Prompts für den Alltag in einem Kleinunternehmen

Die Inhaberin einer Stadtteilbäckerei macht um 19:30 Uhr die Kasse zu. Drei Dinge bleiben ihr: bei einem Lieferanten nachhaken, die Nachricht an den Mitarbeiter schreiben, der in den Urlaub geht, den Aushang für den neuen Azubi verfassen. Diese Texte würden sie nicht lange aufhalten, wenn sie den Kopf frei hätte, aber sie schiebt sie seit drei Tagen auf morgen.

In einem kleinen Unternehmen verkauft, produziert, führt das Personal und schreibt die Briefe dieselbe Person. Die folgenden Prompts nehmen sich die liegengebliebenen Schreibarbeiten vor. Keiner ersetzt deinen Steuerberater, deinen Juristen oder deinen Fachmann bei einer Entscheidung. Sie ersparen dir die leere Seite.

Eine offene Rechnung anmahnen, in Stufen

Eine Zahlungserinnerung muss dosiert werden: zu hart und zu früh, verärgert sie einen guten Kunden, zu weich, nützt sie nichts. Bereite gleich eine Folge von drei Nachrichten vor.

Verfasse drei Mahnnachrichten für eine unbezahlte Rechnung, von der weichsten zur festesten.

Mein Unternehmen: [ART, Z. B.: BÄCKEREI MIT PARTYSERVICE]. Kunde: [PRIVATPERSON / UNTERNEHMEN], zu dem ich [EINE GUTE BEZIEHUNG / EINE NEUE BEZIEHUNG] habe.
Rechnung: Nr. [NUMMER], [BETRAG] €, ausgestellt am [DATUM], fällig am [DATUM], Gegenstand: [Z. B.: BUFFET FÜR 40 PERSONEN].

Nachricht 1: freundliche Erinnerung, 3 Tage nach Fälligkeit, ohne Vorwurf.
Nachricht 2: 15 Tage danach, nenne die Fakten und bitte um einen Zahlungstermin.
Nachricht 3: 30 Tage danach, bestimmt und sachlich, kündige den nächsten Schritt an, den ich einzuleiten bereit bin: [SCHRITT, Z. B.: FÖRMLICHE MAHNUNG PER EINSCHREIBEN].

Jede Nachricht hat höchstens 80 Wörter. Nenne keinen Gesetzesartikel, keine bezifferte Strafe und keinen Zinssatz: Die in meinen Verkaufsbedingungen vorgesehenen Angaben füge ich selbst hinzu.

Verzugszinsen und die Pauschale für Beitreibungskosten stehen in Frankreich normalerweise in deinen allgemeinen Geschäftsbedingungen und auf deinen Rechnungen. Bist du unsicher, was du anwenden darfst, frag deinen Steuerberater. Bei einer größeren offenen Forderung bereitest du ein Mahnschreiben mit einer Rechtsfachperson vor.

Einem verärgerten Kunden antworten

Eine schlechte Antwort auf eine Beschwerde kostet mehr als der Fehler, der sie ausgelöst hat. Der richtige Reflex: kühl aufschreiben, was du im Zorn sagen möchtest, und es dann umformulieren lassen.

Ein Kunde hat mir diese Nachricht geschrieben:
„[FÜGE DIE NACHRICHT EIN]“

Was nach meinen Prüfungen tatsächlich passiert ist: [FAKTEN].
Was ich zu tun bereit bin: [ENTGEGENKOMMEN: ERSTATTUNG, LEISTUNG NEU ERBRINGEN, NACHLASS ...].
Was ich nicht tun werde: [GRENZE].

Schreibe meine Antwort in höchstens 100 Wörtern: erkenne an, was an seiner Beschwerde stimmt, erkläre kurz, ohne dich zu rechtfertigen, biete das Entgegenkommen an, nenne eine Frist. Menschlicher Ton, keine Standard-Entschuldigungsformel. Versprich nichts über das hinaus, was ich geschrieben habe.

Die KI neigt dazu, an deiner Stelle zu großzügig zu sein („wir schenken Ihnen ...“). Die Zeile „was ich nicht tun werde“ hält sie an der Leine. Hast du solche Nachrichten jeden Tag, schau dir die Prompts für den Kundenservice an.

Eine Arbeitsanweisung schreiben, die der Azubi liest

Eine mündliche Anweisung geht verloren, eine zu lange schriftliche wird nicht gelesen. Bitte die KI, das, was du sagst, in eine einfache Seite zu verwandeln.

Ich beschreibe dir mündlich, wie wir [AUFGABE, Z. B.: DAS ÖFFNEN DES LADENS UM 5:30 UHR] machen. Rohe Transkription:

[FÜGE DEINE NOTIZEN ODER DEIN DIKTAT EIN]

Verwandle sie in eine Arbeitsanweisung für einen neuen Mitarbeiter, der diese Arbeit noch nie gemacht hat: nummerierte Schritte, eine Handlung pro Schritt, in der tatsächlichen Reihenfolge, mit den beiden Punkten, an denen man sich am häufigsten irrt, in Fettschrift und dem, was passiert, wenn man sich irrt. Füge am Ende der Seite eine Checkliste von höchstens 6 Zeilen hinzu. Scheint dir ein Schritt zu fehlen, stell mir am Schluss die Frage, statt ihn zu erfinden.

Ein Hinweis zur Sicherheit: Die Arbeitsanweisung ersetzt nicht die Hygiene- oder Sicherheitsregeln, die für deine Tätigkeit gelten. Lass sie von der Person gegenlesen, die schon die Neuen einarbeitet, sie wird den Schritt entdecken, den du ohne nachzudenken tust.

Sich auf ein schwieriges Gespräch vorbereiten

Bevor du deine Bankberaterin, deinen Vermieter oder einen Mitarbeiter triffst, dessen Verhalten du zurechtrücken musst, bitte die KI, dir bei der Vorbereitung der Fragen zu helfen. Gib ihr den Kontext, was du erreichen willst und was du befürchtest. Bitte sie, den Gesprächspartner zu spielen, wie im Artikel über der KI eine Rolle geben. Du übst, ruhig zu sagen, was du dich sonst nicht getraut hättest zu sagen.

Die Grenzen, die du kennen solltest

Gib die Daten deiner Kunden oder deiner Mitarbeiter nicht in ein Tool für die breite Öffentlichkeit ein: Namen, Adressen, Gehaltsabrechnungen. Ersetze sie durch „der Kunde“ oder „der Mitarbeiter“. Und für alles, was Buchhaltung, Steuern oder Arbeitsrecht berührt, ist die KI ein gutes Werkzeug, um ein Thema zu verstehen und deine Fragen vorzubereiten, nicht um zu entscheiden. Eine Antwort überprüfen erläutert, wie du eine Zahl oder eine Regel kontrollierst, bevor du sie verwendest.

Nimm zum Anfangen die Schreibaufgabe, die du am häufigsten aufschiebst, die, die seit einer Woche in deinem Kopf liegt, und schreib heute Abend ihren Prompt. Zehn Minuten genügen.