Usar la IA en el trabajo: por dónde empezar

Camila es asistente administrativa en una empresa de quince personas. Su director le ha dicho en una reunión: «Deberíamos ver qué puede aportarnos la IA». Nadie ha precisado el qué, ni con qué herramienta, ni con qué normas. Tiene dos opciones: esperar a que se lo expliquen o abrir un chatbot y pegar en él el primer documento que le caiga en las manos. La segunda es más tentadora y bastante más arriesgada.

El camino se resume en seis pasos y sirve para cualquier puesto de oficina.

1. Saber qué está permitido antes de abrir nada

Pregunta si existe alguna norma sobre el uso de herramientas de IA: lista de herramientas autorizadas, cuentas profesionales facilitadas, prohibición de introducir ciertos datos. En una empresa pequeña, la respuesta quizá sea «nada por escrito», que no equivale a luz verde. Haz la pregunta a tu responsable o a la persona que se ocupa de informática.

El punto sensible son los datos: nombres de clientes, salarios, contratos, información sobre compañeros. Según la herramienta, la oferta y los ajustes, lo que introduces puede conservarse. Lo que es personal se rige por las normas de protección de datos, y la CNIL (la autoridad francesa de protección de datos) publica orientaciones. Los datos que nunca debes pegar merecen diez minutos de lectura antes de tu primera prueba. Si tienes dudas sobre un expediente concreto, pregunta antes de enviarlo, no después.

2. Elegir una primera tarea de poco riesgo

Las mejores candidatas son repetitivas, fáciles de comprobar y no incluyen datos sensibles:

• reformular un correo que ya has escrito;
• convertir en acta las notas que has tomado en una reunión;
• preparar el orden del día de una reunión a partir de temas que tú enumeras;
• encontrar títulos o esquemas para una presentación.

Mejor evitar al principio todo lo que tenga que ver con una cifra oficial, una decisión de recursos humanos, una carta jurídica o un cliente descontento. Son las tareas en las que un error se paga y en las que todavía estás aprendiendo la herramienta.

3. Escribir el contexto una sola vez

Camila elige las actas. En lugar de volver a explicar cada vez quién es, escribe una ficha de unas líneas: sector de la empresa, tono habitual de las actas, formato deseado. La pega al principio de cada petición. El contenido de una ficha así se detalla en el artículo sobre el contexto.

Estas son mis notas de la reunión de equipo del [FECHA]. Los participantes aparecen con sus iniciales.

[PEGA TUS NOTAS, SIN INFORMACIÓN CONFIDENCIAL]

Redacta un acta de 15 líneas como máximo con tres apartados: decisiones tomadas, acciones pendientes (quién, qué, para cuándo), temas aplazados. No añadas ninguna decisión que no figure en mis notas. Si falta un plazo o un responsable, escribe "por precisar".

Las palabras «por precisar» son la verdadera salvaguarda: sin ellas, la IA inventará con gusto una fecha verosímil.

4. Revisar como si hubieras firmado

Todo lo que sale de la IA y se envía en nombre de la empresa compromete a alguien, y ese alguien eres tú. En un acta, comprueba los nombres, las fechas, los importes y los compromisos. En un correo, verifica que la promesa que se hace es una promesa que tu empresa puede cumplir. El método está en el artículo sobre verificar una respuesta.

5. Medir con tres pruebas, no con una impresión

Tras unos días, la tentación es decir «funciona» o «no funciona» a partir de un solo resultado. Haz mejor tres pruebas con tres casos distintos y anota lo que has tenido que corregir a mano. Si la corrección lleva tanto tiempo como la redacción, la tarea no se presta a la IA o tu prompt necesita trabajo. Probar un prompt describe un método de prueba.

Cronométrate una vez con la IA y otra sin ella, revisión incluida. Sin esa cifra, no puedes saber si la herramienta te ayuda y no tienes nada que enseñarle a tu director.

6. Guardar lo que funciona y compartirlo

Cuando un prompt ha demostrado su valor, ponlo en un documento compartido con los corchetes por rellenar. Los compañeros que quieran empezar encontrarán un punto de partida en lugar de una página en blanco, y evitaréis que cada uno cometa los mismos errores por su cuenta. El artículo sobre las plantillas reutilizables propone una organización sencilla. Los prompts de correos profesionales son un buen primer capítulo para esta biblioteca.

Lo que sigue siendo responsabilidad tuya

La IA prepara, propone y reformula, y la decisión sigue siendo tuya. Tú eliges, revisas, firmas y respondes del resultado ante tu jerarquía y ante las personas a las que escribes. Si no sabes decir por qué el texto final es correcto, es que lo has publicado demasiado pronto.

Esta semana

Enumera tres tareas repetitivas que hayas hecho esta semana. Tacha las que afecten a datos sensibles o a una decisión importante. Para la que quede, escribe la ficha de contexto, haz tus tres pruebas y anota el tiempo. El viernes tendrás una opinión fundada que darle a tu director.