Lange Dokumente mit KI zusammenfassen und befragen

Du legst ein 80-seitiges Lastenheft in deinen Assistenten, bittest „Mach mir eine Zusammenfassung“ und erhältst zehn gut formulierte Zeilen. Worum geht es darin? Wahrscheinlich um die allgemeinsten Ideen, die vom Anfang. Die Klausel über Vertragsstrafen bei Verzug auf Seite 63, die für dich zählt, kommt nicht vor.

Eine Zusammenfassung kann richtig und nutzlos sein. Bei einem langen Dokument lautet die Frage vor dem Prompt, welche Art von Lektüre du willst: erfahren, worum es geht, eine Information wiederfinden oder eine Reihe von Punkten herausziehen. Jedes Ziel verlangt eine andere Methode.

Prüf zuerst, was die KI tatsächlich gelesen hat

Vergewissere dich vor jeder Frage, dass der Text wirklich angekommen ist. Drei Probleme treten oft auf:

• Das gescannte PDF. Ein Bild einer Seite enthält keinen Text. Manche Tools lesen es, andere schlechter, und Tabellen können durcheinander herauskommen.
• Das zu lange Dokument. Je nach Tool wird ein Teil des Textes womöglich nicht berücksichtigt oder nur auszugsweise abgerufen. Du wirst nicht unbedingt gewarnt. Die Grenzen hängen vom Tool und deinem Tarif ab und ändern sich: Prüf sie, wenn du arbeitest. Der Artikel über Tokens und Kontextfenster erklärt den Mechanismus.
• Das Layout. Fußnoten, Spalten und wiederholte Kopfzeilen können Sätze entzweischneiden.

Eine schnelle Kontrolle erspart viele unangenehme Überraschungen.

Mach vor der Arbeit an diesem Dokument eine Leseprüfung:
1. Nenne den Titel und die Gliederung mit den Abschnittsnummern, wie sie im Dokument stehen.
2. Schreib den ersten Satz des letzten Abschnitts und den letzten Satz des Dokuments wörtlich ab.
3. Weise auf Passagen hin, die du nicht lesen kannst oder die schlecht extrahiert erscheinen (Tabellen, Bilder, abgeschnittener Text).

Fass vorerst nichts zusammen.

Vergleiche mit dem Original. Stimmt das Ende nicht überein, weißt du, dass du aufteilen musst.

Such eine genaue Antwort, fass nicht zusammen

Für einen Handwerker, der auf eine Ausschreibung antwortet, hat die Zusammenfassung keinen Wert. Er will wissen, welche Unterlagen er einreichen muss, bis wann, welche Vertragsstrafen gelten. Der richtige Ansatz: geschlossene Fragen stellen und die Quellenpassage verlangen.

Vorher:

Fass diese Ausschreibungsunterlagen zusammen.

Nachher:

Du hilfst mir, diese Unterlagen zu analysieren, um zu entscheiden, ob ich mich bewerbe. Meine Tätigkeit: [DEIN BERUF, DEINE GRÖSSE, DEIN GEBIET].

Antworte in einer Tabelle mit den Spalten: Frage, Antwort, Genaues Zitat, Fundstelle (Abschnitt oder Seite).

Fragen:
1. Wie lautet die Frist und die Form der Angebotsabgabe?
2. Welche Unterlagen sind verpflichtend?
3. Welche Auswahlkriterien gibt es und wie sind sie gewichtet?
4. Gibt es Vertragsstrafen oder ungewöhnliche Klauseln? Liste sie alle auf.
5. Welche Zertifizierungen, Versicherungen oder Referenzen werden verlangt?
6. [DEINE KONKRETE FRAGE]

Wenn das Dokument eine Frage nicht beantwortet, schreib „Nicht gefunden“ und leite nichts ab. Liste nach der Tabelle die Widersprüche zwischen den verschiedenen Teilen des Dokuments auf.

Mit den Zitaten kannst du in wenigen Sekunden per Strg+F nachprüfen. Nimm sie als Spur, die du kontrollierst: Ein Modell kann sich beim Lesen irren, und ein „Nicht gefunden“ beweist nicht, dass eine Klausel fehlt. Lies bei einer folgenreichen Entscheidung, etwa einem Vertrag oder einem öffentlichen Auftrag, den Originaltext und zieh bei Bedarf eine Fachperson hinzu.

