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Português Prompts para jefes de proyecto: planteamiento, riesgos y actas
Una nota de planteamiento que hace las preguntas adecuadas, un registro de riesgos, un acta con acciones y responsables: prompts para jefes de proyecto.
Una jefa de proyecto recibe un correo de su director: «Rehacemos la web de la asociación para septiembre, ¿puedes encargarte?». Eso es todo. Sin presupuesto, sin alcance, sin idea de quién valida. Antes de planificar nada, tiene que convertir esa frase en un proyecto.
Es el tipo de momento en que la IA resulta útil: no conoce tu proyecto, pero conoce muchos proyectos parecidos y sabe enumerar las preguntas que se olvidan. A ti te toca conservar la responsabilidad de las respuestas y las decisiones.
Plantear un proyecto haciendo las preguntas adecuadas
No pidas de entrada una nota de planteamiento. Pide las preguntas y redacta después a partir de tus respuestas. Es la técnica que consiste en dejar que la IA te interrogue antes de que produzca nada.
Soy jefe de proyecto. Esta es la petición tal como la he recibido: «[PEGA LA PETICIÓN]» No redactes nada. Hazme las preguntas que necesito para escribir una nota de planteamiento: objetivo real, usuarios, alcance, qué queda fuera del alcance, restricciones de plazo y de presupuesto, decisores, criterios de éxito. Agrúpalas por tema, de la más importante a la menos importante, y marca con un asterisco aquellas a las que debo obtener respuesta antes de planificar. Diez preguntas como máximo.
Haz estas preguntas a quien te hace el encargo y vuelve con las respuestas:
Estas son mis respuestas a las preguntas de planteamiento: [RESPUESTAS, AUNQUE ESTÉN INCOMPLETAS] Redacta una nota de planteamiento de una página: contexto, objetivo, alcance (incluido y excluido), entregables, hitos, partes interesadas con su papel, restricciones, criterios de éxito. Para cada elemento que siga poco claro o que descanse sobre una hipótesis, escribe «por confirmar» y nombra a la persona que puede decidir. No añadas ningún plazo ni presupuesto que yo no te haya dado.
Los «por confirmar» son la parte útil de esta nota: te dan la lista de conversaciones que tener esta semana.
Un registro de riesgos que sale de lo abstracto
Los riesgos genéricos («retraso», «falta de recursos») no ayudan a nadie. Para que la IA saque riesgos concretos, dale las particularidades del proyecto.
Este es el proyecto: [DESCRIPCIÓN EN 5 LÍNEAS]. Equipo: [QUIÉN, QUÉ DISPONIBILIDAD]. Proveedores: [QUIÉN]. Dependencias externas: [p. ej.: VALIDACIÓN DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO, ENTREGA DE LOS TEXTOS POR PARTE DE LOS VOLUNTARIOS]. Lo que salió mal en nuestro último proyecto comparable: [HECHOS]. Elabora una tabla con los diez riesgos más probables para ESTE proyecto: riesgo, causa concreta, señal de alerta temprana, efecto sobre el proyecto, acción de prevención, persona responsable por nombrar. Descarta los riesgos genéricos válidos para todos los proyectos. Ordénalos por criticidad e indica en qué elementos de mi texto te apoyas.
El último elemento del prompt, que pide justificar cada riesgo con tu texto, permite detectar los que la IA ha inventado para llenar la tabla. Si un riesgo no se apoya en nada, bórralo.
Un acta que produce acciones
Un acta que cuenta la reunión no sirve de nada. La que enumera las decisiones, las acciones y los responsables hace avanzar el proyecto.
Esta es la transcripción o las notas de la reunión de proyecto del [FECHA]. Participantes: [NOMBRES]. [PEGA EL TEXTO] Redacta el acta en 4 partes: 1. Decisiones tomadas (una frase cada una). 2. Acciones: tabla con acción, responsable, fecha límite. 3. Puntos bloqueantes y qué hace falta para desbloquearlos. 4. Temas aplazados a la próxima reunión. Anota un responsable o una fecha límite solo si se dicen en el texto; si no, escribe «por definir». No conviertas una discusión en una decisión. Termina con los tres puntos que hay que confirmar por escrito con los participantes.
Relee las decisiones con las notas delante. Una frase como «nos quedamos con el proveedor B» es una decisión de peso, que no debe salir de una interpretación de la herramienta. Si tu reunión se graba, comprueba que los participantes lo saben y que tu organización autoriza la transcripción con una herramienta externa.
El correo de situación para el patrocinador
El patrocinador quiere tres cosas: cómo va el proyecto, qué va mal, qué se espera de él. Un prompt lo redacta a partir de tus notas sueltas.
Escribe un correo de avance de 120 palabras para [CARGO DEL PATROCINADOR], a partir de estos elementos: [AVANCE], [DESVIACIONES RESPECTO AL PLAN], [DECISIÓN O APOYO QUE NECESITO, CON FECHA LÍMITE]. Orden: el estado general en una frase (verde, naranja o rojo, con el motivo), lo que ha avanzado, lo que se atasca, lo que espero de él. No quites importancia a un retraso ni inventes ninguna causa. Tono factual.
Para encadenar estos pasos sin perder el hilo, mira el método de las cadenas de prompts, que se aplica bien a un planteamiento en varias fases.
Antes de empezar
Evita pegar datos confidenciales del proyecto (contratos, nombres de clientes, información financiera) en una herramienta cuyas condiciones de uso no controlas. Anonimiza o pregunta a tu departamento de informática qué herramienta está autorizada.
Para probar esta semana, toma el proyecto que más te cueste describir y pasa su petición inicial por el primer prompt. En cinco minutos detectarás las preguntas que todavía no has hecho.
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