Prompts pour gérer une petite entreprise au quotidien

La gérante d'une boulangerie de quartier ferme la caisse à 19 h 30. Il lui reste trois choses : un fournisseur à relancer, le message à écrire au salarié qui part en congé, la consigne à afficher pour le nouvel apprenti. Ces textes ne lui prendraient pas longtemps si elle avait la tête libre, mais elle les remet à demain depuis trois jours.

Dans une petite entreprise, c'est la même personne qui vend, produit, gère le personnel et écrit les courriers. Les prompts ci-dessous s'attaquent aux écrits qui traînent. Aucun ne remplace ton comptable, ton juriste ou ton expert pour une décision. Ils t'évitent la page blanche.

Relancer un impayé, par étapes

Une relance de facture se dose : trop dure trop tôt, elle fâche un bon client, trop molle, elle ne sert à rien. Prépare une séquence de trois messages d'un coup.

Rédige trois messages de relance pour une facture impayée, du plus souple au plus ferme.

Mon entreprise : [TYPE, EX. : BOULANGERIE-TRAITEUR]. Client : [PARTICULIER / ENTREPRISE], avec qui j'ai [UNE BONNE RELATION / UNE RELATION RÉCENTE].
Facture : n° [NUMÉRO], [MONTANT] €, émise le [DATE], échéance le [DATE], objet : [EX. : BUFFET POUR 40 PERSONNES].

Message 1 : rappel cordial, 3 jours après l'échéance, sans reproche.
Message 2 : 15 jours après, rappelle les faits et demande une date de paiement.
Message 3 : 30 jours après, ferme et factuel, annonce la prochaine étape que je suis prêt à engager : [ÉTAPE, EX. : MISE EN DEMEURE PAR COURRIER RECOMMANDÉ].

Chaque message tient en 80 mots maximum. Ne cite aucun article de loi, aucune pénalité chiffrée et aucun taux : j'ajouterai moi-même les mentions prévues par mes conditions de vente.

Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire figurent normalement dans tes conditions générales et sur tes factures. Si tu hésites sur ce qu'il est possible d'appliquer, demande à ton comptable. Pour un impayé important, un courrier de mise en demeure se prépare avec un professionnel du droit.

Répondre à un client mécontent

Une mauvaise réponse à une réclamation coûte plus cher que l'erreur qui l'a provoquée. Le bon réflexe consiste à écrire à froid ce que tu veux dire à chaud, puis à le faire reformuler.

Un client m'a écrit ce message :
« [COLLE LE MESSAGE] »

Ce qui s'est réellement passé, d'après mes vérifications : [FAITS].
Ce que je suis prêt à faire : [GESTE : REMBOURSEMENT, REFAIRE LA PRESTATION, REMISE...].
Ce que je ne ferai pas : [LIMITE].

Écris ma réponse en 100 mots maximum : reconnais ce qui est vrai dans sa plainte, explique brièvement sans te justifier, propose le geste, donne un délai. Ton humain, pas de formule d'excuse standard. Ne promets rien au-delà de ce que j'ai écrit.

L'IA a tendance à être trop généreuse à ta place (« nous vous offrons... »). La ligne « ce que je ne ferai pas » la tient en laisse. Si tu as ce type de messages tous les jours, regarde les prompts pour le service client.

Écrire une procédure que l'apprenti va lire

Une consigne orale se perd, une consigne écrite trop longue n'est pas lue. Demande à l'IA de transformer ce que tu dis en une page simple.

Je vais te décrire de vive voix comment on fait [TÂCHE, EX. : L'OUVERTURE DU MAGASIN À 5 H 30]. Transcription brute :

[COLLE TES NOTES OU TA DICTÉE]

Transforme-la en procédure pour un nouvel employé qui n'a jamais fait ce travail : étapes numérotées, une action par étape, dans l'ordre réel, avec en gras les deux points où l'on se trompe le plus et ce qui se passe si on se trompe. Ajoute en fin de page une liste de contrôle de 6 lignes maximum. Si une étape te semble manquer, pose-moi la question à la fin au lieu de l'inventer.

Un point sur la sécurité : la procédure ne remplace pas les règles d'hygiène ou de sécurité qui s'imposent à ton activité. Fais-la relire par la personne qui te forme déjà les nouveaux, elle repérera l'étape que tu fais sans y penser.

Se préparer à un rendez-vous difficile

Avant de voir ton banquier, ton propriétaire ou un salarié dont il faut recadrer le comportement, demande à l'IA de t'aider à préparer les questions. Donne-lui le contexte, ce que tu veux obtenir et ce que tu crains. Demande-lui de jouer l'interlocuteur, comme dans l'article pour donner un rôle à l'IA. Tu t'entraînes à dire calmement ce que tu n'aurais pas osé dire.

Les limites à connaître

Ne mets pas dans un outil grand public les données de tes clients ou de tes salariés : noms, adresses, bulletins de paie. Remplace-les par « le client » ou « le salarié ». Et pour tout ce qui touche à la comptabilité, à la fiscalité ou au droit du travail, l'IA est un bon outil pour comprendre un sujet et préparer tes questions, pas pour décider. Vérifier une réponse détaille comment contrôler un chiffre ou une règle avant de l'utiliser.

Pour commencer, prends la tâche d'écriture que tu remets le plus souvent, celle qui est dans ta tête depuis une semaine, et rédige son prompt ce soir. Dix minutes suffisent.