Prompts pour chefs de projet : cadrage, risques et comptes rendus

Une cheffe de projet reçoit un mail de son directeur : « On refait le site de l'association pour septembre, tu peux t'en occuper ? » C'est tout. Pas de budget, pas de périmètre, aucune idée de qui valide. Avant de planifier quoi que ce soit, elle doit transformer cette phrase en projet.

C'est le genre de moment où l'IA se révèle utile : elle ne connaît pas ton projet, mais elle connaît beaucoup de projets du même genre, et elle sait lister les questions qu'on oublie de poser. À toi de garder la responsabilité des réponses et des décisions.

Cadrer un projet en posant les bonnes questions

Ne demande pas tout de suite une note de cadrage. Demande les questions, puis rédige à partir de tes réponses. C'est la technique qui consiste à te faire interroger par l'IA, avant qu'elle ne produise quoi que ce soit.

Je suis chef de projet. Voici la demande telle que je l'ai reçue :
« [COLLE LA DEMANDE] »

Ne rédige rien. Pose-moi les questions dont j'ai besoin pour écrire une note de cadrage : objectif réel, utilisateurs, périmètre, ce qui est hors périmètre, contraintes de délai et de budget, décisionnaires, critères de réussite.
Regroupe-les par thème, de la plus importante à la moins importante, et marque d'une étoile celles auxquelles je dois obtenir une réponse avant de planifier. Dix questions maximum.

Pose ces questions à ton commanditaire, puis reviens avec les réponses :

Voici mes réponses aux questions de cadrage :
[RÉPONSES, MÊME INCOMPLÈTES]

Rédige une note de cadrage d'une page : contexte, objectif, périmètre (inclus et exclu), livrables, jalons, parties prenantes avec leur rôle, contraintes, critères de réussite.
Pour chaque élément qui reste flou ou qui repose sur une hypothèse, écris « à confirmer » et nomme la personne qui peut trancher. N'ajoute aucun délai ni budget que je n'ai pas donné.

Les « à confirmer » sont la partie utile de cette note : elle te fournit la liste des conversations à avoir cette semaine.

Un registre des risques qui sort de l'abstrait

Les risques génériques (« retard », « manque de ressources ») n'aident personne. Pour que l'IA sorte des risques concrets, donne-lui les particularités du projet.

Voici le projet : [DESCRIPTION EN 5 LIGNES].
Équipe : [QUI, QUELLE DISPONIBILITÉ]. Prestataires : [QUI]. Dépendances externes : [ex. : VALIDATION DU SERVICE JURIDIQUE, LIVRAISON DES TEXTES PAR LES BÉNÉVOLES].
Ce qui s'est mal passé sur notre dernier projet comparable : [FAITS].

Établis un tableau des dix risques les plus probables pour CE projet : risque, cause concrète, signal d'alerte précoce, effet sur le projet, action de prévention, personne responsable à nommer.
Écarte les risques génériques valables pour tous les projets. Classe-les par criticité et dis sur quels éléments de mon texte tu t'appuies.

Le dernier élément du prompt, qui demande de justifier chaque risque par ton texte, permet de repérer ceux que l'IA a inventés pour remplir le tableau. Si un risque ne s'appuie sur rien, supprime-le.

Un compte rendu qui produit des actions

Un compte rendu qui raconte la réunion ne sert à rien. Celui qui liste les décisions, les actions et les responsables fait avancer le projet.

Voici la transcription ou les notes de la réunion de projet du [DATE]. Participants : [PRÉNOMS].

[COLLE LE TEXTE]

Rédige le compte rendu en 4 parties :
1. Décisions prises (une phrase chacune).
2. Actions : tableau avec action, responsable, échéance.
3. Points bloquants et ce qui est nécessaire pour les lever.
4. Sujets reportés à la prochaine réunion.

N'inscris un responsable ou une échéance que s'ils sont dits dans le texte ; sinon écris « à définir ». Ne transforme pas une discussion en décision. Termine par les trois points qu'il faut confirmer par écrit auprès des participants.

Relis les décisions avec les notes sous les yeux. Une phrase comme « on part sur le prestataire B » est une décision lourde de conséquences, qui ne doit pas venir d'une interprétation de l'outil. Si ta réunion est enregistrée, vérifie que les participants le savent et que ton organisation autorise la transcription par un outil externe.

Le mail de situation au sponsor

Le sponsor veut trois choses : où en est le projet, ce qui va mal, ce qu'on attend de lui. Un prompt le rédige à partir de tes notes en vrac.

Écris un mail d'avancement de 120 mots pour [FONCTION DU SPONSOR], à partir de ces éléments : [AVANCEMENT], [ÉCARTS PAR RAPPORT AU PLAN], [DÉCISION OU APPUI DONT J'AI BESOIN, AVEC DATE LIMITE].
Ordre : l'état général en une phrase (vert, orange ou rouge, avec la raison), ce qui a avancé, ce qui coince, ce que j'attends de lui.
Ne minimise pas un retard et n'invente aucune cause. Ton factuel.

Pour enchaîner ces étapes sans perdre le fil, regarde la méthode des chaînes de prompts, qui s'applique bien à un cadrage en plusieurs temps.

Avant de commencer

Évite de coller des données confidentielles du projet (contrats, noms de clients, informations financières) dans un outil dont tu ne maîtrises pas les conditions d'utilisation. Anonymise ou demande à ton service informatique quel outil est autorisé.

Pour essayer cette semaine, prends le projet qui te donne le plus de mal à décrire et fais passer sa demande initiale dans le premier prompt. Tu repéreras en cinq minutes les questions que tu n'as pas encore posées.