Prompts para asociaciones: convocatorias, actas y dossiers

El tesorero de un club de bádminton abre su ordenador un domingo por la noche. Tiene que redactar la convocatoria de la asamblea general, pasar a limpio el acta de la última reunión de la junta y terminar un dossier de subvención para el ayuntamiento. Hace todo esto en su tiempo libre, además de un trabajo, sin que nadie lo haya preparado para ello.

La IA puede quitar a los voluntarios el formato y la primera versión, siempre que ellos aporten las decisiones y los datos. Lo que compromete a la asociación, como los plazos y las reglas de votación, sigue estando en los estatutos y en la ley, no en un borrador.

Una convocatoria que respete tus estatutos

Tus estatutos dicen cómo y cuándo convocar. El plazo de convocatoria, el medio de envío, el quórum: te fías de ellos, no de la IA. Pégalos en el prompt.

Ayudas al secretario de una asociación a redactar una convocatoria de asamblea general ordinaria.

Este es el artículo de los estatutos sobre las asambleas generales:
[PEGA EL ARTÍCULO]

Información: nombre de la asociación: [NOMBRE]. Fecha: [FECHA]. Hora: [HORA]. Lugar: [LUGAR]. Orden del día: [PUNTOS].
Lo que deben aportar los socios: [DELEGACIÓN DE VOTO, CUOTA AL DÍA, ETC.]

Escribe la convocatoria en 200 palabras como máximo, en tono cordial. Menciona el plazo de convocatoria y el medio de convocatoria tal como figuran en el artículo. Añade un modelo de delegación de voto al final del mensaje. Si algún punto de los estatutos es ambiguo o falta algún elemento, enuméralo aparte en lugar de inventarlo.

Cuenta a mano los días entre el envío y la asamblea. Si dudas de la validez de una decisión, consulta a tu federación o al servicio que acompaña a las asociaciones en tu municipio.

Un acta a partir de notas sueltas

Las notas tomadas durante una reunión se parecen a «presupuesto ok, Marcos mira lo de las camisetas, ¿torneo 14 marzo??». La IA las convierte en un acta legible, siempre que se le diga que no arregle nada.

Estas son mis notas de la reunión de la junta del [FECHA]. Presentes: [NOMBRES]. Excusados: [NOMBRES].

[PEGA TUS NOTAS TAL CUAL]

Redacta el acta en cuatro apartados: decisiones tomadas, acciones que llevar a cabo (quién, qué, para cuándo), puntos que quedan abiertos, próxima reunión.
Usa únicamente mis notas. Cuando falte un nombre o una fecha en una acción, escribe «por precisar» en lugar de adivinar. No conviertas un «ya veremos» en una decisión.

Sin el «por precisar», la IA asigna la tarea a la primera persona mencionada. Revisa el resultado con tus notas delante. Una plantilla de prompt reutilizable te ahorra reescribirlo todo en cada reunión.

Un dossier de subvención que hable del proyecto

Los financiadores leen muchos dossiers. El que llama la atención presenta una necesidad concreta, una acción y lo que se podrá constatar al final. El tuyo probablemente ya está en tu cabeza y en tus correos.

Tengo que redactar el apartado «presentación del proyecto» de un dossier de solicitud de subvención ante [FINANCIADOR: AYUNTAMIENTO, DIPUTACIÓN, FUNDACIÓN...].

La asociación: [NOMBRE, AÑO DE CREACIÓN, NÚMERO DE SOCIOS, ACTIVIDAD]
La necesidad que hemos constatado: [HECHO OBSERVADO, EJ.: 12 NIÑOS DEL COLEGIO VECINO PIDIERON UN HORARIO Y NO PUDIMOS ACOGERLOS]
El proyecto: [LO QUE VAMOS A HACER, DÓNDE, CUÁNDO, CON QUIÉN]
Presupuesto: [PARTIDAS E IMPORTES]
Lo que podremos medir al final: [INDICADORES VERIFICABLES]

Escribe este apartado en 300 palabras, sin jerga asociativa. Describe la acción antes que la ambición. Cita solo las cifras que te he dado. No inventes ningún socio colaborador, ningún resultado pasado ni ninguna estadística nacional.

Lo que escribas, tendrás que justificarlo en la memoria final: comprueba que cada frase corresponde a lo que la asociación hará de verdad. Pega también los criterios del financiador, que a menudo publica.

Las listas de socios, con nombres, direcciones y teléfonos, son datos personales: mantenlas fuera de la herramienta y usa iniciales en las notas (las precauciones).

Para empezar, coge tu último acta y las notas que la precedieron, pásalas por el segundo prompt y compara con lo que habías escrito a mano.