Resumir e consultar documentos longos com a IA

Você coloca um termo de referência de 80 páginas no seu assistente, pede “faça um resumo” e recebe dez linhas bem escritas. Sobre o que elas tratam? Provavelmente sobre as ideias mais gerais, as do começo. A cláusula de multa por atraso da página 63, a que conta para você, não aparece.

Um resumo pode ser exato e inútil. Num documento longo, a pergunta a se fazer antes do prompt é sobre a leitura que você quer fazer: saber do que se trata, encontrar uma informação ou extrair um conjunto de pontos. Cada objetivo pede um método diferente.

Verifique primeiro o que a IA realmente leu

Antes de qualquer pergunta, certifique-se de que o texto passou direito. Três problemas aparecem com frequência:

• O PDF escaneado. Uma imagem de página não contém texto. Algumas ferramentas a leem, outras nem tanto, e as tabelas podem sair embaralhadas.
• O documento longo demais. Dependendo da ferramenta, parte do texto pode não ser levada em conta, ou ser consultada apenas por trechos. Você não é necessariamente avisado. Os limites dependem da ferramenta e do seu plano, e evoluem: confira na hora em que for trabalhar. O artigo sobre tokens e janela de contexto explica o mecanismo.
• A diagramação. Notas de rodapé, colunas e cabeçalhos repetidos podem cortar as frases ao meio.

Uma verificação rápida evita muita surpresa desagradável.

Antes de trabalhar neste documento, faça uma verificação de leitura:
1. Informe o título e o sumário com os números de seção exatamente como aparecem no documento.
2. Copie palavra por palavra a primeira frase da última seção e a última frase do documento.
3. Aponte os trechos que você não consegue ler ou que parecem mal extraídos (tabelas, imagens, texto cortado).

Não resuma nada por enquanto.

Compare com o original. Se o final não corresponder, você sabe que precisará dividir.

Procure uma resposta precisa, não resuma

Para um artesão que responde a uma licitação, o resumo não tem nenhum interesse. Ele quer saber quais documentos apresentar, até que data, quais multas se aplicam. A boa abordagem: fazer perguntas fechadas e exigir o trecho de origem.

Antes:

Resuma este edital.

Depois:

Você vai me ajudar a analisar este edital para decidir se vou participar. Minha atividade: [SEU OFÍCIO, SEU PORTE, SUA REGIÃO].

Responda em uma tabela com as colunas: Pergunta, Resposta, Citação exata, Localização (seção ou página).

Perguntas:
1. Qual é o prazo e a forma de entrega da proposta?
2. Quais documentos são obrigatórios?
3. Quais são os critérios de seleção e sua ponderação?
4. Há multas ou cláusulas incomuns? Liste todas.
5. Quais certificações, seguros ou referências são exigidos?
6. [SUA PERGUNTA ESPECÍFICA]

Se o documento não responder a uma pergunta, escreva “Não encontrado” e não deduza nada. Depois da tabela, liste as contradições entre as diferentes partes do documento.

As citações permitem que você verifique em poucos segundos com Ctrl+F. Encare-as como uma pista a conferir: um modelo pode errar ao ler, e um “Não encontrado” não prova a ausência de uma cláusula. Para uma decisão de peso, como um contrato ou uma licitação pública, releia o texto original e consulte um profissional se necessário.

A lógica de resposta ancorada no documento é detalhada no artigo para reduzir as alucinações.

Dividir para resumir de verdade

Quando você quer um resumo de verdade de um texto muito longo, o relatório anual de uma federação, por exemplo, proceda em duas etapas. Você resume cada parte separadamente e depois faz a síntese desses resumos. Os especialistas falam em map-reduce. Cada parte recebe assim a mesma atenção, e o final do documento deixa de ser deixado de lado.

O prompt para cada parte impõe o mesmo formato, para poder montar tudo depois:

Esta é a parte [NÚMERO] de [TOTAL] de um documento intitulado [TÍTULO]. Estou lendo-o para [SEU OBJETIVO].

Extraia desta parte somente:
- as decisões ou conclusões;
- os números importantes, com o contexto;
- os pontos que podem dizer respeito a [SUA ATIVIDADE OU SUA ORGANIZAÇÃO];
- as remissões a outras partes do documento.

No máximo 150 palavras. Cite o título da seção de cada ponto. Não interprete, não acrescente nada que não esteja neste trecho.

Depois, com o conjunto dos resumos:

Aqui estão os resumos sucessivos de todas as partes de um documento. Redija uma síntese de [EXTENSÃO] para [DESTINATÁRIO].

Estrutura: o que é preciso reter, o que muda em relação a [PERÍODO OU VERSÃO ANTERIOR, SE CONHECIDO], o que é preciso fazer ou acompanhar.

Mantenha as referências de seção. Se dois resumos se contradisserem, sinalize isso em vez de escolher. Não acrescente nenhuma informação ausente dos resumos.

Resumos:
[COLE OS RESUMOS]

Divida o texto por capítulos em vez de por número de páginas, para não separar uma regra de sua exceção. Como em qualquer encadeamento de prompts, você pode reler cada resumo intermediário antes de passar à etapa seguinte.

A fraqueza dele é conhecida: o que não foi retido na primeira etapa não volta. Informe portanto seu objetivo desde o início, como no prompt, para que a seleção seja feita de acordo com o que interessa a você.

As ferramentas feitas para consultar documentos

Os assistentes generalistas permitem anexar arquivos, e alguns oferecem espaços onde você guarda vários documentos de referência. Existem também ferramentas especializadas na consulta de fontes, como o NotebookLM do Google, que remetem aos trechos usados. Esses recursos evoluem rápido: veja o que a sua ferramenta oferece no momento em que você ler.

O formato do arquivo também pesa. Quando puder, prefira um texto limpo a um PDF complicado: um documento Word ou um texto copiado costuma passar melhor.

Um lembrete antes de enviar qualquer coisa: um contrato, contracheques ou um dossiê de cliente podem conter dados sensíveis. Veja o que você não deve colar em um chatbot, as condições do seu plano e, se tiver uma dúvida séria, as recomendações da CNIL ou a pessoa responsável pelos dados na sua organização.

Prepare suas perguntas antes de abrir o arquivo

Da próxima vez que chegar um documento longo, escreva primeiro cinco perguntas a que você precisa responder, sem ler uma página sequer. Rode a verificação de leitura e depois a tabela com citações. Por fim, abra o documento nos locais indicados e leia esses trechos você mesmo: você vai gastar alguns minutos e saberá exatamente o que verificou e o que não verificou.