Prompt per gestire una piccola impresa ogni giorno

La titolare di una panetteria di quartiere chiude la cassa alle 19:30. Le restano tre cose: un fornitore da sollecitare, il messaggio da scrivere al dipendente che parte per le ferie, l'avviso da affiggere per il nuovo apprendista. Questi testi non le porterebbero via molto tempo se avesse la testa libera, ma li rimanda a domani da tre giorni.

In una piccola impresa è la stessa persona che vende, produce, gestisce il personale e scrive le lettere. I prompt qui sotto affrontano gli scritti che restano in sospeso. Nessuno sostituisce il tuo commercialista, il tuo giurista o il tuo esperto per una decisione. Ti evitano la pagina bianca.

Sollecitare un pagamento, per gradi

Un sollecito di fattura si dosa: troppo duro troppo presto, offende un buon cliente; troppo molle, non serve a nulla. Prepara una sequenza di tre messaggi in una volta sola.

Scrivi tre messaggi di sollecito per una fattura non pagata, dal più morbido al più fermo.

La mia azienda: [TIPO, ES.: PANETTERIA-CATERING]. Cliente: [PRIVATO / AZIENDA], con cui ho [UN BUON RAPPORTO / UN RAPPORTO RECENTE].
Fattura: n. [NUMERO], [IMPORTO] €, emessa il [DATA], scadenza il [DATA], oggetto: [ES.: BUFFET PER 40 PERSONE].

Messaggio 1: promemoria cordiale, 3 giorni dopo la scadenza, senza rimproveri.
Messaggio 2: 15 giorni dopo, richiama i fatti e chiedi una data di pagamento.
Messaggio 3: 30 giorni dopo, fermo e fattuale, annuncia il passo successivo che sono pronto a intraprendere: [PASSO, ES.: DIFFIDA TRAMITE RACCOMANDATA].

Ogni messaggio sta in 80 parole al massimo. Non citare nessun articolo di legge, nessuna penale quantificata e nessun tasso: aggiungerò io le diciture previste dalle mie condizioni di vendita.

Le penali di mora e l'indennità forfettaria figurano normalmente nelle tue condizioni generali e sulle tue fatture (in Francia, per esempio, la legge le prevede per i rapporti tra professionisti). Se hai dubbi su ciò che puoi applicare, chiedi al tuo commercialista. Per un insoluto importante, una lettera di diffida si prepara con un professionista del diritto.

Rispondere a un cliente scontento

Una risposta sbagliata a un reclamo costa più dell'errore che l'ha provocato. Il riflesso giusto è scrivere a freddo ciò che vorresti dire a caldo, poi farlo riformulare.

Un cliente mi ha scritto questo messaggio:
«[INCOLLA IL MESSAGGIO]»

Che cosa è successo realmente, in base alle mie verifiche: [FATTI].
Che cosa sono disposto a fare: [GESTO: RIMBORSO, RIFARE IL SERVIZIO, SCONTO...].
Che cosa non farò: [LIMITE].

Scrivi la mia risposta in 100 parole al massimo: riconosci ciò che è vero nel suo reclamo, spiega brevemente senza giustificarti, proponi il gesto, indica un termine. Tono umano, nessuna formula di scuse standard. Non promettere nulla oltre a quanto ho scritto.

L'IA tende a essere troppo generosa al posto tuo («vi offriamo...»). La riga «che cosa non farò» la tiene al guinzaglio. Se hai questo tipo di messaggi ogni giorno, guarda i prompt per il servizio clienti.

Scrivere una procedura che l'apprendista leggerà

Un'istruzione a voce si perde, un'istruzione scritta troppo lunga non viene letta. Chiedi all'IA di trasformare ciò che dici in una pagina semplice.

Ti descriverò a voce come si fa [COMPITO, ES.: L'APERTURA DEL NEGOZIO ALLE 5:30]. Trascrizione grezza:

[INCOLLA I TUOI APPUNTI O IL TUO DETTATO]

Trasformala in una procedura per un nuovo dipendente che non ha mai fatto questo lavoro: passaggi numerati, un'azione per passaggio, nell'ordine reale, con in grassetto i due punti in cui si sbaglia più spesso e che cosa succede se si sbaglia. Aggiungi a fine pagina una checklist di 6 righe al massimo. Se ti sembra che manchi un passaggio, fammi la domanda alla fine invece di inventarlo.

Un punto sulla sicurezza: la procedura non sostituisce le norme di igiene o di sicurezza che si impongono alla tua attività. Falla rileggere dalla persona che già forma i nuovi arrivati: individuerà il passaggio che fai senza pensarci.

Prepararsi a un incontro difficile

Prima di vedere il tuo banchiere, il tuo padrone di casa o un dipendente il cui comportamento va richiamato, chiedi all'IA di aiutarti a preparare le domande. Dalle il contesto, ciò che vuoi ottenere e ciò che temi. Chiedile di interpretare l'interlocutore, come nell'articolo per dare un ruolo all'IA. Ti alleni a dire con calma ciò che non avresti osato dire.

I limiti da conoscere

Non mettere in uno strumento generalista i dati dei tuoi clienti o dei tuoi dipendenti: nomi, indirizzi, buste paga. Sostituiscili con «il cliente» o «il dipendente». E per tutto ciò che riguarda contabilità, fisco o diritto del lavoro, l'IA è un buon strumento per capire un argomento e preparare le tue domande, non per decidere. Verificare una risposta dettaglia come controllare una cifra o una regola prima di usarla.

Per cominciare, prendi il compito di scrittura che rimandi più spesso, quello che hai in testa da una settimana, e scrivi il suo prompt stasera. Bastano dieci minuti.