Prompts para gestionar un pequeño negocio en el día a día

La dueña de una panadería de barrio cierra la caja a las 19:30. Le quedan tres cosas: un proveedor al que reclamar, el mensaje que debe escribir al empleado que se va de vacaciones y la nota que hay que colgar para el nuevo aprendiz. Esos textos no le llevarían mucho tiempo si tuviera la cabeza despejada, pero lleva tres días dejándolos para mañana.

En un negocio pequeño, la misma persona vende, produce, gestiona al personal y escribe las cartas. Los prompts de abajo se ocupan de los escritos que se van quedando atrás. Ninguno sustituye a tu contable, a tu abogado o a tu experto a la hora de tomar una decisión. Te evitan la página en blanco.

Reclamar un impago, por etapas

Una reclamación de factura se dosifica: demasiado dura demasiado pronto, enfada a un buen cliente; demasiado blanda, no sirve de nada. Prepara de golpe una secuencia de tres mensajes.

Redacta tres mensajes de reclamación para una factura impagada, del más suave al más firme.

Mi empresa: [TIPO, P. EJ.: PANADERÍA-CATERING]. Cliente: [PARTICULAR / EMPRESA], con quien tengo [UNA BUENA RELACIÓN / UNA RELACIÓN RECIENTE].
Factura: n.º [NÚMERO], [IMPORTE] €, emitida el [FECHA], vencimiento el [FECHA], concepto: [P. EJ.: BUFÉ PARA 40 PERSONAS].

Mensaje 1: recordatorio cordial, 3 días después del vencimiento, sin reproches.
Mensaje 2: 15 días después, recuerda los hechos y pide una fecha de pago.
Mensaje 3: 30 días después, firme y factual, anuncia el siguiente paso que estoy dispuesto a dar: [PASO, P. EJ.: REQUERIMIENTO FORMAL POR BUROFAX].

Cada mensaje tiene 80 palabras como máximo. No cites ningún artículo de ley, ninguna penalización cifrada ni ningún tipo de interés: las menciones previstas en mis condiciones de venta las añadiré yo.

Las penalizaciones por retraso y la indemnización fija figuran normalmente en tus condiciones generales y en tus facturas. Si dudas sobre lo que se puede aplicar, pregunta a tu contable. Para un impago importante, un requerimiento formal se prepara con un profesional del derecho.

Responder a un cliente descontento

Una mala respuesta a una reclamación sale más cara que el error que la provocó. El buen reflejo consiste en escribir en frío lo que quieres decir en caliente y pedir después que lo reformulen.

Un cliente me ha escrito este mensaje:
«[PEGA EL MENSAJE]»

Lo que ha pasado realmente, según mis comprobaciones: [HECHOS].
Lo que estoy dispuesto a hacer: [GESTO: REEMBOLSO, REPETIR EL SERVICIO, DESCUENTO...].
Lo que no haré: [LÍMITE].

Escribe mi respuesta en 100 palabras como máximo: reconoce lo que hay de cierto en su queja, explica brevemente sin justificarte, propón el gesto, da un plazo. Tono humano, sin fórmula de disculpa estándar. No prometas nada más allá de lo que he escrito.

La IA tiende a ser demasiado generosa en tu lugar («le ofrecemos...»). La línea «lo que no haré» la mantiene atada en corto. Si recibes este tipo de mensajes a diario, mira los prompts para atención al cliente.

Escribir un procedimiento que el aprendiz vaya a leer

Una instrucción oral se pierde; una instrucción escrita demasiado larga no se lee. Pídele a la IA que convierta lo que dices en una página sencilla.

Voy a describirte de viva voz cómo hacemos [TAREA, P. EJ.: LA APERTURA DE LA TIENDA A LAS 5:30]. Transcripción en bruto:

[PEGA TUS NOTAS O TU DICTADO]

Conviértela en un procedimiento para un empleado nuevo que nunca ha hecho este trabajo: pasos numerados, una acción por paso, en el orden real, con los dos puntos en los que más se falla en negrita y lo que ocurre si se falla. Añade al final de la página una lista de comprobación de 6 líneas como máximo. Si te parece que falta algún paso, hazme la pregunta al final en lugar de inventarlo.

Un apunte sobre seguridad: el procedimiento no sustituye las normas de higiene o de seguridad que se imponen a tu actividad. Haz que lo revise la persona que ya forma a los nuevos, detectará el paso que haces sin pensar.

Prepararse para una reunión difícil

Antes de ver a tu banquero, a tu casero o a un empleado cuyo comportamiento hay que corregir, pídele a la IA que te ayude a preparar las preguntas. Dale el contexto, lo que quieres conseguir y lo que temes. Pídele que haga de interlocutor, como en el artículo para dar un rol a la IA. Así te entrenas para decir con calma lo que no te habrías atrevido a decir.

Los límites que hay que conocer

No metas en una herramienta de uso general los datos de tus clientes o de tus empleados: nombres, direcciones, nóminas. Sustitúyelos por «el cliente» o «el empleado». Y para todo lo que tenga que ver con la contabilidad, la fiscalidad o el derecho laboral, la IA es una buena herramienta para entender un tema y preparar tus preguntas, no para decidir. Verificar una respuesta detalla cómo controlar una cifra o una norma antes de usarla.

Para empezar, toma la tarea de escritura que más veces aplazas, la que lleva una semana en tu cabeza, y redacta su prompt esta noche. Bastan diez minutos.