Prompts für Vereine: Einladungen, Protokolle und Förderanträge

Der Kassenwart eines Badmintonvereins öffnet an einem Sonntagabend seinen Computer. Er muss die Einladung zur Mitgliederversammlung schreiben, das Protokoll der letzten Vorstandssitzung abtippen und einen Förderantrag für die Gemeinde fertigstellen. All das erledigt er in seiner Freizeit, zusätzlich zu einem Beruf, ohne dass ihn jemand darauf vorbereitet hätte.

Die KI kann Ehrenamtlichen die Formatierung und die erste Fassung abnehmen, vorausgesetzt, sie liefern die Beschlüsse und die Fakten. Was den Verein bindet, etwa Fristen und Abstimmungsregeln, steht in der Satzung und im Gesetz, nicht in einem Entwurf.

Eine Einladung, die deine Satzung beachtet

Deine Satzung regelt, wie und wann einzuladen ist. Einladungsfrist, Versandart, Beschlussfähigkeit: Darauf verlässt du dich, nicht auf die KI. Füge sie in den Prompt ein.

Du hilfst dem Schriftführer eines Vereins, die Einladung zur ordentlichen Mitgliederversammlung zu schreiben.

Hier ist der Satzungsparagraf zu den Mitgliederversammlungen:
[FÜGE DEN PARAGRAFEN EIN]

Angaben: Name des Vereins: [NAME]. Datum: [DATUM]. Uhrzeit: [UHRZEIT]. Ort: [ORT]. Tagesordnung: [PUNKTE].
Was die Mitglieder mitbringen müssen: [VOLLMACHT, BEITRAG BEZAHLT USW.]

Schreibe die Einladung mit höchstens 200 Wörtern, in herzlichem Ton. Nenne die Einladungsfrist und die Einladungsart genau so, wie sie im Paragrafen stehen. Füge am Ende der Nachricht eine Vorlage für eine Vollmacht an. Wenn ein Punkt der Satzung mehrdeutig ist oder eine Angabe fehlt, liste ihn getrennt auf, statt ihn zu erfinden.

Zähle die Tage zwischen Versand und Versammlung von Hand nach. Wenn du Zweifel an der Gültigkeit eines Beschlusses hast, erkundige dich bei deinem Dachverband oder bei der Stelle, die in deiner Gemeinde Vereine berät.

Ein Protokoll aus losen Notizen

Notizen aus einer Sitzung sehen aus wie „Budget ok, Marc kümmert sich um Trikots, Turnier 14. März ??“. Die KI macht daraus ein lesbares Protokoll, vorausgesetzt, man sagt ihr, dass sie nichts zurechtbiegen soll.

Hier sind meine Notizen von der Vorstandssitzung am [DATUM]. Anwesend: [VORNAMEN]. Entschuldigt: [VORNAMEN].

[FÜGE DEINE NOTIZEN UNVERÄNDERT EIN]

Verfasse das Protokoll in vier Rubriken: gefasste Beschlüsse, zu erledigende Aufgaben (wer, was, bis wann), offen gebliebene Punkte, nächste Sitzung.
Verwende ausschließlich meine Notizen. Wenn bei einer Aufgabe ein Name oder ein Datum fehlt, schreibe „noch zu klären“, statt zu raten. Mach aus einem „mal sehen“ keinen Beschluss.

Ohne das „noch zu klären“ überträgt die KI die Aufgabe der ersten genannten Person. Lies das Ergebnis mit deinen Notizen vor Augen nach. Mit einer wiederverwendbaren Prompt-Vorlage musst du nicht bei jeder Sitzung alles neu schreiben.

Ein Förderantrag, der vom Projekt spricht

Förderer lesen viele Anträge. Der, der auffällt, stellt einen konkreten Bedarf, eine Maßnahme und das vor, was man am Ende feststellen kann. Deiner steckt wahrscheinlich schon in deinem Kopf und in deinen Mails.

Ich muss den Teil „Projektvorstellung“ eines Förderantrags bei [FÖRDERER: GEMEINDE, LANDKREIS, STIFTUNG ...] schreiben.

Der Verein: [NAME, GRÜNDUNGSJAHR, ANZAHL DER MITGLIEDER, TÄTIGKEIT]
Der Bedarf, den wir festgestellt haben: [BEOBACHTETE TATSACHE, Z. B.: 12 KINDER DER NACHBARSCHULE HABEN UM EINEN TRAININGSPLATZ GEBETEN, UND WIR KONNTEN SIE NICHT AUFNEHMEN]
Das Projekt: [WAS WIR TUN WERDEN, WO, WANN, MIT WEM]
Budget: [POSTEN UND BETRÄGE]
Was wir am Ende messen können: [ÜBERPRÜFBARE KENNZAHLEN]

Schreibe diesen Teil mit 300 Wörtern, ohne Vereinsjargon. Beschreibe die Maßnahme vor dem Anspruch. Nenne nur die Zahlen, die ich dir gegeben habe. Erfinde weder Partner noch frühere Ergebnisse noch bundesweite Statistiken.

Was du schreibst, musst du in der Abrechnung belegen: Prüfe, dass jeder Satz dem entspricht, was der Verein wirklich tun wird. Füge auch die Kriterien des Förderers ein, die er oft veröffentlicht.

Mitgliederlisten mit Namen, Adressen und Telefonnummern sind personenbezogene Daten: Halte sie aus dem Tool heraus und verwende in den Notizen Initialen (die Vorsichtsmaßnahmen).

Nimm zum Einstieg dein letztes Protokoll und die Notizen davor, lass sie durch den zweiten Prompt laufen und vergleiche mit dem, was du von Hand geschrieben hattest.