Riassumere e interrogare documenti lunghi con l'IA

Carichi un capitolato di 80 pagine nel tuo assistente, chiedi «fammi un riassunto» e ricevi dieci righe ben scritte. Su che cosa vertono? Probabilmente sulle idee più generali, quelle dell'inizio. La clausola sulle penali per ritardo di pagina 63, quella che conta per te, non c'è.

Un riassunto può essere esatto e inutile. Su un documento lungo, la domanda da porsi prima del prompt riguarda la lettura che vuoi fare: capire di che cosa si tratta, ritrovare un'informazione o estrarre un insieme di punti. Ogni obiettivo richiede un metodo diverso.

Verifica prima di tutto che cosa l'IA ha realmente letto

Prima di qualsiasi domanda, assicurati che il testo sia passato. Tre problemi ricorrono spesso:

• Il PDF scansionato. L'immagine di una pagina non contiene testo. Alcuni strumenti la leggono, altri meno bene, e le tabelle possono uscire mescolate.
• Il documento troppo lungo. A seconda dello strumento, una parte del testo può non essere presa in considerazione, o essere consultata solo per estratti. Non necessariamente ne sei avvertito. I limiti dipendono dallo strumento e dal tuo piano, ed evolvono: verifica nel momento in cui lavori. L'articolo sui token e la finestra di contesto spiega il meccanismo.
• L'impaginazione. Note a piè di pagina, colonne e intestazioni ripetute possono spezzare le frasi a metà.

Un rapido controllo evita molte brutte sorprese.

Prima di lavorare su questo documento, fai un controllo di lettura:
1. Dammi il titolo e l'indice con i numeri di sezione così come compaiono nel documento.
2. Ricopia parola per parola la prima frase dell'ultima sezione e l'ultima frase del documento.
3. Segnala i passaggi che non riesci a leggere o che sembrano estratti male (tabelle, immagini, testo tagliato).

Per ora non riassumere nulla.

Confronta con l'originale. Se la fine non corrisponde, sai che dovrai suddividere.

Cerca una risposta precisa, non riassumere

Per un artigiano che risponde a un bando di gara, il riassunto non ha alcun interesse. Vuole sapere quali documenti presentare, entro quando, quali penali si applicano. L'approccio giusto: porre domande chiuse ed esigere il passaggio di origine.

Prima:

Riassumi questa documentazione di gara.

Dopo:

Mi aiuterai ad analizzare questa documentazione per decidere se partecipare. La mia attività: [IL TUO MESTIERE, LE TUE DIMENSIONI, LA TUA ZONA].

Rispondi in una tabella con le colonne: Domanda, Risposta, Citazione esatta, Posizione (sezione o pagina).

Domande:
1. Qual è la scadenza e la modalità di consegna dell'offerta?
2. Quali documenti sono obbligatori?
3. Quali sono i criteri di selezione e la loro ponderazione?
4. Ci sono penali o clausole insolite? Elencale tutte.
5. Quali certificazioni, assicurazioni o referenze sono richieste?
6. [LA TUA DOMANDA SPECIFICA]

Se il documento non risponde a una domanda, scrivi «Non trovato» e non dedurre nulla. Dopo la tabella, elenca le contraddizioni tra le diverse parti del documento.

Le citazioni ti permettono di verificare in pochi secondi con Ctrl+F. Prendile come una pista da controllare: un modello può sbagliarsi leggendo, e un «Non trovato» non prova l'assenza di una clausola. Per una decisione di peso, come un contratto o un appalto pubblico, rileggi il testo originale e consulta un professionista se necessario.

La logica della risposta ancorata al documento è spiegata nell'articolo per ridurre le allucinazioni.

Suddividere per riassumere davvero

Quando vuoi un vero riassunto di un testo lunghissimo, per esempio il rapporto annuale di una federazione, procedi in due tempi. Riassumi ogni parte separatamente, poi fai la sintesi di questi riassunti. Gli specialisti parlano di map-reduce. Ogni parte riceve così la stessa attenzione, e la fine del documento non finisce più nel dimenticatoio.

Il prompt per ogni parte impone lo stesso formato, per poter poi assemblare:

Ecco la parte [NUMERO] di [TOTALE] di un documento intitolato [TITOLO]. Lo leggo per [IL TUO OBIETTIVO].

Estrai da questa parte unicamente:
- le decisioni o conclusioni;
- le cifre importanti, con il loro contesto;
- i punti che potrebbero riguardare [LA TUA ATTIVITÀ O LA TUA ORGANIZZAZIONE];
- i rimandi ad altre parti del documento.

Massimo 150 parole. Cita il titolo della sezione per ogni punto. Non interpretare, non aggiungere nulla che non sia in questo estratto.

Poi, con l'insieme dei riassunti:

Ecco i riassunti successivi di tutte le parti di un documento. Scrivi una sintesi di [LUNGHEZZA] per [DESTINATARIO].

Struttura: ciò che bisogna ricordare, ciò che cambia rispetto a [PERIODO O VERSIONE PRECEDENTE, SE NOTI], ciò che bisogna fare o tenere d'occhio.

Mantieni i riferimenti alle sezioni. Se due riassunti si contraddicono, segnalalo invece di scegliere. Non aggiungere nessuna informazione assente dai riassunti.

Riassunti:
[INCOLLA I RIASSUNTI]

Suddividi il testo secondo i capitoli piuttosto che per numero di pagine, per non separare una regola dalla sua eccezione. Come in qualsiasi catena di prompt, puoi rileggere ogni riassunto intermedio prima di passare al seguito.

La sua debolezza è nota: ciò che non è stato trattenuto al primo passaggio non tornerà. Dai quindi il tuo obiettivo fin dall'inizio, come nel prompt, perché la selezione avvenga in base a ciò che ti interessa.

Gli strumenti pensati per interrogare i documenti

Gli assistenti generalisti permettono di allegare file, e alcuni offrono spazi in cui conservi più documenti di riferimento. Esistono anche strumenti specializzati nella consultazione di fonti, come NotebookLM di Google, che rimandano ai passaggi utilizzati. Queste funzioni evolvono in fretta: guarda che cosa offre il tuo strumento nel momento in cui leggi.

Conta anche il formato di caricamento. Quando puoi, preferisci un testo pulito a un PDF complicato: un documento Word o un testo copiato passa spesso meglio.

Un promemoria prima di inviare qualsiasi cosa: un contratto, delle buste paga o una pratica cliente possono contenere dati sensibili. Guarda che cosa non incollare in un chatbot, le condizioni del tuo piano e, se hai un dubbio serio, le raccomandazioni dell'autorità per la protezione dei dati (in Francia, la CNIL) o la persona incaricata dei dati nella tua struttura.

Prepara le tue domande prima di aprire il file

La prossima volta che arriva un documento lungo, scrivi prima cinque domande a cui devi rispondere, senza leggere nemmeno una pagina. Lancia il controllo di lettura, poi la tabella con le citazioni. Apri infine il documento nei punti indicati e leggi tu stesso quei passaggi: ci metterai qualche minuto e saprai esattamente che cosa hai verificato e che cosa no.