KI bei der Arbeit nutzen: wo du anfängst

Camille ist Verwaltungsassistentin in einem Unternehmen mit fünfzehn Beschäftigten. Ihr Chef hat in einer Besprechung gesagt: „Wir sollten uns anschauen, was uns die KI bringen kann.“ Niemand hat gesagt, was genau, mit welchem Tool oder nach welchen Regeln. Sie hat zwei Möglichkeiten: abwarten, bis es ihr jemand erklärt, oder einen Chatbot öffnen und das erstbeste Dokument hineinkopieren. Die zweite ist verlockender und deutlich riskanter.

Der Weg besteht aus sechs Schritten und passt zu jedem Büroarbeitsplatz.

1. Wissen, was erlaubt ist, bevor du irgendetwas öffnest

Frag, ob es eine Regel zur Nutzung von KI-Tools gibt: Liste zugelassener Tools, bereitgestellte Firmenkonten, Verbot, bestimmte Daten einzugeben. In einem kleinen Betrieb lautet die Antwort vielleicht „nichts Schriftliches“, und das ist kein grünes Licht. Stell die Frage deiner Führungskraft oder der Person, die sich um die IT kümmert.

Der heikle Punkt sind die Daten: Kundennamen, Gehälter, Verträge, Informationen über Kollegen. Je nach Tool, Tarif und Einstellungen kann das, was du eingibst, gespeichert werden. Was personenbezogen ist, unterliegt den Datenschutzregeln, und die französische Datenschutzbehörde CNIL veröffentlicht dazu Orientierungshilfen. Die Daten, die du nie einfügen solltest, sind zehn Minuten Lektüre wert, bevor du den ersten Versuch machst. Bei Zweifeln zu einem bestimmten Vorgang frag, bevor du etwas abschickst, nicht danach.

2. Eine erste Aufgabe mit geringem Risiko wählen

Die besten Kandidaten sind repetitiv, leicht zu überprüfen und kommen ohne sensible Daten aus:

• eine Mail umformulieren, die du schon geschrieben hast;
• Notizen einer Besprechung, die du selbst gemacht hast, in ein Protokoll verwandeln;
• die Tagesordnung einer Besprechung aus Themen vorbereiten, die du auflistest;
• Titel oder Gliederungen für eine Präsentation finden.

Zum Einstieg zu meiden: alles, was eine offizielle Zahl, eine Personalentscheidung, ein Rechtsschreiben oder einen verärgerten Kunden betrifft. Das sind die Aufgaben, bei denen ein Fehler teuer wird und bei denen du das Tool noch lernst.

3. Den Kontext einmal aufschreiben

Camille wählt die Protokolle. Statt jedes Mal neu zu erklären, wer sie ist, schreibt sie einen Steckbrief von wenigen Zeilen: Branche des Unternehmens, üblicher Ton der Protokolle, gewünschtes Format. Den fügt sie an den Anfang jeder Anfrage ein. Was in einem solchen Steckbrief steht, erklärt der Artikel über den Kontext.

Hier sind meine Notizen der Teambesprechung vom [DATUM]. Die Teilnehmenden sind mit ihren Initialen bezeichnet.

[FÜGE DEINE NOTIZEN EIN, OHNE VERTRAULICHE INFORMATIONEN]

Verfasse ein Protokoll mit höchstens 15 Zeilen und drei Rubriken: getroffene Entscheidungen, zu erledigende Aufgaben (wer, was, bis wann), vertagte Themen. Füge keine Entscheidung hinzu, die nicht in meinen Notizen steht. Fehlt eine Frist oder eine verantwortliche Person, schreibe „noch zu klären“.

Die Worte „noch zu klären“ sind die eigentliche Sicherung: Ohne sie erfindet die KI bereitwillig ein plausibles Datum.

4. Gegenlesen, als hättest du unterschrieben

Alles, was aus der KI kommt und im Namen des Unternehmens hinausgeht, bindet jemanden, und dieser Jemand bist du. Prüfe bei einem Protokoll die Namen, Daten, Beträge und Zusagen. Vergewissere dich bei einer Mail, dass das gegebene Versprechen eines ist, das dein Unternehmen halten kann. Die Methode steht im Artikel eine Antwort überprüfen.

5. Mit drei Versuchen messen, nicht mit einem Eindruck

Nach ein paar Tagen ist die Versuchung groß, auf Grundlage eines einzigen Ergebnisses „das funktioniert“ oder „das funktioniert nicht“ zu sagen. Mach stattdessen drei Versuche an drei verschiedenen Fällen und notiere, was du von Hand korrigieren musstest. Dauert die Korrektur so lang wie das Schreiben, eignet sich die Aufgabe nicht für die KI, oder dein Prompt braucht Arbeit. Einen Prompt testen beschreibt eine Testmethode.

Stoppe einmal die Zeit mit und einmal ohne KI, Gegenlesen eingeschlossen. Ohne diese Zahl kannst du nicht wissen, ob dir das Tool hilft, und hast deinem Chef nichts vorzuweisen.

6. Das Bewährte ablegen und teilen

Hat ein Prompt sich bewährt, leg ihn mit den auszufüllenden Klammern in einem gemeinsamen Dokument ab. Kollegen, die einsteigen wollen, finden dort einen Ausgangspunkt statt einer leeren Seite, und ihr verhindert, dass jeder in seiner Ecke dieselben Fehler wiederholt. Der Artikel über wiederverwendbare Vorlagen schlägt eine einfache Ordnung vor. Die Prompts für berufliche E-Mails sind ein gutes erstes Kapitel für diese Bibliothek.

Was in deiner Verantwortung bleibt

Die KI bereitet vor, macht Vorschläge und formuliert um, die Entscheidung bleibt bei dir. Du wählst aus, liest gegen, unterschreibst und stehst für das Ergebnis ein, vor deinen Vorgesetzten und vor denen, an die du schreibst. Kannst du nicht sagen, warum der endgültige Text stimmt, hast du ihn zu früh herausgegeben.

Diese Woche

Liste drei repetitive Aufgaben auf, die du diese Woche erledigt hast. Streiche die, die sensible Daten oder eine wichtige Entscheidung berühren. Für die übrig gebliebene schreib den Kontext-Steckbrief, mach deine drei Versuche und notiere die Zeit. Am Freitag hast du eine fundierte Einschätzung für deinen Chef.