Crea la tua raccolta di prompt riutilizzabili con variabili

Martedì scorso hai passato venti minuti a mettere a punto un prompt per sollecitare un cliente, e funzionava benissimo. Oggi lo cerchi nella cronologia, tra una ricetta di cucina e una domanda sulla dichiarazione dei redditi, non lo trovi e lo riscrivi peggio. Una raccolta di prompt risolve questo problema, e sta in un semplice documento.

Lo strumento giusto è quello che apri già

Inutile cercare un'applicazione dedicata. Il criterio è la velocità: se ritrovare un modello richiede più tempo che riscriverlo, non lo userai più.

Per cominciare, prendi un documento e tienilo raggiungibile con un clic. Le istruzioni di sistema e i progetti arriveranno dopo, per ciò che vale in tutte le tue conversazioni.

Da prompt occasionale a modello con variabili

Un prompt riuscito mescola due tipi di contenuto: ciò che non cambia e ciò che cambia ogni volta. Trasformarlo in modello consiste nel separare i due. Prendiamo una commercialista che sollecita spesso i suoi clienti per documenti mancanti. Ecco che cosa ha scritto un giorno:

Scrivi una mail per chiedere al signor Moretti, titolare del panificio, gli estratti conto di marzo e le fatture della farina mancanti, entro il 15. Resta cortese ma fermo, è il secondo sollecito. È tipo da dimenticarsene. 5 righe al massimo.

Ed ecco il modello ricavato da questo prompt:

Scrivi una mail a [NOME DEL CLIENTE], [ATTIVITÀ DEL CLIENTE], per chiedergli questi documenti:
[ELENCO DEI DOCUMENTI]

Scadenza: [DATA].
Livello di sollecito: [prima richiesta / secondo sollecito / ultimo sollecito prima del blocco della pratica].

Tono secondo il livello: cortese per la prima richiesta, cortese e fermo per la seconda, fermo e basato sui fatti per l'ultima, precisando che cosa blocca il ritardo: [CONSEGUENZA REALE].

Concludi con un'azione semplice per il cliente: [CARICAMENTO NELL'AREA CLIENTI / RISPOSTA A QUESTA MAIL].

5 righe al massimo, senza formule di scuse. Non menzionare nessuna sanzione né alcun termine di legge che non ho indicato.

Alcune regole rendono efficace una variabile:

• Dalle un nome chiaro. [DOCUMENTI] dice meno di [ELENCO DEI DOCUMENTI], e [DATA] meno di [SCADENZA] quando un modello contiene più date.
• Indica le scelte possibili quando sono limitate, come sopra per il livello di sollecito.
• Non trasformare tutto in variabile. Oltre cinque o sei variabili, il modello diventa un modulo che non avrai voglia di compilare. Tieni il resto fisso o dividilo in due modelli.
• Aggiungi un'istruzione di sicurezza se una variabile dimenticata rischierebbe di passare inosservata: «Se una parentesi quadra non è stata compilata, fermati e chiedimi l'informazione.»

Prima di incollarvi informazioni reali, verifica che cosa invii allo strumento. Un sollecito si può benissimo preparare con «Cliente A», aggiungendo il nome nel tuo programma di posta. Questo articolo sulla riservatezza ti aiuterà a fissare la tua regola.

Per convertire un prompt esistente, puoi anche far fare il lavoro all'IA:

Ecco un prompt che ha funzionato bene:

"""
[INCOLLA IL PROMPT]
"""

Trasformalo in un modello riutilizzabile. Mantieni tutte le istruzioni di tono, formato e limiti. Sostituisci con variabili in [MAIUSCOLO TRA PARENTESI QUADRE], al massimo sei, soltanto ciò che cambierà da un uso all'altro.

Fornisci poi:
- un nome di modello breve, che inizi con un verbo
- una frase che dica quando usarlo
- l'elenco delle variabili con un esempio di valore per ciascuna

Rileggi il risultato: a volte l'IA toglie una precisazione che faceva la qualità dell'originale.

Una scheda per modello, non di più

Perché la raccolta resti utile tra sei mesi, ogni modello ha bisogno di qualche informazione intorno. Bastano cinque righe sopra il prompt:

NOME: Sollecitare un cliente per documenti mancanti
QUANDO: pratica bloccata da documenti non ricevuti
STRUMENTO TESTATO: [STRUMENTO], il [DATA DEL TEST]
ATTENZIONE: verificare la scadenza e l'elenco dei documenti prima dell'invio
RISULTATO TIPO: [INCOLLA UN BUON ESEMPIO DI OUTPUT]

Il risultato tipo è la riga che tutti saltano e che rende più servizio: tra sei mesi ti ricorda che cosa devi aspettarti. La data del test ti dice quando verificare di nuovo, dato che gli strumenti cambiano. Prima di aggiungere un modello, passalo al metodo di test, almeno su due o tre casi diversi.

Dai a ogni modello il nome di ciò che permette di fare, cominciando con un verbo: «Rispondere a una recensione negativa», «Riassumere una riunione». Organizzali poi per grandi usi. Per un artigiano bastano in genere quattro rubriche: clienti, cantieri, amministrazione, comunicazione. Per uno sviluppatore: revisione del codice, documentazione, debug, test.

Fare manutenzione senza passarci le serate

Una raccolta muore in due modi: nessuno la riempie, oppure straborda. Una regola semplice evita entrambi. Aggiungi un modello solo la seconda volta che rifai lo stesso compito. Una volta a trimestre, elimina ciò che non hai usato da tre mesi e unisci ciò che si sovrappone.

Se condividi la raccolta con un team, designa una persona che convalidi le modifiche e conserva le versioni datate, perché ciascuno usi lo stesso modello e sappia perché è cambiato.

Non devi scrivere tutto da solo: il catalogo di YouPrompt propone prompt testati, con un estratto e un risultato reale visibili prima dell'acquisto, che puoi adattare alle tue variabili.

Crea subito il tuo documento, ritrova nella cronologia i tre prompt che hai riutilizzato di più e converti il primo. Una raccolta che contiene tre modelli utili vale già più di una cronologia di cento conversazioni.