Prompts para Excel y análisis de datos: fórmulas y limpieza

Le pides una fórmula a una IA, te responde =SUMIFS(D:D,B:B,"Norte"), y tu Excel en español muestra un error. No tiene nada de raro: los nombres de las funciones y el separador dependen del idioma y de la configuración regional. En un equipo con Excel en español, lo más habitual será SUMAR.SI.CONJUNTO y punto y coma.

La corrección cabe en una frase que añadir a cada petición, y resume el espíritu de todo lo que sigue: la IA necesita conocer tu entorno y la forma exacta de tus datos.

Obtener una fórmula que funcione a la primera

Tomemos a la contable de una pequeña empresa que quiere la facturación de una zona en un periodo. Primera versión:

Hazme una fórmula para sumar las ventas por región.

La IA tiene que adivinarlo todo: las columnas, el formato de las fechas, la versión de Excel. Versión corregida:

Uso [EXCEL 365 EN ESPAÑOL / GOOGLE SHEETS / EXCEL 2019], con el punto y coma como separador. Da los nombres de las funciones en español.

Mi tabla, hoja «Ventas», de la fila 2 a la fila 5000:
- A: fecha (fecha real de Excel, formato DD/MM/AAAA)
- B: región (texto: Norte, Sur, Este, Oeste)
- C: comercial (texto)
- D: importe sin IVA (número)

Resultado deseado: el total sin IVA de la región indicada en G1, entre la fecha de inicio de G2 y la fecha de fin de G3, ambas incluidas.

Da la fórmula para pegar y explica después cada argumento en una línea. Indica las causas probables si devuelve 0 o un error.

Deberías obtener una fórmula de este tipo:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas!D2:D5000;Ventas!B2:B5000;G1;Ventas!A2:A5000;">="&G2;Ventas!A2:A5000;"<="&G3)

Si devuelve 0, mira primero tus fechas: una exportación suele contener fechas almacenadas como texto, que las comparaciones ignoran. Otro caso frecuente es un espacio invisible después de «Norte». El final del prompt, que pide las causas del error, te ahorra esa ida y vuelta.

Cuando trabajas con una solución en inglés encontrada en un foro, esta pequeña tabla ayuda a traducir:

Entender una fórmula heredada

Recibes un archivo con una fórmula de cuatro líneas que nadie se atreve a tocar. Este prompt la hace legible y busca sus puntos débiles.

Esta es una fórmula de mi libro:
[FÓRMULA]

Está en [CELDA], y las columnas utilizadas contienen: [DESCRIPCIÓN].

1. Explica lo que calcula en una frase, para alguien que no conoce Excel.
2. Descompónla de dentro hacia fuera.
3. Señala los rangos fijados, los valores escritos a mano y los casos en que daría un resultado falso sin mostrar ningún error.
4. Propón una versión más sencilla si existe, compatible con [VERSIÓN DE EXCEL].

El punto 3 es el que cuenta: un tipo de IVA o un límite de filas escritos dentro de la fórmula son de los que se quedan ahí durante años sin que nadie se dé cuenta.

Limpiar una exportación sin pasar la tarde en ello

Una exportación de un programa de caja o de un CRM es texto mezclado con fechas, duplicados y líneas de subtotal. Para una asociación que fusiona tres listas de socios, o un restaurador que recupera sus ventas de caja, lo más seguro es pedir un plan antes de cualquier manipulación.

Esta es la estructura de una exportación y 15 filas representativas, con los datos personales sustituidos:
[PEGA LOS ENCABEZADOS Y LAS FILAS]

Objetivo: [P. EJ.: una tabla con una fila por venta, lista para una tabla dinámica]
Herramienta: [EXCEL 365 EN ESPAÑOL, POWER QUERY DISPONIBLE]

1. Enumera los problemas visibles (tipos mezclados, duplicados, valores vacíos, formatos de fecha, filas parásitas).
2. Propón los pasos de limpieza en orden, precisando para cada uno si se hace con fórmula o con Power Query, y cómo.
3. Indica las comprobaciones que hacer después de la limpieza: número de filas esperado, total que comparar con la exportación original.

No elimines ningún dato sin decirme cuál y según qué regla.

Antes de pegar nada, sustituye nombres, direcciones y datos de contacto. Quince filas ficticias con la misma forma bastan para obtener el método. Para saber qué puede salir o no de tu equipo, lee qué no debes pegar en un chatbot y, en una empresa, pregunta a la persona que se encarga del cumplimiento normativo.

Analizar un archivo: exigir el método, no solo la respuesta

Algunos asistentes pueden leer un archivo y ejecutar código para hacer los cálculos, en el momento de escribir estas líneas. Comprueba en tu herramienta lo que hace realmente. El matiz es importante. Si calcula, puedes controlar el cálculo. Si responde de memoria a partir de una tabla pegada en el chat, desconfía de cada total.

Adjunto [ARCHIVO], que contiene [DESCRIPCIÓN DE LAS COLUMNAS].
Pregunta de decisión: [P. EJ.: ¿qué platos retirar de la carta de invierno?]

Antes de cualquier análisis:
- indica el número de filas, el periodo cubierto y los valores que faltan
- reformula las hipótesis que vas a asumir y espera mi validación

Después:
- calcula a partir del archivo, sin estimar, y muestra el método o el código utilizado
- da los resultados en una tabla y, a continuación, 3 conclusiones como máximo, cada una respaldada por una cifra
- distingue lo que muestran los datos de lo que supones sobre las causas
- señala si la muestra es demasiado pequeña para concluir

Pedir la validación de las hipótesis evita un análisis falso y bien presentado. Por ejemplo, ¿«las ventas» incluyen las cancelaciones? ¿Hay que razonar en margen o en volumen? Para una profesora que estudia los resultados de una clase pequeña, el recordatorio sobre el tamaño de la muestra también es útil: con 24 alumnos, una variación de unos pocos puntos no dice gran cosa. Si el análisis incluye varios cálculos encadenados, hacer que la IA razone paso a paso facilitará detectar los errores.

Convertir cifras en un comentario para tu equipo

La tabla dinámica está lista, falta escribir las tres líneas que tu dirección leerá de verdad.

Esta es una tabla de resultados, ya verificada:
[PEGA LA TABLA]

Redacta un comentario de 100 palabras como máximo para [DESTINATARIO], que debe decidir sobre [DECISIÓN].
Empieza por la conclusión principal. Usa únicamente las cifras de la tabla, sin recalcular ningún porcentaje que no puedas justificar. No avances ninguna causa. Termina con la pregunta que hay que resolver.

Sea cual sea el prompt, mantén una regla fija: contrasta al menos un total del resultado con tu fuente, a mano o mediante una fórmula. Nuestro método para verificar una respuesta de la IA ofrece otros controles rápidos.

Retoma la última fórmula que se te resistió, describe tus columnas como en el segundo prompt y añade la versión de tu Excel. A menudo es lo único que faltaba.