Prompts für Microsoft Copilot: Word, Excel, Outlook und Teams

Die Kassenwartin eines Wandervereins öffnet Word, klickt auf das Copilot-Symbol und tippt: „Mach den Bericht der Mitgliederversammlung.“ Sie erhält zwei Seiten Allgemeinplätze über das Vereinsleben. Copilot hatte durchaus Zugriff auf ihre Dokumente, aber sie hat ihm weder gesagt, auf welche, noch was sie erwartete.

Copilot ist nicht ein einzelnes Tool. Es ist ein Assistent, der in jede Microsoft-365-Anwendung integriert ist, und er sieht nicht überall dasselbe, je nachdem, wo du ihn aufrufst. Was verfügbar ist, hängt auch von deiner Lizenz und den Einstellungen deiner Organisation ab: Fehlt bei dir eine Schaltfläche, liegt die Antwort in der Verwaltung deines Kontos, nicht in deinem Prompt.

In Word: Dokumente und Form benennen

In Word kann Copilot einen ersten Entwurf schreiben, eine Passage umschreiben, das geöffnete Dokument zusammenfassen oder umwandeln. Er kann sich auch auf andere Dateien stützen, die du ihm nennst, wenn dein Tarif es erlaubt. Der Prompt, der funktioniert, nennt seine Quellen und legt die endgültige Form fest.

Verfasse das Protokoll der Mitgliederversammlung des Vereins anhand dieser beiden Dokumente: [DATEINAME DER NOTIZEN] und [DATEINAME DER FINANZBILANZ].

Struktur: ein Absatz zur Teilnahme, einer zur Finanzbilanz, einer zu den Abstimmungen (ein Satz pro Beschluss), dann eine Liste der beschlossenen Aufgaben mit dem Namen der verantwortlichen Person.

Ton: sachlich, ohne Höflichkeitsformel. Füge keine Information hinzu, die nicht in den beiden Dokumenten steht. Fehlt eine Zahl, schreibe [ZU ERGÄNZEN].

Die Vorgabe zu fehlenden Zahlen zählt. Ohne sie füllt das Tool die Lücken mit Plausiblem. Lies vor allem Beträge, Daten und Namen gegen, indem du sie mit dem Original vergleichst.

Um eine Passage zu überarbeiten, markiere sie, bevor du fragst. „Mach diesen Absatz kürzer“, auf das ganze Dokument angewandt, ergibt nicht, was du willst, derselbe Befehl auf drei markierte Sätze schon.

In Excel: die Tabelle vorbereiten, bevor du fragst

Copilot in Excel arbeitet besser mit sauberen Daten: einer Tabelle, einer Kopfzeile mit sprechenden Namen, keinen verbundenen Zellen und keinen Leerzeilen mittendrin. Sieht deine Datei eher nach Layout als nach einer Liste aus, bereinige sie zuerst, sonst bezieht sich die Antwort auf das falsche Stück.

Für die Kassenwartin, mit einem Blatt der Mitgliedsbeiträge:

Füge in der Tabelle der Mitgliedsbeiträge eine Spalte hinzu, die „nachfassen“ anzeigt, wenn die Spalte Status leer ist und das Anmeldedatum mehr als 30 Tage zurückliegt.

Erkläre mir dann die Formel, die du verwendet hast, in einem Satz, damit ich sie prüfen kann.

Die Erklärung der Formel zu verlangen, ist eine gute Gewohnheit. Du verwendest danach nur, was du verstehst, und entdeckst schnell eine umgedrehte Bedingung. Für umfassendere Analysen (Pivot-Tabellen, Diagramme, Fragen zu den Zahlen) gilt dasselbe Prinzip wie in unserem Leitfaden zu Excel und Datenanalyse: Sag, welche Spalte was enthält und was du wissen willst, nicht nur „analysiere“.

In Outlook: erst zusammenfassen, dann antworten

Der nützlichste Fall ist der Verlauf mit dreißig Mails, in den du zu spät einsteigst. Bitte zuerst um eine Zusammenfassung, erst danach um eine Antwort. Vermischst du beides, schreibt das Tool eine Antwort auf der Grundlage eines Verständnisses, das du nicht kontrolliert hast.

Fasse diesen Gesprächsverlauf in fünf Zeilen zusammen: was entschieden wurde, was offen bleibt und was von mir erwartet wird.

Erscheint dir die Zusammenfassung richtig, geh zur Antwort über:

Verfasse eine Antwort an Julien. Ich bestätige das Datum, den 14., kann aber das Budget nicht vor Donnerstag liefern. Höchstens vier Sätze, direkter und herzlicher Ton, ohne den Verlauf wiederzugeben.

Copilot bietet auch an, Ton und Länge eines Entwurfs einzustellen. Das ist praktisch bei einer heiklen Mail, aber du bleibst der Absender: Lies vor dem Senden gegen, vor allem die Zusagen, die das Tool hinzugefügt haben könnte. Zu den Mail-Vorlagen, die du aufbewahren willst, siehe die Prompts für berufliche E-Mails.

In Teams: nach Entscheidungen fragen, nicht nach einer Zusammenfassung

Nach einer Besprechung kann Copilot eine Zusammenfassung erstellen, vorausgesetzt, die Transkription war während der Besprechung aktiviert, was von den Einstellungen deiner Organisation abhängt. Ohne Transkription hat es nichts zusammenzufassen. Prüfe es im Zweifel vor der Besprechung und informiere die Teilnehmenden.

„Fasse die Besprechung zusammen“ ergibt oft ein schlaffes Protokoll. Stell lieber die Frage, die du brauchst:

Liste die in der Besprechung getroffenen Entscheidungen auf, eine pro Zeile. Dann die zu erledigenden Aufgaben, mit dem Namen der Person und der Frist, wenn sie genannt wurde. Dann die Themen, die ohne Antwort geblieben sind. Erfinde keine Frist: Wurde keine genannt, schreibe „nicht angegeben“.

Eine Transkription kann einen Satz falsch zuordnen oder einen Eigennamen entstellen. Hör dir bei einer Entscheidung, die jemanden bindet, die Stelle noch einmal an oder lass sie von der Person bestätigen.

Copilot Chat oder Copilot in der Anwendung?

Beide gibt es, und sie sind nicht dasselbe. Der Chat arbeitet im Gespräch, mit Webdaten und, je nach Lizenz, mit deinen Mails, Dateien und Besprechungen. Der Assistent in einer Anwendung ist dafür gedacht, auf das Dokument einzuwirken, das du geöffnet hast. Um einen Austausch wiederzufinden oder mehrere Quellen zu kreuzen, beginne also mit dem Chat; um eine bestimmte Datei zu ändern, öffne sie und rufe Copilot aus der Anwendung auf. Die Fähigkeiten entwickeln sich, schau nach, was deine Oberfläche bietet.

In jedem Fall folgt das, was du schreibst, der üblichen Logik: ein Kontext, ein Ziel, benannte Quellen, eine Form. Der Artikel über den Kontext erläutert, was du angeben musst. Und weil Copilot an Unternehmensdokumenten arbeitet, lies was man einem Chatbot besser nie anvertraut und dann die Regeln deiner Organisation, bevor du ihn Dateien mit personenbezogenen Daten lesen lässt.

Ein erster Versuch für morgen früh

Wähle die nächste lange Mail, die du bearbeiten musst, öffne Copilot in Outlook und verlange die Zusammenfassung in fünf Zeilen. Vergleiche mit deiner eigenen Lektüre des Verlaufs. Stimmen beide überein, geh zur Antwort über. Wenn nicht, notiere, was er verfehlt hat: Das musst du jedes Mal präzisieren.