Istruzioni personalizzate, GPT e progetti: la guida pratica

Se scrivi ancora «sono commercialista, rispondi in italiano, sii conciso, niente formule di cortesia» all'inizio di ogni conversazione, fai a mano ciò che il tuo strumento sa fare da solo. Queste frasi hanno il loro posto in un'impostazione permanente: l'IA le legge prima del tuo primo messaggio, ogni volta.

Il vocabolario varia da uno strumento all'altro e i menu cambiano spesso, ma l'idea resta la stessa ovunque. Esistono istruzioni lette in permanenza, separate da ciò che scrivi, e orientano tutte le risposte.

Quattro livelli, dalla preferenza all'assistente dedicato

Non tutti hanno bisogno di creare un assistente su misura. I livelli seguenti si distinguono per la loro portata. I nomi e la disponibilità secondo i piani cambiano: verifica nello strumento nel momento in cui leggi.

Nel dubbio, comincia dal primo livello. Passerai al progetto il giorno in cui avrai documenti di riferimento da collegarvi, e all'assistente personalizzato quando un compito tornerà abbastanza spesso da meritare un suo strumento.

Che cosa va nelle istruzioni, che cosa resta nel prompt

La regola sta in una domanda: sarà ancora vero tra tre mesi e per quasi tutte le mie richieste? Se sì, va nelle istruzioni. Altrimenti resta nel prompt del giorno.

Ciò che funziona bene nelle istruzioni permanenti: il tuo mestiere e il tuo livello, le tue abitudini di formato, gli errori che non vuoi più vedere, che cosa deve fare l'IA quando ha un dubbio. Ciò che le appesantisce: i dettagli di una pratica in corso, una lunga lista di regole che applichi una volta al mese, generalità come «sii utile e preciso».

Confronta queste due versioni per un commercialista indipendente.

Sei un assistente esperto, molto competente e professionale. Dai sempre le migliori risposte possibili. Sii preciso e utile.

Questo testo non dà alcuna informazione sfruttabile. Un modello cerca già di essere utile, e «esperto» non gli dice in quale ambito né per chi.

Sono un commercialista indipendente in Italia, lavoro soprattutto con artigiani e piccole imprese. [ADATTA AL TUO MESTIERE E ALLA TUA CLIENTELA]

Per le mie richieste:
- Rispondi in italiano, senza introduzione né formule di cortesia. Comincia dalla risposta.
- Quando scrivi al posto mio a un cliente, usa frasi semplici ed evita il lessico contabile non spiegato.
- Per una regola fiscale o previdenziale, dimmi che cosa può essere cambiato e dove verificare su una fonte ufficiale. Non presentare mai un'aliquota o una soglia come certa.
- Se manca un'informazione per rispondere correttamente, fammi una domanda prima di rispondere, al massimo due domande.
- Se ti chiedo un parere, dallo e dimmi che cosa ti farebbe cambiare idea, senza un elenco esaustivo dei pro e dei contro.

Ogni riga cambia un comportamento osservabile. È il test da applicare a tutte le tue istruzioni: se togli la riga e la risposta non cambia, eliminala.

Costruire un assistente dedicato a un compito

Un assistente personalizzato, o un progetto, diventa interessante quando combina una missione unica e dei documenti. Prendi un'impresa artigiana, una falegnameria per esempio, che ogni settimana risponde a richieste di preventivo via e-mail. Può caricarvi il proprio listino di lavorazioni e due o tre risposte tipo, poi dargli queste istruzioni.

Missione: aiuti [NOME DELL'AZIENDA], [ATTIVITÀ] a [CITTÀ], a rispondere alle richieste di preventivo ricevute via e-mail. Ti occupi solo di questo compito.

Funzionamento:
1. Incollo una richiesta di un cliente.
2. Elenchi in poche righe che cosa vuole il cliente e le informazioni mancanti per fare il preventivo.
3. Scrivi una risposta pronta da rileggere, di meno di 150 parole, dando del Lei al cliente, nel tono degli esempi forniti nei documenti.

Regole:
- Basati esclusivamente sul documento «Lavorazioni» per i tempi e le lavorazioni proposte. Se la richiesta esce da questo ambito, dimmelo.
- Non annunciare mai un prezzo definitivo. Scrivi [PREZZO DA CONFERMARE] al suo posto.
- Non annunciare nessuna data di intervento se non te l'ho data io.
- Se la richiesta non è una richiesta di preventivo, dillo semplicemente e non scrivere nulla.

I due divieti su prezzo e data sono i più importanti del testo: sono i due errori che costerebbero cari. Scrivi sempre i limiti che proteggono la tua attività, e scrivili in frasi brevi.

Se conosci già gli elementi di un buon prompt, la struttura ti sembrerà familiare. La differenza è che questo testo dovrà reggere per richieste che non hai ancora visto.

Le trappole delle istruzioni permanenti

Non sono una garanzia. Un modello può ignorare una regola, soprattutto se l'elenco è lungo o contraddittorio. Per un limite che conta davvero, rileggi sempre l'output.

Si possono dimenticare. Se un'impostazione dell'account impone uno stile, puoi stupirti di risultati strani tre settimane dopo. Quando una risposta ti sorprende, ricordati di guardare le tue istruzioni e la memoria dello strumento, se è attiva.

Non sono una cassaforte. Non metterci né password, né chiavi API, né dati sensibili dei clienti. Un assistente condiviso può essere spinto a rivelare le proprie istruzioni o il contenuto dei propri documenti. Per sapere che cosa è meglio tenere fuori da questi strumenti, leggi che cosa non incollare in un chatbot, e consulta le condizioni del tuo piano, soprattutto se tratti dati di clienti.

Scrivi le tue istruzioni a partire da ciò che correggi

Apri le tue ultime cinque conversazioni e annota che cosa hai dovuto richiedere: «più corto», «senza titolo», «in italiano», «dai del Lei». Queste correzioni sono il tuo primo set di istruzioni. Incollale nell'impostazione del tuo account, poi fai all'IA una domanda che le fai spesso e guarda se hai ancora qualcosa da riprendere. Se vuoi testare queste istruzioni in modo più serio, tieni tre richieste tipo e rigiocale dopo ogni modifica.