Prompt per associazioni: convocazioni, verbali e dossier

Il tesoriere di un club di badminton apre il computer una domenica sera. Deve scrivere la convocazione dell'assemblea generale, mettere in bella il verbale dell'ultimo consiglio direttivo e finire un dossier di richiesta di contributo per il comune. Fa tutto questo nel tempo libero, oltre a un lavoro, senza che nessuno l'abbia preparato a farlo.

L'IA può togliere ai volontari l'impaginazione e la prima versione, a condizione che siano loro a fornire le decisioni e i fatti. Ciò che impegna l'associazione, come i termini e le regole di voto, sta nello statuto e nella legge, non in una bozza.

Una convocazione che rispetta il tuo statuto

Il tuo statuto dice come e quando convocare. Il termine di convocazione, la modalità di invio, il quorum: ti affidi a quelli, non all'IA. Incollali nel prompt.

Aiuti il segretario di un'associazione a redigere una convocazione dell'assemblea generale ordinaria.

Ecco l'articolo dello statuto che riguarda le assemblee generali:
[INCOLLA L'ARTICOLO]

Informazioni: nome dell'associazione: [NOME]. Data: [DATA]. Ora: [ORA]. Luogo: [LUOGO]. Ordine del giorno: [PUNTI].
Cosa devono portare i soci: [DELEGA, QUOTA IN REGOLA, ECC.]

Scrivi la convocazione in 200 parole al massimo, tono cordiale. Menziona il termine di convocazione e la modalità di convocazione così come figurano nell'articolo. Aggiungi un modello di delega in fondo al messaggio. Se un punto dello statuto è ambiguo o se manca un elemento, elencalo a parte invece di inventarlo.

Conta a mano i giorni tra l'invio e l'assemblea. In caso di dubbio sulla validità di una decisione, informati presso la tua federazione o presso il servizio che affianca le associazioni nel tuo comune.

Un verbale a partire da appunti sparsi

Gli appunti presi durante una riunione assomigliano a «budget ok, Marco vede per le divise, torneo 14 marzo ??». L'IA li trasforma in un verbale leggibile, a condizione di dirle di non sistemare niente.

Ecco i miei appunti della riunione del consiglio direttivo del [DATA]. Presenti: [NOMI]. Assenti giustificati: [NOMI].

[INCOLLA I TUOI APPUNTI COSÌ COME SONO]

Redigi il verbale in quattro rubriche: decisioni prese, azioni da svolgere (chi, cosa, entro quando), punti lasciati aperti, prossima riunione.
Usa soltanto i miei appunti. Quando manca un nome o una data per un'azione, scrivi «da precisare» invece di indovinare. Non trasformare un «vedremo» in una decisione.

Senza il «da precisare», l'IA assegna il compito alla prima persona menzionata. Rileggi il risultato con i tuoi appunti sotto gli occhi. Un modello di prompt riutilizzabile ti evita di riscrivere tutto a ogni riunione.

Un dossier di contributo che parla del progetto

I finanziatori leggono molti dossier. Quello che attira l'attenzione presenta un bisogno preciso, un'azione e ciò che si potrà constatare alla fine. Il tuo è probabilmente già nella tua testa e nelle tue mail.

Devo redigere la parte «presentazione del progetto» di un dossier di richiesta di contributo presso [FINANZIATORE: COMUNE, REGIONE, FONDAZIONE...].

L'associazione: [NOME, ANNO DI COSTITUZIONE, NUMERO DI SOCI, ATTIVITÀ]
Il bisogno che abbiamo constatato: [FATTO OSSERVATO, ES.: 12 BAMBINI DELLA SCUOLA VICINA HANNO CHIESTO UN POSTO E NON ABBIAMO POTUTO ACCOGLIERLI]
Il progetto: [COSA FAREMO, DOVE, QUANDO, CON CHI]
Budget: [VOCI E IMPORTI]
Cosa potremo misurare alla fine: [INDICATORI VERIFICABILI]

Scrivi questa parte in 300 parole, senza gergo associativo. Descrivi l'azione prima dell'ambizione. Cita solo le cifre che ti ho dato. Non inventare né partner, né risultati passati, né statistiche nazionali.

Ciò che scrivi dovrai giustificarlo nel rendiconto: verifica che ogni frase corrisponda a ciò che l'associazione farà davvero. Incolla anche i criteri del finanziatore, che spesso pubblica.

Gli elenchi dei soci, con nomi, indirizzi e telefoni, sono dati personali: tienili fuori dallo strumento e usa le iniziali negli appunti (le precauzioni).

Per cominciare, prendi il tuo ultimo verbale e gli appunti che l'hanno preceduto, falli passare nel secondo prompt e confronta con ciò che avevi scritto a mano.