Prompt per project manager: impostazione, rischi e verbali

Una project manager riceve una mail dal suo direttore: «Rifacciamo il sito dell'associazione per settembre, te ne puoi occupare?» Tutto qui. Nessun budget, nessun perimetro, nessuna idea di chi approvi. Prima di pianificare qualunque cosa, deve trasformare questa frase in un progetto.

È il genere di momento in cui l'IA si rivela utile: non conosce il tuo progetto, ma conosce molti progetti dello stesso tipo e sa elencare le domande che si dimentica di porre. A te resta la responsabilità delle risposte e delle decisioni.

Impostare un progetto ponendo le domande giuste

Non chiedere subito una nota di impostazione. Chiedi le domande, poi scrivi a partire dalle tue risposte. È la tecnica che consiste nel farti interrogare dall'IA, prima che produca qualsiasi cosa.

Sono project manager. Ecco la richiesta così come l'ho ricevuta:
«[INCOLLA LA RICHIESTA]»

Non scrivere nulla. Fammi le domande che mi servono per scrivere una nota di impostazione: obiettivo reale, utenti, perimetro, ciò che è fuori perimetro, vincoli di tempi e di budget, decisori, criteri di successo.
Raggruppale per tema, dalla più importante alla meno importante, e contrassegna con un asterisco quelle a cui devo ottenere una risposta prima di pianificare. Dieci domande al massimo.

Poni queste domande al tuo committente, poi torna con le risposte:

Ecco le mie risposte alle domande di impostazione:
[RISPOSTE, ANCHE INCOMPLETE]

Scrivi una nota di impostazione di una pagina: contesto, obiettivo, perimetro (incluso ed escluso), deliverable, milestone, stakeholder con il loro ruolo, vincoli, criteri di successo.
Per ogni elemento che resta vago o che poggia su un'ipotesi, scrivi "da confermare" e nomina la persona che può decidere. Non aggiungere nessuna scadenza né budget che non ti ho dato.

I «da confermare» sono la parte utile di questa nota: ti forniscono l'elenco delle conversazioni da avere questa settimana.

Un registro dei rischi che esce dall'astratto

I rischi generici («ritardo», «mancanza di risorse») non aiutano nessuno. Perché l'IA produca rischi concreti, dalle le particolarità del progetto.

Ecco il progetto: [DESCRIZIONE IN 5 RIGHE].
Team: [CHI, QUALE DISPONIBILITÀ]. Fornitori: [CHI]. Dipendenze esterne: [es.: APPROVAZIONE DELL'UFFICIO LEGALE, CONSEGNA DEI TESTI DA PARTE DEI VOLONTARI].
Che cosa è andato male nel nostro ultimo progetto comparabile: [FATTI].

Compila una tabella dei dieci rischi più probabili per QUESTO progetto: rischio, causa concreta, segnale d'allarme precoce, effetto sul progetto, azione di prevenzione, responsabile da nominare.
Scarta i rischi generici validi per tutti i progetti. Classificali per criticità e dimmi su quali elementi del mio testo ti basi.

L'ultimo elemento del prompt, che chiede di giustificare ogni rischio con il tuo testo, permette di individuare quelli che l'IA ha inventato per riempire la tabella. Se un rischio non poggia su nulla, eliminalo.

Un verbale che produce azioni

Un verbale che racconta la riunione non serve a niente. Quello che elenca decisioni, azioni e responsabili fa avanzare il progetto.

Ecco la trascrizione o gli appunti della riunione di progetto del [DATA]. Partecipanti: [NOMI].

[INCOLLA IL TESTO]

Scrivi il verbale in 4 parti:
1. Decisioni prese (una frase ciascuna).
2. Azioni: tabella con azione, responsabile, scadenza.
3. Punti bloccanti e ciò che serve per sbloccarli.
4. Argomenti rinviati alla prossima riunione.

Inserisci un responsabile o una scadenza solo se sono detti nel testo; altrimenti scrivi "da definire". Non trasformare una discussione in una decisione. Concludi con i tre punti da confermare per iscritto ai partecipanti.

Rileggi le decisioni con gli appunti sotto gli occhi. Una frase come «andiamo con il fornitore B» è una decisione dalle grandi conseguenze, che non deve nascere da un'interpretazione dello strumento. Se la tua riunione è registrata, verifica che i partecipanti lo sappiano e che la tua organizzazione autorizzi la trascrizione da parte di uno strumento esterno.

La mail di aggiornamento allo sponsor

Lo sponsor vuole tre cose: a che punto è il progetto, che cosa va male, che cosa ci si aspetta da lui. Un prompt la scrive a partire dai tuoi appunti sparsi.

Scrivi una mail di avanzamento di 120 parole per [RUOLO DELLO SPONSOR], a partire da questi elementi: [AVANZAMENTO], [SCOSTAMENTI RISPETTO AL PIANO], [DECISIONE O SOSTEGNO DI CUI HO BISOGNO, CON SCADENZA].
Ordine: lo stato generale in una frase (verde, arancione o rosso, con la ragione), ciò che è avanzato, ciò che si inceppa, ciò che mi aspetto da lui.
Non minimizzare un ritardo e non inventare nessuna causa. Tono fattuale.

Per concatenare questi passaggi senza perdere il filo, guarda il metodo delle catene di prompt, che si applica bene a un'impostazione in più tempi.

Prima di cominciare

Evita di incollare dati riservati del progetto (contratti, nomi di clienti, informazioni finanziarie) in uno strumento di cui non controlli le condizioni d'uso. Rendi anonimi i dati oppure chiedi al tuo servizio informatico quale strumento sia autorizzato.

Per provare questa settimana, prendi il progetto che ti dà più difficoltà a descrivere e fai passare la sua richiesta iniziale nel primo prompt. Individuerai in cinque minuti le domande che non hai ancora posto.