Usare l'IA al lavoro: da dove cominciare

Camilla è assistente amministrativa in un'azienda di quindici persone. In riunione il suo direttore ha detto: «Dovremmo capire che cosa può darci l'IA». Nessuno ha precisato che cosa, con quale strumento e con quali regole. Lei ha due possibilità: aspettare che qualcuno le spieghi, oppure aprire un chatbot e incollarci il primo documento che capita. La seconda è più allettante e decisamente più rischiosa.

Il percorso si divide in sei passi e va bene per qualsiasi posto d'ufficio.

1. Sapere che cosa è permesso prima di aprire qualsiasi cosa

Chiedi se esiste una regola sull'uso degli strumenti di IA: elenco di strumenti autorizzati, account aziendali forniti, divieto di inserire certi dati. In una struttura piccola la risposta potrebbe essere «niente di scritto», il che non equivale a un via libera. Fai la domanda al tuo responsabile o a chi si occupa dell'informatica.

Il punto delicato sono i dati: nomi di clienti, stipendi, contratti, informazioni sui colleghi. A seconda dello strumento, dell'offerta e delle impostazioni, ciò che inserisci può essere conservato. I dati personali sono soggetti a norme di protezione, e in Francia la CNIL pubblica dei punti di riferimento. I dati da non incollare mai meritano dieci minuti di lettura prima della tua prima prova. In caso di dubbio su una pratica specifica, chiedi prima di inviare, non dopo.

2. Scegliere un primo compito a basso rischio

Le candidate migliori sono ripetitive, facili da verificare e senza dati sensibili:

• riformulare una mail che hai già scritto;
• trasformare in verbale gli appunti di una riunione che hai preso tu;
• preparare l'ordine del giorno di una riunione a partire dagli argomenti che elenchi;
• trovare titoli o scalette per una presentazione.

Da evitare all'inizio: tutto ciò che riguarda una cifra ufficiale, una decisione sulle risorse umane, una lettera legale o un cliente scontento. Sono i compiti in cui un errore si paga e in cui stai ancora imparando lo strumento.

3. Scrivere il contesto una volta sola

Camilla sceglie i verbali. Invece di rispiegare ogni volta chi è, scrive una scheda di qualche riga: settore dell'azienda, tono abituale dei verbali, formato desiderato. La incolla all'inizio di ogni richiesta. Il contenuto di una scheda del genere è descritto nell'articolo sul contesto.

Ecco i miei appunti della riunione di team del [DATA]. I partecipanti sono indicati con le iniziali.

[INCOLLA I TUOI APPUNTI, SENZA INFORMAZIONI RISERVATE]

Scrivi un verbale di massimo 15 righe con tre rubriche: decisioni prese, azioni da svolgere (chi, che cosa, entro quando), argomenti rinviati. Non aggiungere nessuna decisione che non compaia nei miei appunti. Se manca una scadenza o un responsabile, scrivi "da precisare".

Le parole «da precisare» sono la vera garanzia: senza di esse, l'IA inventerà volentieri una data plausibile.

4. Rileggere come se avessi firmato tu

Tutto ciò che esce dall'IA e parte a nome dell'azienda impegna qualcuno, e quel qualcuno sei tu. Per un verbale, controlla nomi, date, importi e impegni. Per una mail, verifica che la promessa fatta sia una promessa che la tua azienda può mantenere. Il metodo è nell'articolo verificare una risposta.

5. Misurare con tre prove, non con un'impressione

Dopo qualche giorno la tentazione è dire «funziona» o «non funziona» sulla base di un solo risultato. Fai invece tre prove su tre casi diversi e annota che cosa hai dovuto correggere a mano. Se la correzione richiede tanto tempo quanto la scrittura, il compito non si presta all'IA, oppure il tuo prompt ha bisogno di lavoro. Testare un prompt descrive un metodo di prova.

Cronometrati una volta con l'IA e una volta senza, rilettura compresa. Senza questo numero non puoi sapere se lo strumento ti aiuta, e non hai nulla da mostrare al tuo direttore.

6. Archiviare ciò che funziona e condividerlo

Quando un prompt ha dato buona prova, mettilo in un documento condiviso con le parentesi quadre da compilare. I colleghi che vorranno cominciare vi troveranno un punto di partenza invece di una pagina bianca, e eviterete che ciascuno rifaccia gli stessi errori per conto suo. L'articolo sui modelli riutilizzabili propone un'organizzazione semplice. I prompt per le e-mail professionali sono un buon primo capitolo per questa biblioteca.

Ciò che resta di tua responsabilità

L'IA prepara, propone e riformula; la decisione resta a te. Tu scegli, rileggi, firmi, e rispondi del risultato davanti ai tuoi superiori e a chi scrivi. Se non sai dire perché il testo finale è corretto, vuol dire che l'hai pubblicato troppo presto.

Questa settimana

Elenca tre compiti ripetitivi che hai svolto questa settimana. Cancella quelli che toccano dati sensibili o una decisione importante. Per quello che resta, scrivi la scheda di contesto, fai le tue tre prove, annota il tempo. Venerdì avrai un parere fondato da dare al tuo direttore.