Resumir y consultar documentos largos con la IA

Subes un pliego de condiciones de 80 páginas a tu asistente, le pides «hazme un resumen» y recibes diez líneas bien redactadas. ¿Sobre qué tratan? Probablemente sobre las ideas más generales, las del principio. La cláusula de penalizaciones por retraso de la página 63, la que te importa a ti, no aparece.

Un resumen puede ser exacto e inútil. Con un documento largo, la pregunta que hay que plantearse antes del prompt es qué lectura quieres hacer: saber de qué trata, encontrar una información o extraer un conjunto de puntos. Cada objetivo exige un método diferente.

Comprueba primero qué ha leído realmente la IA

Antes de cualquier pregunta, asegúrate de que el texto ha pasado correctamente. Hay tres problemas que se repiten a menudo:

• El PDF escaneado. Una imagen de página no contiene texto. Algunas herramientas la leen, otras peor, y las tablas pueden salir mezcladas.
• El documento demasiado largo. Según la herramienta, una parte del texto puede no tenerse en cuenta, o consultarse solo por extractos. No necesariamente se te avisa. Los límites dependen de la herramienta y de tu plan, y evolucionan: compruébalo en el momento en que trabajes. El artículo sobre los tokens y la ventana de contexto explica el mecanismo.
• La maquetación. Las notas al pie, las columnas y los encabezados repetidos pueden partir las frases en dos.

Una comprobación rápida evita muchas malas sorpresas.

Antes de trabajar con este documento, haz una comprobación de lectura:
1. Da el título y el índice con los números de sección tal como figuran en el documento.
2. Copia palabra por palabra la primera frase de la última sección y la última frase del documento.
3. Señala los pasajes que no puedas leer o que parezcan mal extraídos (tablas, imágenes, texto cortado).

No resumas nada por ahora.

Compara con el original. Si el final no coincide, sabes que tendrás que dividirlo.

Busca una respuesta precisa, no resumas

Para un artesano que responde a una licitación, el resumen no tiene ningún interés. Quiere saber qué documentos aportar, en qué fecha, qué penalizaciones se aplican. El buen enfoque: plantear preguntas cerradas y exigir el pasaje de origen.

Antes:

Resume este pliego de la licitación.

Después:

Vas a ayudarme a analizar este pliego para decidir si presento oferta. Mi actividad: [TU OFICIO, TU TAMAÑO, TU ZONA].

Responde en una tabla con las columnas: Pregunta, Respuesta, Cita exacta, Ubicación (sección o página).

Preguntas:
1. ¿Cuál es la fecha límite y la forma de presentación de la oferta?
2. ¿Qué documentos son obligatorios?
3. ¿Cuáles son los criterios de selección y su ponderación?
4. ¿Hay penalizaciones o cláusulas inusuales? Enuméralas todas.
5. ¿Qué certificaciones, seguros o referencias se exigen?
6. [TU PREGUNTA ESPECÍFICA]

Si el documento no responde a una pregunta, escribe «No encontrado» y no deduzcas nada. Después de la tabla, enumera las contradicciones entre las distintas partes del documento.

Las citas te permiten verificar en unos segundos con Ctrl+F. Tómalas como una pista que contrastar: un modelo puede equivocarse al leer, y un «No encontrado» no prueba la ausencia de una cláusula. Para una decisión de peso, como un contrato o una contratación pública, relee el texto original y consulta a un profesional si es necesario.

La lógica de respuesta anclada en el documento se detalla en el artículo para reducir las alucinaciones.

Dividir para resumir de verdad

Cuando quieres un verdadero resumen de un texto muy largo, por ejemplo el informe anual de una federación, procede en dos tiempos. Resumes cada parte por separado y después haces la síntesis de esos resúmenes. Los especialistas hablan de map-reduce. Así, cada parte recibe la misma atención, y el final del documento ya no se queda por el camino.

El prompt para cada parte impone el mismo formato, para poder ensamblar después:

Esta es la parte [NÚMERO] de [TOTAL] de un documento titulado [TÍTULO]. Lo leo para [TU OBJETIVO].

Extrae de esta parte únicamente:
- las decisiones o conclusiones;
- las cifras importantes, con su contexto;
- los puntos que podrían afectar a [TU ACTIVIDAD O TU ORGANIZACIÓN];
- las remisiones a otras partes del documento.

Máximo 150 palabras. Cita el título de la sección en cada punto. No interpretes, no añadas nada que no esté en este extracto.

Después, con el conjunto de los resúmenes:

Estos son los resúmenes sucesivos de todas las partes de un documento. Redacta una síntesis de [LONGITUD] para [DESTINATARIO].

Estructura: lo que hay que retener, lo que cambia respecto a [PERIODO O VERSIÓN ANTERIOR, SI SE CONOCE], lo que hay que hacer o vigilar.

Conserva las referencias de sección. Si dos resúmenes se contradicen, señálalo en lugar de elegir. No añadas ninguna información que no esté en los resúmenes.

Resúmenes:
[PEGA LOS RESÚMENES]

Divide el texto según sus capítulos y no por número de páginas, para no separar una regla de su excepción. Como en cualquier cadena de prompts, puedes releer cada resumen intermedio antes de pasar al siguiente.

Su debilidad es conocida: lo que no se ha retenido en la primera etapa no volverá. Da por tanto tu objetivo desde el principio, como en el prompt, para que la selección se haga según lo que te interesa.

Las herramientas diseñadas para consultar documentos

Los asistentes generalistas permiten adjuntar archivos, y algunos ofrecen espacios donde guardas varios documentos de referencia. También existen herramientas especializadas en la consulta de fuentes, como NotebookLM de Google, que remiten a los pasajes utilizados. Estas funciones evolucionan rápido: mira qué ofrece tu herramienta en el momento en que lees.

El formato de entrega también influye. Cuando puedas, prefiere un texto limpio a un PDF complicado: un documento de Word o un texto copiado suele pasar mejor.

Un recordatorio antes de enviar nada: un contrato, unas nóminas o un expediente de cliente pueden contener datos sensibles. Mira qué no debes pegar en un chatbot, las condiciones de tu plan y, si tienes una duda seria, las recomendaciones de la CNIL (la autoridad francesa de protección de datos) o a la persona encargada de los datos en tu organización.

Prepara tus preguntas antes de abrir el archivo

La próxima vez que llegue un documento largo, escribe primero cinco preguntas a las que debas responder, sin leer una sola página. Lanza la comprobación de lectura y después la tabla con citas. Abre por último el documento en las ubicaciones indicadas y lee tú mismo esos pasajes: te llevará unos minutos, y sabrás exactamente qué has verificado y qué no.