Prompts para gerir uma pequena empresa no dia a dia

A dona de uma padaria de bairro fecha o caixa às 19h30. Restam três coisas: um fornecedor a cobrar, a mensagem para o funcionário que sai de férias, o aviso a afixar para o novo aprendiz. Esses textos não tomariam muito tempo se ela estivesse com a cabeça livre, mas ela os empurra para o dia seguinte há três dias.

Numa pequena empresa, é a mesma pessoa que vende, produz, cuida do pessoal e escreve as cartas. Os prompts abaixo atacam os escritos que ficam pendentes. Nenhum substitui o seu contador, o seu advogado ou o seu especialista numa decisão. Eles poupam você da página em branco.

Cobrar uma fatura em atraso, por etapas

A cobrança de uma fatura precisa de dosagem: dura demais e cedo demais, aborrece um bom cliente; mole demais, não serve para nada. Prepare uma sequência de três mensagens de uma vez.

Redija três mensagens de cobrança para uma fatura não paga, da mais suave à mais firme.

Minha empresa: [TIPO, EX.: PADARIA E BUFFET]. Cliente: [PESSOA FÍSICA / EMPRESA], com quem tenho [UMA BOA RELAÇÃO / UMA RELAÇÃO RECENTE].
Fatura: n.º [NÚMERO], [VALOR] €, emitida em [DATA], vencimento em [DATA], assunto: [EX.: BUFFET PARA 40 PESSOAS].

Mensagem 1: lembrete cordial, 3 dias depois do vencimento, sem cobrança.
Mensagem 2: 15 dias depois, relembre os fatos e peça uma data de pagamento.
Mensagem 3: 30 dias depois, firme e factual, anuncie a próxima etapa que estou disposto a tomar: [ETAPA, EX.: NOTIFICAÇÃO FORMAL (MISE EN DEMEURE) POR CARTA REGISTRADA].

Cada mensagem tem no máximo 80 palavras. Não cite nenhum artigo de lei, nenhuma multa em valor e nenhuma taxa: eu mesmo acrescentarei as menções previstas nas minhas condições de venda.

As penalidades por atraso e a indenização fixa normalmente constam das suas condições gerais e das suas faturas. Se você tem dúvida sobre o que é possível aplicar, pergunte ao seu contador. Para uma dívida importante, uma notificação formal se prepara com um profissional do direito.

Responder a um cliente insatisfeito

Uma resposta ruim a uma reclamação custa mais caro do que o erro que a provocou. O bom reflexo é escrever com a cabeça fria o que você quer dizer com a cabeça quente, e depois pedir para reformularem.

Um cliente me escreveu esta mensagem:
“[COLE A MENSAGEM]”

O que realmente aconteceu, segundo as minhas verificações: [FATOS].
O que estou disposto a fazer: [GESTO: REEMBOLSO, REFAZER O SERVIÇO, DESCONTO...].
O que não vou fazer: [LIMITE].

Escreva a minha resposta em no máximo 100 palavras: reconheça o que é verdade na reclamação, explique brevemente sem se justificar, proponha o gesto, dê um prazo. Tom humano, sem fórmula de desculpas padrão. Não prometa nada além do que eu escrevi.

A IA tende a ser generosa demais no seu lugar (“oferecemos a você...”). A linha “o que não vou fazer” a mantém na coleira. Se você recebe esse tipo de mensagem todos os dias, veja os prompts para atendimento ao cliente.

Escrever um procedimento que o aprendiz vai ler

Uma instrução oral se perde, uma instrução escrita longa demais não é lida. Peça à IA que transforme o que você diz numa página simples.

Vou descrever de viva voz como fazemos [TAREFA, EX.: A ABERTURA DA LOJA ÀS 5H30]. Transcrição bruta:

[COLE SUAS ANOTAÇÕES OU SEU DITADO]

Transforme isso em um procedimento para um novo funcionário que nunca fez esse trabalho: etapas numeradas, uma ação por etapa, na ordem real, com os dois pontos em que mais se erra e o que acontece se errar destacados em negrito. Acrescente no fim da página uma lista de verificação de no máximo 6 linhas. Se achar que falta uma etapa, faça a pergunta no final em vez de inventá-la.

Um ponto sobre segurança: o procedimento não substitui as regras de higiene ou de segurança que se aplicam à sua atividade. Peça que o releia a pessoa que já treina os novatos, ela vai identificar a etapa que você faz sem pensar.

Preparar-se para uma conversa difícil

Antes de encontrar seu gerente de banco, seu locador ou um funcionário cujo comportamento precisa ser corrigido, peça à IA que ajude a preparar as perguntas. Dê a ela o contexto, o que você quer obter e o que teme. Peça que faça o papel do interlocutor, como no artigo para dar um papel à IA. Você treina para dizer com calma o que não teria ousado dizer.

Os limites a conhecer

Não coloque numa ferramenta de uso geral os dados dos seus clientes ou funcionários: nomes, endereços, holerites. Troque-os por “o cliente” ou “o funcionário”. E para tudo o que envolve contabilidade, tributação ou direito do trabalho, a IA é uma boa ferramenta para entender um assunto e preparar suas perguntas, não para decidir. Verificar uma resposta detalha como conferir um número ou uma regra antes de usá-lo.

Para começar, pegue a tarefa de escrita que você mais adia, aquela que está na sua cabeça há uma semana, e redija o prompt dela hoje à noite. Dez minutos bastam.