Deine Bibliothek wiederverwendbarer Prompts mit Variablen aufbauen

Letzten Dienstag hast du zwanzig Minuten damit verbracht, einen Prompt für eine Zahlungserinnerung an einen Kunden abzustimmen, und er funktionierte bestens. Heute suchst du ihn in deinem Verlauf, zwischen einem Kochrezept und einer Frage zu deiner Steuererklärung, findest ihn nicht und schreibst ihn schlechter neu. Eine Prompt-Bibliothek löst dieses Problem, und sie passt in ein einfaches Dokument.

Das richtige Werkzeug ist das, das du ohnehin öffnest

Du musst nicht nach einer eigenen Anwendung suchen. Das Kriterium ist die Geschwindigkeit: Wenn das Wiederfinden einer Vorlage länger dauert als das Neuschreiben, benutzt du sie nicht mehr.

Nimm zum Start ein Dokument und halte es mit einem Klick erreichbar. Systemanweisungen und Projekte kommen später, für das, was für alle deine Unterhaltungen gilt.

Vom einmaligen Prompt zur Vorlage mit Variablen

Ein gelungener Prompt mischt zwei Arten von Inhalt: was sich nicht ändert und was sich jedes Mal ändert. Zur Vorlage wird er, indem du beides trennst. Nehmen wir eine Buchhalterin, die ihre Kunden häufig an fehlende Unterlagen erinnern muss. Das hat sie eines Tages geschrieben:

Schreibe eine Mail an Herrn Brandt, Inhaber der Bäckerei, in der du ihn um die Kontoauszüge für März und die fehlenden Mehlrechnungen bittest, bis zum 15. Bleib höflich, aber bestimmt, es ist die zweite Erinnerung. Er neigt dazu, Dinge zu vergessen. Höchstens 5 Zeilen.

Und das ist die Vorlage, die aus diesem Prompt entstanden ist:

Schreibe eine Mail an [NAME DES KUNDEN], [TÄTIGKEIT DES KUNDEN], in der du ihn um diese Unterlagen bittest:
[LISTE DER UNTERLAGEN]

Frist: [DATUM].
Stufe der Erinnerung: [1. Anfrage / 2. Erinnerung / letzte Erinnerung vor Sperrung der Akte].

Ton je nach Stufe: höflich bei der ersten Anfrage, höflich und bestimmt bei der zweiten, bestimmt und sachlich bei der letzten, mit Angabe dessen, was die Verzögerung blockiert: [TATSÄCHLICHE FOLGE].

Schließe mit einer einfachen Handlung für den Kunden: [HOCHLADEN IM KUNDENPORTAL / ANTWORT AUF DIESE MAIL].

Höchstens 5 Zeilen, ohne Entschuldigungsformel. Erwähne keine Sanktion und keine gesetzliche Frist, die ich nicht angegeben habe.

Ein paar Regeln machen eine Variable wirksam:

• Benenne sie eindeutig. [UNTERLAGEN] sagt weniger als [LISTE DER UNTERLAGEN], und [DATUM] weniger als [FRIST], wenn eine Vorlage mehrere Daten enthält.
• Gib die möglichen Auswahlwerte an, wenn sie begrenzt sind, wie oben bei der Stufe der Erinnerung.
• Mach nicht alles zur Variablen. Ab fünf oder sechs Variablen wird die Vorlage zu einem Formular, das du nicht gern ausfüllst. Lass den Rest fest stehen oder teile ihn in zwei Vorlagen auf.
• Füge eine Sicherheitsanweisung hinzu, wenn eine vergessene Variable unbemerkt durchrutschen könnte: „Wenn eine eckige Klammer nicht ausgefüllt wurde, halte an und frag mich nach der Information.“

Bevor du echte Informationen einfügst, prüfe, was du an das Tool schickst. Eine Erinnerung lässt sich durchaus mit „Kunde A“ vorbereiten, und der Name wird in deinem Mailprogramm ergänzt. Dieser Artikel über Datenschutz hilft dir, deine Regel festzulegen.

Um einen vorhandenen Prompt umzuwandeln, kannst du die Arbeit auch erledigen lassen:

Hier ist ein Prompt, der gut funktioniert hat:

"""
[PROMPT EINFÜGEN]
"""

Wandle ihn in eine wiederverwendbare Vorlage um. Behalte alle Vorgaben zu Ton, Format und Grenzen. Ersetze nur das, was sich von einer Verwendung zur nächsten ändert, durch Variablen in [GROSSBUCHSTABEN IN ECKIGEN KLAMMERN], höchstens sechs.

Gib anschließend an:
- einen kurzen Vorlagennamen, der mit einem Verb beginnt
- einen Satz, der sagt, wann man sie verwendet
- die Liste der Variablen mit einem Beispielwert für jede

Lies das Ergebnis gegen: Die KI streicht manchmal eine Angabe, die die Qualität des Originals ausgemacht hat.

Ein Steckbrief pro Vorlage, nicht mehr

Damit die Bibliothek in sechs Monaten noch nützlich ist, braucht jede Vorlage ein paar Informationen um sich herum. Fünf Zeilen über dem Prompt genügen:

NAME: Kunden an fehlende Unterlagen erinnern
WANN: Akte blockiert, weil Dokumente nicht eingegangen sind
GETESTETES TOOL: [TOOL], am [DATUM DES TESTS]
ACHTUNG: Frist und Liste der Unterlagen vor dem Versand prüfen
TYPISCHES ERGEBNIS: [EIN GUTES BEISPIEL FÜR DIE AUSGABE EINFÜGEN]

Das typische Ergebnis ist die Zeile, die alle überspringen und die am meisten hilft: In sechs Monaten erinnert sie dich daran, was du erwarten sollst. Das Testdatum sagt dir, wann du erneut prüfen solltest, denn Tools ändern sich. Bevor du eine Vorlage aufnimmst, schick sie durch die Testmethode, zumindest an zwei oder drei verschiedenen Fällen.

Benenne jede Vorlage danach, was sie möglich macht, und beginne mit einem Verb: „Auf eine negative Bewertung antworten“, „Ein Meeting zusammenfassen“. Ordne sie dann nach großen Verwendungszwecken. Für einen Handwerker genügen meist vier Rubriken: Kunden, Baustellen, Verwaltung, Kommunikation. Für einen Entwickler: Code-Review, Dokumentation, Debugging, Tests.

Pflegen, ohne die Abende dafür zu opfern

Eine Bibliothek stirbt auf zwei Arten: Niemand füllt sie, oder sie läuft über. Eine einfache Regel verhindert beides. Du nimmst eine Vorlage erst auf, wenn du dieselbe Aufgabe zum zweiten Mal erledigst. Einmal im Quartal löschst du, was du seit drei Monaten nicht benutzt hast, und führst zusammen, was sich überschneidet.

Wenn du die Bibliothek mit einem Team teilst, bestimme eine Person, die Änderungen freigibt, und führe datierte Versionen, damit alle dieselbe Vorlage verwenden und wissen, warum sie sich geändert hat.

Du musst nicht alles selbst schreiben: Der YouPrompt-Katalog bietet getestete Prompts mit einem Ausschnitt und einem echten Ergebnis, die du schon vor dem Kauf sehen kannst und die du an deine Variablen anpassen kannst.

Leg jetzt dein Dokument an, such in deinem Verlauf die drei Prompts heraus, die du am häufigsten wiederverwendet hast, und wandle den ersten um. Eine Bibliothek mit drei nützlichen Vorlagen ist schon mehr wert als ein Verlauf mit hundert Unterhaltungen.