Prompts para gerentes de projeto: escopo, riscos e atas

Uma gerente de projeto recebe um e-mail do diretor: “Vamos refazer o site da associação para setembro, você pode cuidar disso?” É só isso. Sem orçamento, sem escopo, sem ideia de quem aprova. Antes de planejar qualquer coisa, ela precisa transformar essa frase em projeto.

É o tipo de momento em que a IA se mostra útil: ela não conhece o seu projeto, mas conhece muitos projetos do mesmo tipo e sabe listar as perguntas que a gente esquece de fazer. Cabe a você manter a responsabilidade pelas respostas e pelas decisões.

Definir o escopo de um projeto fazendo as perguntas certas

Não peça logo um documento de escopo. Peça as perguntas e depois redija a partir das suas respostas. É a técnica de deixar a IA entrevistar você, antes que ela produza qualquer coisa.

Sou gerente de projeto. Esta é a demanda como a recebi:
“[COLE A DEMANDA]”

Não redija nada. Faça-me as perguntas de que preciso para escrever um documento de escopo: objetivo real, usuários, escopo, o que está fora do escopo, restrições de prazo e de orçamento, decisores, critérios de sucesso.
Agrupe-as por tema, da mais importante à menos importante, e marque com uma estrela aquelas cuja resposta preciso obter antes de planejar. No máximo dez perguntas.

Faça essas perguntas ao seu patrocinador e volte com as respostas:

Aqui estão minhas respostas às perguntas de escopo:
[RESPOSTAS, MESMO INCOMPLETAS]

Redija um documento de escopo de uma página: contexto, objetivo, escopo (incluído e excluído), entregáveis, marcos, partes interessadas com seu papel, restrições, critérios de sucesso.
Para cada elemento que continue nebuloso ou que se baseie numa hipótese, escreva “a confirmar” e nomeie a pessoa que pode decidir. Não acrescente nenhum prazo nem orçamento que eu não tenha informado.

Os “a confirmar” são a parte útil desse documento: ele fornece a lista das conversas que você precisa ter esta semana.

Um registro de riscos que sai do abstrato

Riscos genéricos (“atraso”, “falta de recursos”) não ajudam ninguém. Para que a IA traga riscos concretos, dê a ela as particularidades do projeto.

Este é o projeto: [DESCRIÇÃO EM 5 LINHAS].
Equipe: [QUEM, COM QUE DISPONIBILIDADE]. Fornecedores: [QUEM]. Dependências externas: [ex.: APROVAÇÃO DO JURÍDICO, ENTREGA DOS TEXTOS PELOS VOLUNTÁRIOS].
O que deu errado no nosso último projeto comparável: [FATOS].

Monte uma tabela com os dez riscos mais prováveis para ESTE projeto: risco, causa concreta, sinal de alerta precoce, efeito sobre o projeto, ação de prevenção, responsável a designar.
Descarte os riscos genéricos que valem para qualquer projeto. Classifique-os por criticidade e diga em quais elementos do meu texto você se baseia.

O último item do prompt, que pede para justificar cada risco com o seu texto, permite identificar os que a IA inventou para preencher a tabela. Se um risco não se apoia em nada, apague-o.

Uma ata que produz ações

Uma ata que conta a reunião não serve para nada. A que lista as decisões, as ações e os responsáveis faz o projeto andar.

Aqui está a transcrição ou as anotações da reunião de projeto de [DATA]. Participantes: [NOMES].

[COLE O TEXTO]

Redija a ata em 4 partes:
1. Decisões tomadas (uma frase cada).
2. Ações: tabela com ação, responsável, prazo.
3. Pontos de bloqueio e o que é necessário para destravá-los.
4. Assuntos adiados para a próxima reunião.

Só registre um responsável ou um prazo se estiverem ditos no texto; caso contrário, escreva “a definir”. Não transforme uma discussão em decisão. Termine com os três pontos que precisam ser confirmados por escrito com os participantes.

Releia as decisões com as anotações diante dos olhos. Uma frase como “vamos com o fornecedor B” é uma decisão de grandes consequências, que não deve vir de uma interpretação da ferramenta. Se a sua reunião é gravada, confirme que os participantes sabem disso e que a sua organização autoriza a transcrição por uma ferramenta externa.

O e-mail de situação para o patrocinador

O patrocinador quer três coisas: em que pé está o projeto, o que vai mal, o que se espera dele. Um prompt redige isso a partir das suas anotações soltas.

Escreva um e-mail de andamento de 120 palavras para [CARGO DO PATROCINADOR], a partir destes elementos: [ANDAMENTO], [DESVIOS EM RELAÇÃO AO PLANO], [DECISÃO OU APOIO DE QUE PRECISO, COM PRAZO LIMITE].
Ordem: o estado geral em uma frase (verde, amarelo ou vermelho, com o motivo), o que avançou, o que emperrou, o que espero dele.
Não minimize um atraso e não invente nenhuma causa. Tom factual.

Para encadear essas etapas sem perder o fio, veja o método das cadeias de prompts, que se aplica bem a um escopo definido em vários tempos.

Antes de começar

Evite colar dados confidenciais do projeto (contratos, nomes de clientes, informações financeiras) numa ferramenta cujos termos de uso você não domina. Anonimize ou pergunte à TI qual ferramenta é autorizada.

Para experimentar esta semana, pegue o projeto que mais lhe dá trabalho para descrever e passe a demanda inicial dele pelo primeiro prompt. Em cinco minutos você vai identificar as perguntas que ainda não fez.