Prompts para associações: convocações, atas e projetos

O tesoureiro de um clube de badminton abre o computador em um domingo à noite. Ele precisa redigir a convocação da assembleia geral, digitar a ata da última reunião da diretoria e terminar um pedido de subvenção para a prefeitura. Faz tudo isso no tempo livre, além de um emprego, sem que ninguém o tenha preparado para isso.

A IA pode tirar dos voluntários a formatação e a primeira versão, desde que eles forneçam as decisões e os fatos. O que compromete a associação, como os prazos e as regras de votação, continua estando no estatuto e na lei, não em um rascunho.

Uma convocação que respeita o seu estatuto

O seu estatuto diz como e quando convocar. O prazo de convocação, a forma de envio, o quórum: é neles que você confia, não na IA. Cole-os no prompt.

Você ajuda o secretário de uma associação a redigir uma convocação para a assembleia geral ordinária.

Aqui está o artigo do estatuto que trata das assembleias gerais:
[COLE O ARTIGO]

Informações: nome da associação: [NOME]. Data: [DATA]. Horário: [HORÁRIO]. Local: [LOCAL]. Pauta: [PONTOS].
O que os membros devem trazer: [PROCURAÇÃO, MENSALIDADE EM DIA, ETC.]

Escreva a convocação em no máximo 200 palavras, em tom cordial. Mencione o prazo de convocação e a forma de convocação tal como constam no artigo. Acrescente um modelo de procuração no fim da mensagem. Se algum ponto do estatuto for ambíguo ou se faltar algum elemento, liste-o à parte em vez de inventar.

Conte à mão os dias entre o envio e a assembleia. Em caso de dúvida sobre a validade de uma decisão, informe-se junto à sua federação ou ao serviço que apoia as associações na sua cidade.

Uma ata a partir de anotações soltas

As anotações feitas durante uma reunião se parecem com “orçamento ok, Marcos vê as camisetas, torneio 14/3??”. A IA as transforma em uma ata legível, desde que se diga a ela para não arrumar nada.

Aqui estão as minhas anotações da reunião da diretoria de [DATA]. Presentes: [NOMES]. Ausentes com justificativa: [NOMES].

[COLE SUAS ANOTAÇÕES DO JEITO QUE ESTÃO]

Redija a ata em quatro seções: decisões tomadas, ações a realizar (quem, o quê, para quando), pontos deixados em aberto, próxima reunião.
Use apenas as minhas anotações. Quando faltar um nome ou uma data para uma ação, escreva “a definir” em vez de adivinhar. Não transforme um “a gente vê” em decisão.

Sem o “a definir”, a IA atribui a tarefa à primeira pessoa mencionada. Releia o resultado com as suas anotações diante dos olhos. Um modelo de prompt reutilizável poupa você de reescrever tudo a cada reunião.

Um pedido de subvenção que fala do projeto

Os financiadores leem muitos pedidos. O que chama a atenção apresenta uma necessidade precisa, uma ação e o que será possível constatar no fim. O seu provavelmente já está na sua cabeça e nos seus e-mails.

Preciso redigir a parte “apresentação do projeto” de um pedido de subvenção junto a [FINANCIADOR: PREFEITURA, ESTADO, FUNDAÇÃO...].

A associação: [NOME, ANO DE CRIAÇÃO, NÚMERO DE ASSOCIADOS, ATIVIDADE]
A necessidade que constatamos: [FATO OBSERVADO, EX.: 12 CRIANÇAS DA ESCOLA VIZINHA PEDIRAM UMA VAGA E NÃO PUDEMOS RECEBÊ-LAS]
O projeto: [O QUE VAMOS FAZER, ONDE, QUANDO, COM QUEM]
Orçamento: [ITENS E VALORES]
O que poderemos medir no fim: [INDICADORES VERIFICÁVEIS]

Escreva essa parte em 300 palavras, sem jargão de associação. Descreva a ação antes da ambição. Cite apenas os números que eu lhe dei. Não invente nem parceiro, nem resultado passado, nem estatística nacional.

O que você escrever, terá de justificar na prestação de contas: confira se cada frase corresponde ao que a associação realmente fará. Cole também os critérios do financiador, que ele costuma publicar.

As listas de associados, com nomes, endereços e telefones, são dados pessoais: mantenha-as fora da ferramenta e use iniciais nas anotações (as precauções).

Para começar, pegue a sua última ata e as anotações que a precederam, passe-as pelo segundo prompt e compare com o que você tinha escrito à mão.