Den Ton einer Antwort einstellen, ohne eine Stunde dafür zu brauchen

Eine Friseurin hat eine Zwei-Sterne-Bewertung bekommen: „Fünfundvierzig Minuten Wartezeit trotz Termin, niemand hat sich entschuldigt.“ Sie bittet die KI um eine „professionelle und sympathische“ Antwort. Der Text, der kommt, beginnt mit „Es tut uns aufrichtig leid, dass Sie diese enttäuschende Erfahrung machen mussten“, und sie erkennt darin alles außer ihrer Art zu sprechen. Sie schreibt von Hand um, was länger dauert, als wenn sie alles gleich selbst gemacht hätte.

Der Ton ist schwer zu verlangen, weil Adjektive keine Anweisungen sind. „Sympathisch“ umfasst den Kumpel, den Verkäufer und den Telefonisten. Hier sind drei verlässlichere Wege, ihn einzustellen.

Den Leser und die Beziehung verorten

Der Ton ergibt sich daraus, wer mit wem in welcher Situation spricht. Sag das, statt eine Stimmung zu benennen.

Schreibe die öffentliche Antwort auf diese Kundenbewertung: „[FÜGE DIE BEWERTUNG EIN]“.

Ich führe meinen Friseursalon in [STADT] allein. Ich antworte so, wie ich mit einer Kundin spreche, der ich oft begegne: per „Sie“, in kurzen Sätzen, ohne Floskeln. Ich erkenne die Wartezeit an, erkläre in einem Satz, was passiert ist ([WAS PASSIERT IST]), und biete an, dass sie mich anruft, damit ich das kläre. Höchstens 60 Wörter.

„So, wie ich mit einer Kundin spreche, der ich oft begegne“ leistet mehr als fünf Adjektive, weil die KI weiß, wie solche Sätze klingen.

Ein Vorbild zeigen

Hast du schon einen Text geschrieben, der stimmig klingt, füge ihn ein und verlange die Beschreibung, bevor du die Nachahmung verlangst.

Hier ist eine Nachricht, die ich geschrieben habe und deren Ton mir gefällt:

"""
[FÜGE DEINE NACHRICHT EIN]
"""

Beschreibe diesen Ton in fünf konkreten Punkten: Satzlänge, Sprachniveau, was ich sage und was ich nicht sage, Art zu beginnen und zu schließen. Keine vagen Adjektive wie „herzlich“.

Du bekommst einen Steckbrief, den du an den Anfang deiner nächsten Prompts kopieren kannst. Wenn dir der Ton sehr wichtig ist, zum Beispiel für deine gesamte Kommunikation, geht der Artikel über die KI in deinem Stil schreiben lassen weiter. Für einzelne Texte genügen zwei eingefügte Beispiele, wie das Few-Shot-Prompting erklärt.

Den Regler eine Stufe verschieben

Du hast nicht immer ein Vorbild, aber du erkennst, was zu viel oder zu wenig ist. Statt neu anzufangen, verschiebe den vorhandenen Text:

• „Derselbe Text, eine Stufe direkter.“
• „Derselbe Text, ohne alles, was nach Unternehmensentschuldigung klingt.“
• „Derselbe Text, als würde ich ihn jemandem schreiben, den ich duze.“
• „Derselbe Text, aber ohne Verkäuferton: kein Superlativ, kein Ausrufezeichen.“

Die ersten beiden Wörter, „derselbe Text“, hindern die KI daran, den Inhalt neu zu erfinden, während sie die Form ändert. Ohne sie kann sie die Fakten ändern, ohne es zu sagen.

Wenn du zwischen zwei Einstellungen schwankst, verlange beide nebeneinander: „Gib zwei Fassungen derselben Nachricht, eine sehr nüchterne und eine herzlichere.“ Du wählst, dann kannst du feinjustieren.

Die Fallen, die du kennen solltest

Der „höfliche“ Ton, der unterwürfig wird. KIs fügen gern Entschuldigungen und Danksagungen in Serie ein. Soll deine Antwort bestimmt bleiben, zum Beispiel um eine Erstattung abzulehnen, sag es: „höflich, aber ohne Entschuldigung für das, was nicht unsere Schuld ist“.

Die Sprachebene. Du oder Sie ist eine Entscheidung, die du selbst treffen und aufschreiben musst. Ohne Anweisung bekommst du zufällig das eine oder das andere, manchmal beides in derselben Nachricht.

Die Fassadengefühle. Wenn die KI schreibt „wir verstehen Ihren Frust“, ist das eine Formel, die du in tausend Kundendienstantworten findest. Berührt die Nachricht echtes Leid, einen Todesfall, eine Kündigung, schreib sie selbst oder formuliere ihren Vorschlag mit deinen Worten um. Wann man KI nicht verwenden sollte kommt auf diese Fälle zurück.

Mit einer echten Nachricht ausprobieren

Nimm eine Mail, die du diese Woche schicken musst und die du schwierig findest: eine Absage, eine Erinnerung, eine Antwort auf Kritik. Lass dir mit der Leser-Methode eine erste Fassung schreiben und verschiebe dann den Regler eine Stufe. Lies vor dem Absenden laut: Wenn dich ein Satz stört, sobald du ihn sagst, stört er auch den Empfänger.