días.

Después explícame la fórmula que has usado, en una frase, para que pueda comprobarla.

Pedir la explicación de la fórmula es un buen hábito. Así solo reutilizas lo que entiendes y detectas rápido una condición invertida. Para los análisis más amplios (tablas dinámicas, gráficos, preguntas sobre las cifras), el principio es el mismo que en nuestra guía sobre Excel y análisis de datos: di qué columna contiene qué y qué quieres saber, no solo «analiza».

En Outlook: resume primero, responde después

El caso más útil es el hilo de treinta correos al que llegas tarde. Pide primero un resumen y solo después una respuesta. Si mezclas ambas cosas, la herramienta redacta una respuesta basada en una comprensión que no has controlado.

Resume este hilo de discusión en cinco líneas: qué se ha decidido, qué queda abierto y qué se espera de mí.

Cuando el resumen te parezca correcto, pasa a la respuesta:

Redacta una respuesta a Julián. Confirmo la fecha del día 14 pero no puedo facilitar el presupuesto antes del jueves. Cuatro frases como máximo, tono directo y cordial, sin reformular el hilo.

Copilot también ofrece ajustar el tono y la longitud de un borrador. Es práctico para un correo delicado, pero el remitente sigues siendo tú: relee antes de enviar, sobre todo los compromisos que la herramienta haya podido añadir. Para las plantillas de correos que conviene guardar, consulta los prompts de correos profesionales.

En Teams: pide decisiones, no un resumen

Después de una reunión, Copilot puede producir un resumen, siempre que la transcripción se haya activado durante la reunión, lo que depende de los ajustes de tu organización. Sin transcripción, no tiene nada que resumir. En caso de duda, comprueba antes de la reunión y avisa a los participantes.

«Resume la reunión» suele dar un acta blanda. Haz mejor la pregunta que necesitas:

Enumera las decisiones tomadas durante la reunión, una por línea. Después las acciones que hay que llevar a cabo, con el nombre de la persona y la fecha límite cuando se haya dicho. Después los temas que han quedado sin respuesta. No inventes ninguna fecha límite: si no se pronunció, escribe «sin precisar».

Una transcripción puede atribuir mal una frase o deformar un nombre propio. Para una decisión que comprometa a alguien, vuelve a escuchar el pasaje o pide confirmación a la persona.

¿Copilot Chat o Copilot dentro de la aplicación?

Existen los dos y no se confunden. El chat trabaja en conversación, con datos de la web y, según tu licencia, con tus correos, archivos y reuniones. El asistente dentro de una aplicación está pensado para actuar sobre el documento que tienes abierto. Para recuperar un intercambio o cruzar varias fuentes, empieza por el chat; para modificar un archivo concreto, ábrelo e invoca a Copilot desde la aplicación. Las capacidades evolucionan, mira lo que te propone tu interfaz.

En todos los casos, lo que escribes sigue la lógica habitual: un contexto, un objetivo, fuentes nombradas, una forma. El artículo sobre el contexto detalla qué hay que precisar. Y como Copilot toca documentos de empresa, lee lo que más vale no confiarle nunca a un chatbot y luego las normas de tu organización antes de hacerle leer archivos con datos personales.

Una primera prueba para mañana por la mañana

Elige el próximo correo largo que tengas que atender, abre Copilot en Outlook y pide el resumen en cinco líneas. Compáralo con tu propia lectura del hilo. Si coinciden, pasa a la respuesta. Si no, anota lo que se le ha escapado: es lo que tendrás que precisar cada vez.