Regolare il tono di una risposta senza passarci un'ora

Una parrucchiera ha ricevuto una recensione da due stelle: «Quarantacinque minuti di attesa nonostante l'appuntamento, nessuno si è scusato». Chiede all'IA una risposta «professionale e simpatica». Il testo che arriva comincia con «Siamo sinceramente dispiaciuti per questa esperienza deludente», e lei vi riconosce tutto tranne il suo modo di parlare. Riscrive a mano, e ci mette più tempo che se avesse fatto tutto da sola.

Il tono è difficile da chiedere perché gli aggettivi non sono istruzioni. «Simpatico» comprende l'amico, il venditore e il centralinista. Ecco tre modi più affidabili per regolarlo.

Collocare il lettore e la relazione

Il tono discende da chi parla a chi, in quale situazione. Dillo, invece di nominare un umore.

Scrivi la risposta pubblica a questa recensione di un cliente: «[INCOLLA LA RECENSIONE]».

Gestisco da sola il mio salone di parrucchiera a [CITTÀ]. Rispondo come parlo a una cliente che incontro spesso: dandole del Lei, con frasi brevi, senza formule fatte. Riconosco l'attesa, spiego in una frase cos'è successo ([COS'È SUCCESSO]) e propongo che mi chiami perché io sistemi la cosa. 60 parole al massimo.

«Come parlo a una cliente che incontro spesso» fa più lavoro di cinque aggettivi, perché l'IA sa che aspetto ha questo genere di frase.

Mostrare un modello

Quando hai già scritto un testo che suona giusto, incollalo e chiedi la descrizione prima di chiedere l'imitazione.

Ecco un messaggio che ho scritto e di cui mi piace il tono:

"""
[INCOLLA IL TUO MESSAGGIO]
"""

Descrivi questo tono in cinque punti concreti: lunghezza delle frasi, livello di lingua, cosa dico e cosa non dico, modo di aprire e di concludere. Niente aggettivi vaghi come "caloroso".

Ottieni una scheda che puoi incollare all'inizio dei tuoi prossimi prompt. Se il tono conta molto per te, per esempio in tutta la tua comunicazione, l'articolo su come far scrivere l'IA nel tuo stile va oltre. Per testi occasionali, bastano due esempi incollati, come spiega il few-shot prompting.

Spostare il cursore di una tacca

Non hai sempre un modello, ma sai riconoscere il troppo o il troppo poco. Invece di ricominciare, sposta il testo esistente:

• «Stesso testo, una tacca più diretto».
• «Stesso testo, togliendo tutto ciò che somiglia a scuse aziendali».
• «Stesso testo, come se lo scrivessi a qualcuno a cui do del tu».
• «Stesso testo, ma senza il tono da venditore: nessun superlativo, nessun punto esclamativo».

Le prime due parole, «stesso testo», impediscono all'IA di reinventare la sostanza mentre cambia la forma. Senza di esse, può modificare i fatti senza avvisare.

Se esiti tra due regolazioni, chiedile affiancate: «Dammi due versioni dello stesso messaggio, una molto sobria e una più calorosa». Scegli, poi puoi affinare.

Le trappole da conoscere

Il tono «cortese» che diventa servile. Le IA aggiungono volentieri scuse e ringraziamenti a raffica. Se la tua risposta deve restare ferma, per esempio per rifiutare un rimborso, dillo: «cortese ma senza presentare scuse per ciò che non è colpa nostra».

Il registro di lingua. Tu o Lei è una decisione da prendere tu stesso e da scrivere. Senza istruzioni, avrai l'uno o l'altro a caso, a volte entrambi nello stesso messaggio.

Le emozioni di facciata. Quando l'IA scrive «comprendiamo la sua frustrazione», è una formula, che potresti trovare in mille risposte di assistenza clienti. Se il messaggio tocca una vera sofferenza, un lutto, un licenziamento, scrivilo tu o riscrivi con parole tue ciò che propone. Quando non usare l'IA torna su questi casi.

Da provare con un messaggio reale

Prendi una mail che devi inviare questa settimana, difficile a tuo giudizio: un rifiuto, un sollecito, una risposta a una critica. Chiedi una prima versione con il metodo del lettore, poi sposta il cursore di una tacca. Rileggi ad alta voce prima di inviare: se una frase ti dà fastidio quando la dici, la darà anche al destinatario.