Die im Dokument verankerte Antwortlogik beschreibt der Artikel zum Verringern von Halluzinationen.

Aufteilen, um wirklich zusammenzufassen

Wenn du eine echte Zusammenfassung eines sehr langen Textes willst, zum Beispiel des Jahresberichts eines Verbands, geh in zwei Schritten vor. Du fasst jeden Teil einzeln zusammen und machst dann die Synthese dieser Zusammenfassungen. Fachleute sprechen von Map-Reduce. So bekommt jeder Teil dieselbe Aufmerksamkeit, und das Ende des Dokuments fällt nicht mehr unter den Tisch.

Der Prompt für jeden Teil schreibt dasselbe Format vor, damit sich die Teile anschließend zusammensetzen lassen:

Hier ist Teil [NUMMER] von [GESAMTZAHL] eines Dokuments mit dem Titel [TITEL]. Ich lese es für [DEIN ZIEL].

Extrahiere aus diesem Teil ausschließlich:
- die Entscheidungen oder Schlussfolgerungen;
- die wichtigen Zahlen, mit ihrem Kontext;
- die Punkte, die [DEINE TÄTIGKEIT ODER DEINE ORGANISATION] betreffen könnten;
- die Verweise auf andere Teile des Dokuments.

Höchstens 150 Wörter. Nenne bei jedem Punkt den Abschnittstitel. Interpretiere nicht und füge nichts hinzu, was nicht in diesem Auszug steht.

Dann, mit der Gesamtheit der Zusammenfassungen:

Hier sind die aufeinanderfolgenden Zusammenfassungen aller Teile eines Dokuments. Verfasse eine Synthese von [LÄNGE] für [EMPFÄNGER].

Struktur: was man mitnehmen sollte, was sich gegenüber [ZEITRAUM ODER VORHERIGE VERSION, FALLS BEKANNT] ändert, was zu tun oder zu beobachten ist.

Behalte die Abschnittsverweise bei. Wenn sich zwei Zusammenfassungen widersprechen, weise darauf hin, statt eine zu wählen. Füge keine Information hinzu, die in den Zusammenfassungen fehlt.

Zusammenfassungen:
[FÜGE DIE ZUSAMMENFASSUNGEN EIN]

Teile den Text nach seinen Kapiteln auf statt nach Seitenzahl, um keine Regel von ihrer Ausnahme zu trennen. Wie in jeder Prompt-Kette kannst du jede Zwischenzusammenfassung lesen, bevor du weitermachst.

Ihre Schwäche ist bekannt: Was im ersten Schritt nicht behalten wurde, kommt nicht wieder. Nenne deshalb dein Ziel von Anfang an, wie im Prompt, damit sich die Auswahl nach dem richtet, was dich interessiert.

Tools, die für die Befragung von Dokumenten gemacht sind

Die allgemeinen Assistenten erlauben es, Dateien anzuhängen, und manche bieten Bereiche, in denen du mehrere Referenzdokumente aufbewahrst. Es gibt auch auf die Arbeit mit Quellen spezialisierte Tools wie NotebookLM von Google, die auf die verwendeten Passagen verweisen. Diese Funktionen entwickeln sich schnell: Sieh nach, was dein Tool bietet, wenn du das liest.

Auch das Format der Ablage spielt eine Rolle. Wenn du die Möglichkeit hast, nimm lieber einen sauberen Text als ein kompliziertes PDF: Ein Word-Dokument oder ein kopierter Text funktioniert oft besser.

Eine Erinnerung, bevor du irgendetwas sendest: Ein Vertrag, Gehaltsabrechnungen oder eine Kundenakte können sensible Daten enthalten. Sieh dir an, was du nicht in einen Chatbot einfügen solltest, die Bedingungen deines Tarifs und, wenn du ernsthafte Zweifel hast, die Empfehlungen der CNIL (der französischen Datenschutzbehörde) oder die für Daten zuständige Person in deiner Organisation.

Bereite deine Fragen vor, bevor du die Datei öffnest

Wenn das nächste Mal ein langes Dokument eintrifft, schreib zuerst fünf Fragen auf, die du beantworten musst, ohne eine einzige Seite zu lesen. Starte die Leseprüfung, dann die Tabelle mit Zitaten. Öffne schließlich das Dokument an den angegebenen Stellen und lies diese Passagen selbst: Du brauchst dafür einige Minuten und weißt genau, was du überprüft hast und was nicht.