Prompts für Projektleiter: Klärung, Risiken und Protokolle

Eine Projektleiterin bekommt eine Mail von ihrem Geschäftsführer: „Wir erneuern die Website des Vereins bis September, kannst du dich darum kümmern?“ Das ist alles. Kein Budget, kein Umfang, keine Ahnung, wer abnimmt. Bevor sie irgendetwas plant, muss sie diesen Satz in ein Projekt verwandeln.

Das ist die Art von Moment, in dem sich die KI als nützlich erweist: Sie kennt dein Projekt nicht, aber sie kennt viele Projekte derselben Art und kann die Fragen auflisten, die man zu stellen vergisst. Die Verantwortung für die Antworten und die Entscheidungen behältst du.

Ein Projekt klären, indem du die richtigen Fragen stellst

Verlange nicht gleich eine Projektskizze. Verlange die Fragen und schreibe dann auf der Grundlage deiner Antworten. Das ist die Technik, bei der du dich von der KI befragen lässt, bevor sie irgendetwas erzeugt.

Ich bin Projektleiter. Hier ist die Anfrage, so wie ich sie erhalten habe:
„[FÜGE DIE ANFRAGE EIN]“

Schreibe nichts. Stell mir die Fragen, die ich brauche, um eine Projektskizze zu verfassen: eigentliches Ziel, Nutzer, Umfang, was nicht zum Umfang gehört, Zeit- und Budgetvorgaben, Entscheider, Erfolgskriterien.
Gruppiere sie nach Themen, von der wichtigsten zur unwichtigsten, und markiere mit einem Stern die, auf die ich vor dem Planen eine Antwort bekommen muss. Höchstens zehn Fragen.

Stell diese Fragen deinem Auftraggeber und komm dann mit den Antworten zurück:

Hier sind meine Antworten auf die Klärungsfragen:
[ANTWORTEN, AUCH UNVOLLSTÄNDIGE]

Verfasse eine Projektskizze von einer Seite: Hintergrund, Ziel, Umfang (enthalten und ausgeschlossen), Liefergegenstände, Meilensteine, Beteiligte mit ihrer Rolle, Einschränkungen, Erfolgskriterien.
Schreibe bei jedem Element, das unklar bleibt oder auf einer Annahme beruht, „zu bestätigen“ und nenne die Person, die entscheiden kann. Füge keine Frist und kein Budget hinzu, die ich nicht genannt habe.

Die „zu bestätigen“ sind der nützliche Teil dieser Skizze: Sie liefern dir die Liste der Gespräche, die du diese Woche führen musst.

Ein Risikoregister, das nicht abstrakt bleibt

Die allgemeinen Risiken („Verzögerung“, „Ressourcenmangel“) helfen niemandem. Damit die KI konkrete Risiken liefert, gib ihr die Besonderheiten des Projekts.

Hier das Projekt: [BESCHREIBUNG IN 5 ZEILEN].
Team: [WER, WIE VERFÜGBAR]. Dienstleister: [WER]. Externe Abhängigkeiten: [Z. B.: FREIGABE DURCH DIE RECHTSABTEILUNG, LIEFERUNG DER TEXTE DURCH EHRENAMTLICHE].
Was bei unserem letzten vergleichbaren Projekt schiefgegangen ist: [FAKTEN].

Erstelle eine Tabelle der zehn wahrscheinlichsten Risiken für DIESES Projekt: Risiko, konkrete Ursache, frühes Warnsignal, Auswirkung auf das Projekt, Vorbeugemaßnahme, zu benennende verantwortliche Person.
Lass die allgemeinen Risiken weg, die für jedes Projekt gelten. Ordne sie nach Kritikalität und sag, auf welche Elemente meines Textes du dich stützt.

Das letzte Element des Prompts, das verlangt, jedes Risiko mit deinem Text zu begründen, hilft dir, die zu erkennen, die die KI erfunden hat, um die Tabelle zu füllen. Stützt sich ein Risiko auf nichts, streiche es.

Ein Protokoll, das Aufgaben hervorbringt

Ein Protokoll, das die Besprechung nacherzählt, nützt nichts. Eines, das Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortliche auflistet, bringt das Projekt voran.

Hier die Transkription oder die Notizen der Projektbesprechung vom [DATUM]. Teilnehmende: [VORNAMEN].

[FÜGE DEN TEXT EIN]

Verfasse das Protokoll in 4 Teilen:
1. Getroffene Entscheidungen (je ein Satz).
2. Aufgaben: Tabelle mit Aufgabe, Verantwortlicher, Frist.
3. Blockaden und was nötig ist, um sie zu lösen.
4. Auf die nächste Besprechung vertagte Themen.

Trage einen Verantwortlichen oder eine Frist nur ein, wenn sie im Text genannt werden; schreibe sonst „zu definieren“. Mach aus einer Diskussion keine Entscheidung. Schließe mit den drei Punkten, die bei den Teilnehmenden schriftlich zu bestätigen sind.

Lies die Entscheidungen mit den Notizen vor Augen gegen. Ein Satz wie „wir nehmen den Dienstleister B“ ist eine folgenreiche Entscheidung, die nicht aus einer Deutung des Tools stammen darf. Wird deine Besprechung aufgezeichnet, vergewissere dich, dass die Teilnehmenden es wissen und dass deine Organisation die Transkription durch ein externes Tool erlaubt.

Die Statusmail an den Sponsor

Der Sponsor will drei Dinge: wo das Projekt steht, was schiefläuft, was man von ihm erwartet. Ein Prompt verfasst sie aus deinen losen Notizen.

Schreibe eine Fortschrittsmail von 120 Wörtern an [FUNKTION DES SPONSORS], auf Grundlage dieser Elemente: [FORTSCHRITT], [ABWEICHUNGEN VOM PLAN], [ENTSCHEIDUNG ODER UNTERSTÜTZUNG, DIE ICH BRAUCHE, MIT FRIST].
Reihenfolge: der Gesamtstand in einem Satz (grün, gelb oder rot, mit Begründung), was vorangekommen ist, was hakt, was ich von ihm erwarte.
Verharmlose keine Verzögerung und erfinde keine Ursache. Sachlicher Ton.

Um diese Schritte aneinanderzureihen, ohne den Faden zu verlieren, schau dir die Methode der Prompt-Ketten an, die sich gut für eine Klärung in mehreren Schritten eignet.

Bevor du anfängst

Vermeide es, vertrauliche Projektdaten (Verträge, Kundennamen, Finanzinformationen) in ein Tool einzufügen, dessen Nutzungsbedingungen du nicht kennst. Anonymisiere oder frag deine IT, welches Tool erlaubt ist.

Um es diese Woche auszuprobieren, nimm das Projekt, das du am schwersten beschreiben kannst, und schick seine ursprüngliche Anfrage durch den ersten Prompt. In fünf Minuten erkennst du die Fragen, die du noch nicht gestellt hast.