Benutzerdefinierte Anweisungen, GPTs und Projekte: der praktische Leitfaden

Wenn du zu Beginn jeder Unterhaltung immer noch „Ich bin Steuerberater, antworte auf Deutsch, fasse dich kurz, keine Höflichkeitsfloskeln“ schreibst, machst du von Hand, was dein Tool von allein kann. Diese Sätze gehören in eine dauerhafte Einstellung: Die KI liest sie jedes Mal vor deiner ersten Nachricht.

Die Begriffe unterscheiden sich von Tool zu Tool, und die Menüs ändern sich oft, aber die Idee bleibt überall dieselbe. Es gibt Anweisungen, die dauerhaft gelesen werden, getrennt von dem, was du tippst, und sie lenken alle Antworten.

Vier Ebenen, von der Präferenz bis zum eigenen Assistenten

Nicht jeder muss einen maßgeschneiderten Assistenten anlegen. Die folgenden Ebenen unterscheiden sich durch ihre Reichweite. Namen und Verfügbarkeit je nach Tarif ändern sich: Prüfe das im Tool, wenn du das hier liest.

Im Zweifel beginne mit der ersten Ebene. Zum Projekt wechselst du, wenn du Referenzdokumente hast, die du daran hängen willst, und zum eigenen Assistenten, wenn eine Aufgabe so oft wiederkehrt, dass sie ein eigenes Tool verdient.

Was in die Anweisungen gehört und was im Prompt bleibt

Die Regel besteht aus einer Frage: Stimmt das in drei Monaten noch, und gilt es für fast alle meine Anfragen? Wenn ja, gehört es in die Anweisungen. Wenn nicht, bleibt es im Prompt des Tages.

Was als dauerhafte Anweisung gut funktioniert: dein Beruf und dein Niveau, deine Formatgewohnheiten, die Fehler, die du nicht mehr sehen willst, was die KI tun soll, wenn sie zweifelt. Was sie belastet: die Details einer laufenden Akte, eine lange Liste von Regeln, die du nur einmal im Monat anwendest, Allgemeinplätze wie „sei hilfreich und präzise“.

Vergleiche diese beiden Fassungen für einen selbstständigen Steuerberater.

Du bist ein Experten-Assistent, sehr kompetent und professionell. Gib immer die bestmöglichen Antworten. Sei präzise und hilfreich.

Dieser Text enthält keine verwertbare Information. Ein Modell versucht ohnehin, hilfreich zu sein, und „Experte“ sagt ihm nicht, auf welchem Gebiet und für wen.

Ich bin selbstständiger Steuerberater in Deutschland und arbeite hauptsächlich mit Handwerkern und Kleinstunternehmen. [PASSE DAS AN DEINEN BERUF UND DEINE KUNDSCHAFT AN]

Für meine Anfragen gilt:
- Antworte auf Deutsch, ohne Einleitung und ohne Höflichkeitsfloskel. Beginne mit der Antwort.
- Wenn du an meiner Stelle für einen Kunden schreibst, verwende einfache Sätze und vermeide Fachbegriffe aus der Buchhaltung, die nicht erklärt sind.
- Sag mir bei einer steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Regel, was sich geändert haben könnte und wo ich es in einer offiziellen Quelle nachprüfen kann. Stelle niemals einen Steuersatz oder eine Schwelle als sicher dar.
- Wenn für eine korrekte Antwort eine Information fehlt, stelle vor der Antwort eine Frage, höchstens zwei Fragen.
- Wenn ich dich nach deiner Meinung frage, gib sie und sag, was dich umstimmen würde, ohne erschöpfende Aufzählung von Für und Wider.

Jede Zeile verändert ein beobachtbares Verhalten. Das ist der Test für alle deine Anweisungen: Wenn du die Zeile streichst und die Antwort sich nicht verändert, lösche sie.

Einen Assistenten für eine Aufgabe bauen

Ein eigener Assistent oder ein Projekt wird interessant, wenn er eine einzige Aufgabe mit Dokumenten verbindet. Nimm einen Handwerksbetrieb, etwa eine Schreinerei, die jede Woche Angebotsanfragen per E-Mail beantwortet. Sie kann dort ihre Leistungsübersicht und zwei, drei Musterantworten ablegen und ihm dann diese Anweisungen geben.

Aufgabe: Du hilfst [NAME DES BETRIEBS], [TÄTIGKEIT] in [STADT], beim Beantworten von Angebotsanfragen, die per E-Mail eingehen. Du bearbeitest ausschließlich diese Aufgabe.

Ablauf:
1. Ich füge eine Kundenanfrage ein.
2. Du listest in wenigen Zeilen auf, was der Kunde möchte und welche Informationen zur Kalkulation fehlen.
3. Du verfasst eine Antwort zum Gegenlesen, mit weniger als 150 Wörtern, in der Sie-Form für den Kunden, im Ton der Beispiele aus den Dokumenten.

Regeln:
- Stütze dich bei Fristen und angebotenen Leistungen ausschließlich auf das Dokument „Leistungen“. Wenn die Anfrage darüber hinausgeht, sag mir das.
- Nenne nie einen verbindlichen Preis. Schreibe stattdessen [PREIS NOCH ZU BESTÄTIGEN].
- Nenne keinen Ausführungstermin, den ich dir nicht genannt habe.
- Wenn die Anfrage keine Angebotsanfrage ist, sag das einfach und schreibe nichts.

Die beiden Verbote zu Preis und Termin sind die wichtigsten im Text: Das sind die beiden Fehler, die teuer würden. Schreib immer die Grenzen auf, die dein Geschäft schützen, und halte sie in kurzen Sätzen.

Kennst du bereits die Bausteine eines guten Prompts, kommt dir der Aufbau vertraut vor. Der Unterschied: Dieser Text muss für Anfragen taugen, die du noch nicht gesehen hast.

Die Fallstricke dauerhafter Anweisungen

Sie sind keine Garantie. Ein Modell kann eine Regel ignorieren, vor allem wenn die Liste lang oder widersprüchlich ist. Bei einer Grenze, die wirklich zählt, lies die Ausgabe immer gegen.

Sie geraten in Vergessenheit. Wenn eine Kontoeinstellung einen Stil vorschreibt, wunderst du dich drei Wochen später vielleicht über seltsame Ergebnisse. Wenn dich eine Antwort überrascht, denk daran, deine Anweisungen und das Gedächtnis des Tools nachzusehen, falls es aktiviert ist.

Sie sind kein Tresor. Leg dort weder Passwörter noch API-Schlüssel noch sensible Kundendaten ab. Ein geteilter Assistent kann dazu gebracht werden, seine Anweisungen oder den Inhalt seiner Dokumente preiszugeben. Was du besser aus diesen Tools heraushältst, erfährst du in was man nicht in einen Chatbot einfügen sollte, und lies die Bedingungen deines Tarifs, vor allem wenn du Kundendaten verarbeitest.

Schreib deine Anweisungen aus dem, was du korrigierst

Öffne deine letzten fünf Unterhaltungen und notiere, was du erneut verlangen musstest: „kürzer“, „ohne Überschrift“, „auf Deutsch“, „sieze mich“. Diese Korrekturen sind dein erster Satz Anweisungen. Füge sie in die Einstellung deines Kontos ein, stelle der KI dann eine Frage, die du ihr oft stellst, und sieh nach, ob du noch etwas nacharbeiten musst. Wenn du diese Anweisungen ernsthafter testen willst, behalte drei typische Anfragen und spiele sie nach jeder Änderung erneut durch.