Prompts pour associations : convocations, comptes rendus et dossiers

Le trésorier d'un club de badminton ouvre son ordinateur un dimanche soir. Il doit rédiger la convocation à l'assemblée générale, taper le compte rendu du dernier bureau et finir un dossier de subvention pour la mairie. Il fait tout cela sur son temps libre, en plus d'un travail, sans que personne ne l'y ait préparé.

L'IA peut retirer aux bénévoles la mise en forme et la première version, à condition qu'ils fournissent les décisions et les faits. Ce qui engage l'association, comme les délais et les règles de vote, reste dans les statuts et la loi, pas dans un brouillon.

Une convocation qui respecte tes statuts

Tes statuts disent comment et quand convoquer. Le délai de convocation, le mode d'envoi, le quorum : c'est à eux que tu te fies, pas à l'IA. Colle-les dans le prompt.

Tu aides le secrétaire d'une association à rédiger une convocation à l'assemblée générale ordinaire.

Voici l'article des statuts qui concerne les assemblées générales :
[COLLE L'ARTICLE]

Informations : nom de l'association : [NOM]. Date : [DATE]. Heure : [HEURE]. Lieu : [LIEU]. Ordre du jour : [POINTS].
Ce que doivent apporter les membres : [PROCURATION, COTISATION À JOUR, ETC.]

Écris la convocation en 200 mots maximum, ton cordial. Mentionne le délai de convocation et le mode de convocation tels qu'ils figurent dans l'article. Ajoute un modèle de pouvoir en fin de message. Si un point des statuts est ambigu ou si un élément manque, liste-le à part au lieu de l'inventer.

Compte à la main les jours entre l'envoi et l'assemblée. En cas de doute sur la validité d'une décision, renseigne-toi auprès de ta fédération ou du service qui accompagne les associations dans ta commune.

Un compte rendu à partir de notes en vrac

Les notes prises pendant une réunion ressemblent à « budget ok, Marc voit pour les maillots, tournoi 14 mars ?? ». L'IA les transforme en compte rendu lisible, à condition qu'on lui dise de ne rien arranger.

Voici mes notes de la réunion du bureau du [DATE]. Présents : [PRÉNOMS]. Excusés : [PRÉNOMS].

[COLLE TES NOTES TELLES QUELLES]

Rédige le compte rendu en quatre rubriques : décisions prises, actions à mener (qui, quoi, pour quand), points laissés ouverts, prochaine réunion.
Utilise uniquement mes notes. Quand un nom ou une date manque pour une action, écris « à préciser » au lieu de deviner. Ne transforme pas un « on verra » en décision.

Sans le « à préciser », l'IA attribue la tâche à la première personne mentionnée. Relis le résultat avec tes notes sous les yeux. Un modèle de prompt réutilisable t'évite de tout réécrire à chaque réunion.

Un dossier de subvention qui parle du projet

Les financeurs lisent beaucoup de dossiers. Celui qui retient l'attention présente un besoin précis, une action et ce qu'on pourra constater à la fin. Le tien est probablement déjà dans ta tête et dans tes mails.

Je dois rédiger la partie « présentation du projet » d'un dossier de demande de subvention auprès de [FINANCEUR : MAIRIE, DÉPARTEMENT, FONDATION...].

L'association : [NOM, ANNÉE DE CRÉATION, NOMBRE D'ADHÉRENTS, ACTIVITÉ]
Le besoin que nous avons constaté : [FAIT OBSERVÉ, EX. : 12 ENFANTS DE L'ÉCOLE VOISINE ONT DEMANDÉ UN CRÉNEAU ET NOUS N'AVONS PAS PU LES ACCUEILLIR]
Le projet : [CE QUE NOUS ALLONS FAIRE, OÙ, QUAND, AVEC QUI]
Budget : [POSTES ET MONTANTS]
Ce que nous pourrons mesurer à la fin : [INDICATEURS VÉRIFIABLES]

Écris cette partie en 300 mots, sans jargon associatif. Décris l'action avant l'ambition. Ne cite que les chiffres que je t'ai donnés. N'invente ni partenaire, ni résultat passé, ni statistique nationale.

Ce que tu écris, tu devras le justifier au bilan : vérifie que chaque phrase correspond à ce que l'association fera vraiment. Colle aussi les critères du financeur, qu'il publie souvent.

Les listes d'adhérents, avec noms, adresses et téléphones, sont des données personnelles : garde-les hors de l'outil et utilise des initiales dans les notes (les précautions).

Pour commencer, prends ton dernier compte rendu et les notes qui l'ont précédé, fais-les passer dans le deuxième prompt et compare avec ce que tu avais écrit à la main.